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10 wichtige Trends im Digital Information Management 2024
Trends im Information Management: 10 wichtige Themen der digitalen Transformation im Jahresupdate 2024 der PROJECT CONSULT Marktanalysten
KI Künstliche Intelligenz
KI – Tsunami oder Segel im Wind? Sie spiegelt sich in allen unseren Trends in der ein oder anderen Form wider. Sei es bei der Automatisierung von Aufgaben wie Datenklassifizierung, -analyse und -interpretation oder bei der Verwaltung und Analyse von unstrukturierten Daten wie Texten, Bildern, Videos. Sie ist heimisch in Suchmaschinen wie auch in Office Software, im Anwendungsdesign (KI-gestützte Entwicklung) und in Kommunikationstools.
KI als Heilsbringer? Laut eigenen Kundenaussagen der PCIM und einer Bitkom-Studie per November 20232 (149.000 IT-Fachkräfte fehlen) hofft auch jedes zweite Unternehmen auf KI zur Linderung des Fachkräftemangels und glaubt, dass KI im eigenen Unternehmen dabei helfen kann. Stichworte hier sind generative KI, um Bilder, Texte und sonstige Medien zu generieren. Solche Lösungen entlasten Mitarbeitende bei Routineaufgaben.
PCIM-Berater gehen davon aus, dass Large Language Models (LLMs) immer stärker genutzt werden, um die sichere Integration unternehmensinterner Datenquellen und das Hochladen von Dokumenten in alle Plattformen und Software zu ermöglichen. Dadurch können Unternehmen ihre Effizienz und Produktivität in verschiedenen Bereichen steigern. LLMs bilden auch eine der Voraussetzungen für den Vormarsch von Microsoft 365 CoPilot. Er integriert Microsoft-Graph-Daten und Informationen aus den Microsoft-365-Apps und hilft als KI-Assistent, die Arbeitsprozesse und die Kommunikation effizienter zu gestalten.
Abfragen über das Unternehmensarchiv (unternehmensinternes Chat GPT)
KI und unternehmenseigene KI auf Basis des Contents im DMS/ECMS: Chat GPT und vergleichbare Oberflächen zeigen, was aus Inhalten herausgeholt werden kann. Der von Heinrich von Pierer oft zitierte Satz „wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß“ kann mit der neuen Technologie nicht nur von Siemens, sondern von jedem Unternehmen Realität werden, wenn der unternehmensintern abgelegte Content in dem oder den ECM-Systemen erschlossen und ausgewertet wird. D.h. Chat GPT für Organisationen wird zum auswertbaren Wissensmanagement und wird erhebliche Effizienz stiften.
Chancen und Risiken / Sicherheitsfragen / Ethik
KI hat die Spielregeln für Bilder, Videos, Sprache neu aufgestellt. Wie wird die Authenzität der Daten gewährleistet, wie schiebt man Fake News Riegel vor, wie ist es generell um die Sicherheit bestellt? Die EU3 hat ein hierzu gewichtiges Gesetz4 mit 108 Seiten vorgeschlagen. Unternehmen wie Google, Open AI und Microsoft, haben sich auf KI-Schutzmaßnahmen5 geeinigt, um zu gewährleisten, dass ihre Produkte sicherheitsorientiert und für die Öffentlichkeit geeignet sind.
Zum Risiko gehören auch schlechte Prozesse. Automatisiert sind sie eine Katastrophe oder führen zu entsprechenden Fehlinterpretationen durch eine KI oder den Menschen – es gilt: „shit in – more shit out“.
Die Interpretation der KI-Aussagen wird zunehmend eine Herausforderung. Welche Analyse einer KI basiert auf bereits kondensierten Informationen einer anderen KI, deren Aussage basiert auf bereits kondensierten Informationen einer anderen KI, deren ….
Zusatzpotentiale durch KI
Viel Wissen des Unternehmens liegt auf den „C-Platten“ der Wissensträger; dies sind auch Ablagen in Apps, Wikis, SharePoints u.v.m. Unternehmensinterne KI-Lösungen in diesem Bereich bergen ein immenses Potential und Ansatzpunkte, wenn sie zugänglich und auswertbar sind.
Cloud
Die Verlagerung/ Migration von lokalen Speicher- und Verwaltungssystemen zu cloudbasierten Lösungen wird weiterhin zunehmen, da sie Flexibilität, Skalierbarkeit und verbesserte Zusammenarbeit ermöglichen.
Cloud – Cloudweiter Dokumentenaustausch
Viele cloudbasierte Dienste ermöglichen es, korrespondierende Dokumente abzulegen. Das führt dazu, dass die Unternehmensablage immer mehr dezentral bei vielen Dienstleistern vorgehalten wird. Das führt zu einigen Nachteilen.
- KI-Abfragen sind nicht möglich (siehe z.B. Chat GPT)
- Dezentrale Archive erschweren die Migrationsnotwendigkeit bei Dienstwechsel etc.
Deswegen ist der Austausch der Dokumente zwischen Clouds notwendig, auch wenn die Dienstleister hierfür kaum Anreize haben.
Cloud – Zentralisierung der dezentralen dokumentenbasierten Cloudspeicher
Siehe beim cloudweiten Dokumentenaustausch: Folge ist, dass Unternehmen ihre Dokumente aus den Cloud-Diensten ins Unternehmensarchiv ziehen.
Akzeptanz-/
Changemanagement
Menschen mitnehmen bei der digitalen Transformation: Immer mehr Aufgaben, immer schneller, immer komplexer – die Anforderungen an Mitarbeitende steigen und steigen. Unternehmen sind gut beraten, hierauf zu reagieren, Lösungen zu entwickeln und die Veränderungs-Akzeptanz der Mitarbeiterschaft als wichtiges Erfolgskriterium in allen Phasen heute und zukünftig positiv zu gestalten. Im Wettbewerb um knappere Ressourcen wird dies essenziell für Unternehmen.
Bei geringer Akzeptanz entstehen in der Regel erhöhte Aufwendungen in den Bereichen Finanzen, Personal und Zeit. Zusätzlich ist es schwer, einmal verlorene Akzeptanz und Vertrauen wieder zu gewinnen. Nicht alle Verantwortlichen verfügen per se über die entsprechende Erfahrung im Akzeptanz-/Changemanagement. Hier bietet sich ein gezieltes Training, Aus- und Weiterbildung für das Management und dem Team an, um Projekte erfolgreich zu steuern und mitzugestalten.
(Cyber) Security
Das Risiko steigt, resiliente Cyberstrategien zur automatischen Cyber-Verteidigung durch KI und ML wachsen (hoffentlich!) mit: Mit zunehmender Digitalisierung und Vernetzung ist eine permanente Fokussierung auf alle Aspekte der Sicherheit für IT und OT notwendig, um sensible Informationen zu schützen. Jeder neue automatisierte Prozess, jede Datenablage, jede App bringt zusätzliche Chancen und Risiken. Unternehmen nutzen KIs und Angebote derer Anbieter, ohne sich über die Folgen im Klaren zu sein.
Das Wissen zu und die IntegratIon der IT-Sicherheit und Datenschutz in das Unternehmen bei allen Arbeiten, die Führungskompetenz des Managements und der Einsatz einer geprüften KI ist hier gefordert und sollte gefördert werden. Ganz wichtig dabei: Prozesskompetenz!
Generell sind die Sicherheit der Systeme, Notfallplanung und Business Continuity [siehe auch die aktuellen BSI Standards7 hierzu] zu beachten. Methoden, Prozesse und Verfahren sowie Vorgehensweisen und Maßnahmen zu unterschiedlichen Aspekten der Informationssicherheit sind festzulegen, um Geschäftsprozesse und Daten sicherer gestalten.
Ein Beispiel dazu für das Finanzwesen
„IT-Regulierung: DORA – Digital Operational Resilience Act (DORA)8
Mit der DORA-Verordnung (Digital Operational Resilience Act) verfolgt die Europäische Kommission das Ziel, einen einheitlichen Rahmen für ein effektives und umfassendes Management von Cybersicherheits- und IKT-Risiken auf den Finanzmärkten zu schaffen.
Für die Implementierung der DORA-Verordnung, die am 16.01.2023 in Kraft getreten ist, ist eine Frist von zwei Jahren (2025) vorgesehen. Trotz Umsetzungsfrist bis Januar 2025 sehen wir bereits jetzt starken Druck bei Finanzunternehmen, ihre Handlungsbedarfe aus DORA-Anforderungen zu identifizieren und umzusetzen. Dabei sehen wir momentan besonderen Fokus auf der Einführung eines umfassenden IKT-Risikomanagements.
Automatisierung von Prozessen – the trend goes on
Die Automatisierung von Prozessen (RPA-Technologien, intelligente Anwendungen die sich dem Nutzer anpassen) steht immer noch auf dem Trend-Zettel. Geht es doch weiterhin darum, Mitarbeiter und Management durch Automatisierung von stupiden Regelarbeiten zu entlasten und Geschäftsprozesse im Informationsmanagement zu optimieren. Zurzeit werden z.B. rechtlich notwendige Projekte wie DORA oder VIDA angepackt.
Information Governance & Compliance
Unternehmen setzen sich noch stärker mit Information Governance auseinander und fokussieren sich zunehmend auf Sicherheitsaspekte im Informationsmanagement aufgrund von Datenschutzgesetzen (wie der EU-DSGVO). Im Boot dabei: Implementierung von Verschlüsselungstechnologien und Sicherheitsrichtlinien.
Bei der Verfahrensdokumentation wächst das Verständnis als dauerhafte Unternehmensaufgabe. Viele Unternehmen haben derzeit keine aktuelle und lückenlos geführte System- und Verfahrensdokumentation, und haben erkannt, dass Sanktionen und Schätzungen drohen – es also höchste Zeit ist, die Anforderungen umzusetzen.
M365 als Kommunikations-, Interaktions- und Integrationsplattform mit Teams & Copilot
Als Produktivitätsbooster oder Chat GPT für Unternehmen wird M365 Copilot gern bezeichnet. M365 Copilot ist sozusagen der Dachbegriff für KI-Assistenzdienste, die in Anwendungen integriert werden – von Windows über Github bis hin zu Dynamics, Security oder Power Plattform. Es gibt verschiedene Copiloten, die Routineaufgaben übernehmen und kreative Vorschläge machen. Laut einer Microsoft Befragung6 ergibt die Untersuchung, dass zwischen 65% und 85 % der 600 Befragten sagen, dass sie schneller und produktiver arbeiten; zwischen 68 und 72 % ihre Arbeits- und Kreativitätsqualität steigern und 67 % sagen, dass sie Zeit sparen. Nun ist dies natürlich eine Befragung durch den Anbieter MS selbst, aber die Ergebnisse lassen erwarten, dass der Einsatz von MS365 Copilot als Trend für 2024 zu sehen ist.
Single Source of Truth – Informationssilos überwinden
Hierzu gehört die Einführung integrierter Plattformen, die verschiedene Aspekte des Informationsmanagements abdecken, z. B. Dokumentenverwaltung, Collaboration-Tools und Business Intelligence. Strukturierte wie unstrukturierte Daten stehen für die übergreifende Zusammenstellung für eine intelligent search, z.B. AWS Kendra n einem Ort parat.
Rich-File Fähigkeit von ECM-Lösungen
Sprachfiles, (Aufzeichnungen), VideoFiles können in ECM-Lösungen nur schwer abgelegt und aufgerufen werden. Noch schwerer ist es, diese Rich Files auszuwerten (Stichwort: Volltextfähigkeit). Der Anteil solcher Dateien aus Teams-Sitzungen etc. steigt an und kann nicht abgelegt und erschlossen werden. Der Bedarf besteht aber…. Und die Anbieter müssen handeln.
Digitalisierung öffentliche Verwaltung
Strukturelle und kulturelle Veränderungen fordern von öffentlichen Verwaltungen digitale Prozesse und digitale Leistungen für Bürger und Unternehmen. Als Dauerthema daher seit Jahren auf der Agenda und mehr oder weniger immer ein Trend, denn die Verwaltung bewegt sich stetig aber langsam in Richtung Digitalisierung. Das digitale Umdenken hat aber begonnen inkl. der Erkenntnis, dass Prozessanalyse und -optImierung nötig sind und nicht nur die einfache digitale Abbildung analoger Prozesse. Auch die ganzheitliche Betrachtung von Mensch, Organisation und Technik findet so langsam ihren Weg in die Verwaltungen.
VAT in the Digital Age (ViDA)“: Änderungen elektronischer Rechnungstellung
Das Ende der pdf-Rechnung ist in Europa und in Deutschland angekündigt.
Geplant ist, die Mehrwertsteuersystemrichtlinie zwischen 2024 bis 2028 in verschiedenen Punkten zu ändern, unter anderem soll das Meldeverfahren geändert werden, was verschiedene Auswirkungen nach sich zieht. Diese Vorgaben werden in den nächsten zwei Jahren ihre Wirkung zeigen, Ressourcen binden und Konzepte und Lösungen fordern. Mehr erfahren
Behalten Sie Ihre Potentiale und Innovationen im Blick!
Trends helfen Unternehmen als Leuchtdioden auf ihrem Weg durch den Dschungel der Herausforderungen. Was passiert durch die KI, wie greifen die Security-Bausteine ineinander, wie geht es voran bei der Transformation in die Cloud, auf was müssen wir uns bei Information Governance einstellen, wie geht es bei der Automatisierung von Prozessen voran, kommt die Single Source of Truth? Unternehmen, die ihre Informationsmanagementstrategien zukunftsfähig gestalten wollen, sollten diese Entwicklungen im Auge behalten und ihre Ansätze regelmäßig anpassen. So halten Sie mit den sich entwickelnden Technologien und Anforderungen Schritt.
Quellen
1 10 Trends im Information Management entstanden in einer Experten-Diskussionsrunde mit der PCIM im Dezember 2023 nach dem seit 2005 bewährten Punkte- und Prioritätssystem. Umfrageergebnisse basieren auf der Mitwirkung von Dr. Ulrich Kampffmeyer (Urheber Update Trends Information Management seit 2005), Renato Herrmann, Geschäftsführer (PROJECT CONSULT Information Management PCIM GmbH) sowie der freien Berater im Auftrag der PCIM: Ralf Kaspras, Dr. Rainer Kossow, Silvia Kunze-Kirschner, Ute Lafrenz, Lars Lampe, Markus Neuhaus, Folker Scholz
2 Bitkom-Studie aus 2023: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Rekord-Fachkraeftemangel-Deutschland-IT-Jobs-unbesetzt
3EU-Gesetzvorschlag über Künstliche Intelligenz https://artificialintelligenceact.eu/de/das-gesetz/ sowie
4EU-Gesetzvorschlag Download Präsentation https://www.ceps.eu/wp-content/uploads/2021/04/AI-Presentation-CEPS-Webinar-L.-Sioli-23.4.21.pdf?
5KI-Schutzmaßnahmen https://www.forbes.com/sites/cindygordon/2023/07/31/a-group-of-seven-technology-leaders-agree-to-ai-safeguards/?sh=d2770fe42477
6MS365 Copilot: Anwenderbefragung https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/copilots-earliest-users-teach-us-about-generative-ai-at-work
8The Digital Operational Resilience Act (DORA) – Regulation (EU) 2022/2554 https://www.digital-operational-resilience-act.com/
Microsoft Copilot is a registered Trademark of Microsoft Corporation
Bildquelle: Shutterstock
- Akzeptanzmanagement, Change management, ChatGPT, Cloud, Cyber Security, Information Governance, KI, M365 copilot, Prozessoptimierung, ViDA
Renato Herrmann
Renato Herrmann, Geschäftsführer PROJECT CONSULT Information Management PCIM GmbH, Spezialist für die Digitale Transformation. Er berät seit mehr als 25 Jahren Unternehmen produkt- und herstellerunabhängig bei der Konzeption, Einführung und effizienten Nutzung von Information Management.