Beratung: Elektronische Archivierung

Der Begriff Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information. Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der Begriff Elektronische Archivierung fasst unterschiedliche Komponenten eines Enterprise Content Management Systems zusammen, die im angloamerikanischen Sprachgebrauch separat als Records Management und entsprechend dem Stadium der Information im Lebenszyklus als "Store" (Aufbewahrung) und "Preservation" (Langzeitarchivierung) bezeichnet werden.



Elektronische Archivierung dient zum Schutz und zum Erhalt des Wertes der elektronischen Information
Sie schließt Aufbewahrung, revisionssichere Archivierung und Langzeitarchivierung ein. 

 

 


PROJECT CONSULT berät zur elektronischen Archivierung.

Der wissenschaftliche Begriff eines Archivs im Sinne der Langzeitarchivierung ist inhaltlich nicht identisch mit dem Begriff, der von der ECM-Branche in Gestalt der "revisionssicheren Archivierung" verwendet wird. Während heute Unternehmen schon Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren für handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Dokumente als nur sehr schwierig umsetzbar sehen, wird in historischen Archiven von einer sicheren, geordneten und jederzeit zugreifbaren Aufbewahrung von Informationen mit Zeiträumen von mehreren Jahrhunderten gesprochen. Angesichts der sich ständig verändernden Techniken, immer neuer Software, Formate und Standards, ist dies eine große Herausforderung für Anwender wie auch für die Informationsgesellschaft.

Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltungen. Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer Information wachsen die Probleme der langfristigen Aufbewahrung, obwohl moderne Softwaretechniken wesentlich besser geeignet sind, Informationen zu verwalten, als dies herkömmlich mit Papier, Aktenordnern und Regalen möglich war. Immer mehr Information entsteht digital und die Ausgabe als Papier ist nur noch eine mögliche Repräsentation des ursprünglichen, originär elektronischen Dokuments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen, Stempel und Zertifikate erhalten elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete Schriftstücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtskräftig nur noch in elektronischer Form. Diese Entwicklungen zwingen inzwischen jedes Unternehmen, sich verstärkt mit dem Thema elektronische Archivierung auseinanderzusetzen.

Zu den Eigenschaften und Komponenten der elektronischen Archivierung informiert unser Beitrag: Elektronische Archivierung

Beratungsangebot

Unser Beratungsangebot umfasst unter anderem folgende Leistungen:

  • Strategie-Beratung
  • Beratung zur Einrichtung von Archivbereichen
  • Positionsbestimmung mit Reifegradmodellen und Kurzanalysen
  • Machbarkeitsstudien
  • Ist- und Anforderungs-Analysen
  • Soll- und Fachkonzepte
  • Prüfung rechtlicher und regulativer Vorgaben
  • Design von Metadaten-Modellen, Ordnungsstrukturen und Informationserschließung
  • Design der Erfassung und Übernahme von Archivobjekten mit ihren Metadaten
  • Design der Archivierungsprozesse
  • Erstellung von Archivlandkarten
  • Technisches Lösungsdesign
  • Organisations- und Betriebskonzepte
  • Einführungskonzepte
  • Migrationskonzepte
  • Schulungs- und Qualifizierungskonzepte
  • Kosten-/Nutzen- und Wirtschaftslichkeitsanalysen
  • Lösungsauswahl
  • Einführungsunterstützung
  • Projekt-, Qualitäts- und Change-Management
  • Test-Design und -Umsetzung
  • Abnahme-Unterstützung
  • Moderation und Mediation in Konfliktsituationen
  • Lessons Learned
  • Gutachten
  • Informationsveranstaltungen
  • Kurse, Seminare und Workshops

Beratungsanfrage