Beratung: Records Management

Der englische Begriff "Record", zu Deutsch "Aufzeichnung", bezeichnet aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Informationen, die zum Nachvollziehen von Handlungen und als Nachweis der Erfüllung von Vorgaben dienen - konkret heißt es in der ISO 1549 Records Management: "information created, received and maintained as evidence and as an asset by an organization or person, in pursuit of legal obligations or in the transaction of business".
"Records Management" bezeichnet die Handhabung, Verwaltung, Erschließung und Aufbewahrung von Informationen in physischer oder elektronischer Form als Nachweis geschäftlicher Vorgänge und die einen Wert für das Unternehmen darstellen -  konkret heißt es in der ISO 1549 Records Management: "Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records."


Records Management dient dazu, Compliance, Ordnung und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Records Management Software unterstützt bei der Verwaltung, Erschließung und Aufbewahrung von aufbewahrungspflichtigen Daten und Dokumenten.

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Records Management ist im angloamerikanischen Sprachraum ein feststehender Begriff. Er beinhaltet die ordnungsgemäße Verwaltung aller Dokumente, die für die Nachvollziehbarkeit hoheitlicher, rechtlicher und geschäftlicher Aktionen notwendig sind. Basierend auf den Prinzipien ordnungsgemäßer Aufbewahrung und Ershcließung von papiergebundenen Dokumenten hat sich im angloamerikanischen Raum eine Records-Management-Kultur entwickelt, die sich in den Geschäftsprozessen und der Archivierungsstrategien wiederspiegelt.

In Deutschland gibt es diese ausgeprägte Tradition des Records Managements nicht. In der freien Wirtschaft haben sich Verfahren des Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn) und der elektronischen Archivierung in den letzten 20 Jahren etabliert. Übergreifend wird hier von DMS-Lösungen gesprochen. Zwar gibt es vereinzelt Produkte und Module von ECM- und ERP-Anbietern, die unter dem Begriff „Records Management“ angeboten werden, jedoch wird der Begriff in Deutschland häufig anders benutzt, als international gebräuchlich. Dies ist darauf zurückzuführen, dass in Deutschland anstelle des Begriffes „Record“ vom „Dokument“ gesprochen wird. In den GoBD wird dankenswerter Weise bereits der Begriff "Aufzeichnung" eingeführt, der dem Begriff "Record" eher entspricht. Im angloamerikanischen werden jedoch „Record“ und „Document“ unterschieden. In der neuen ISO 15489:2016 wird der Begriff "Document" nicht mehr definiert oder benutzt. Dies zeigt sich z.B. auch in der Definition für ECM Enterprise Content Management, die „Document Management“ und „Records Management“ unterscheidet. Records Management ist im Übrigen auch von der elekronischen Archivierung, im Anglo-Amerikanischen „Digital Preservation“, abgrenzt. Seit 1999 ist ECM Enterprise Content Management die gebräuchliche Bezeichnung für DMS-Lösungen, die Records Management als wesentliche Komponente einbeziehen.
In der öffentlichen Verwaltung Deutschlands wird das Bild der Schriftgutverwaltung durch Konzepte wie ursprünglich DOMEA und nun OKeVA geprägt. DOMEA folgte anderen Prinzipien als das Records Management anglo-amerikanischer Prägung. DOMEA war eher prozessorientiert während Records Management im klassischen Sinn sich eher an strukturierter Aktenablage ausrichtet. Erst mit OKeVA Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit, das auch im E-Government-Gesetz verankert ist, erhält das Records Management in Gestalt der elektronische Akte Bedeutung.

Records sind aufbewahrungspflichtige Informationsobjekte, die sich unabhängig vom physischen Format durch ihren Inhalt und ihren Rechtscharakter definieren. So verwaltet das Records Management nicht nur elektronische Dokumente, sondern über Referenzen zum Beispiel auch die Standorte von Aktenordnern. Records Management erlaubt die gemeinsame Verwaltung von physischen und elektronischen Informationen und stellt so eine vollständige Sicht auf alle zusammengehörigen Daten und Dokumente dar. Records Management kümmert sich nicht nur um Aufbewahrungsfristen, sondern sorgt auch für die kontrollierte Entsorgung nicht mehr gültiger oder nicht mehr benötigter Information. Grundlage sind Regelwerke zur Vererbung von Metadaten, Aufbau von Ordnungsstrukturen, Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen, Konvertierungs- und Renditionierungsbedingungen und vieles mehr.

Records Management dient als eigenständige Lösung oder integrierte Komponente zur geordneten Aufbewahrung von Informationen. War früher Records Management nur ein Thema für Archivare, Dokumentare und Registrare so betrifft diese Technologie heute jeden, der Information erstellt oder empfängt und diese ablegen muss. Gerade angesichts der zunehmenden geschäftlichen Kommunikation mittels E-Mail und der elektronischen Kollaboration und Vorgangsbearbeitung betrifft das Records Management inzwischen fast jeden Mitarbeiter im Unternehmen und in der Verwaltung. Die Auseinandersetzung mit Records Management ist daher gerade in Deutschland wichtig, da dieses Thema noch weitgehend unbekannt ist. Nur mit dem gezielten Einsatz von Records Management lassen sich die zunehmenden Compliance-Anforderungen wirtschaftlich erfüllen.

Weitere Informationen in unserem Beitrag Records Management

Beratungsangebot

Unser Beratungsangebot umfasst unter anderem folgende Leistungen:

  • Strategie-Beratung
  • Entwicklung von Records Management Richtlinien und Policies
  • Positionsbestimmung mit Reifegradmodellen 
  • Machbarkeitsstudien
  • Ist- und Anforderungs-Analysen
  • Prozess-Analysen
  • Risiko-Analysen
  • Checklisten
  • Konzeption Aufbewahrungsregeln entsprechend Aufbewahrungsfristen und Wert der Information
  • Entwicklung Records Management Schema und Ordnungsstrukturen
  • Entwicklung Records Management Metadaten
  • Prüfung rechtlicher und regulativer Vorgaben
  • Organisationskonzepte
  • Einführungskonzepte
  • Nachhaltungs- und Überprüfungskonzepte nebst Checklisten
  • Schulungs- und Qualifizierungskonzepte
  • Kosten-/Nutzen- und Wirtschaftslichkeitsanalysen
  • Lösungsauswahl
  • Einführungsunterstützung
  • Projekt-, Qualitäts- und Change-Management
  • Test-Design und -Umsetzung
  • Abnahme-Unterstützung
  • Moderation und Mediation in Konfliktsituationen
  • Gutachten
  • Lessons Learned
  • Informationsveranstaltungen
  • Kurse, Seminare und Workshops

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