Bericht zur #RMK2014

Bericht der Records Management Konferenz 2014

Records Management Konferenz 2014 - ist das Thema endlich in Deutschland angekommen?
Diese rein rhetorische Frage kann man an Hand der diesjährigen Besucherzahlen etwas positiver als noch im letzten Jahr beantworten. Auch wenn das Thema "Ordnung schaffen & Ordnung halten" nicht gerade "sexy" oder "trendy" anmutet.

Aber generell muss man konstatieren, dass es in bestimmten Branchen ohne Records Management nicht geht. Noch existiert die Barriere der Sprache, weil viele Funktionen des Records Management in Deutschland sich eher unter Begriffen wie revisionssichere Archivierung, Dokumentenmanagement und elektronische Akte verbergen. Mit der zunehmenden Internationalisierung und Globalisierung unser Geschäftswelt gewinnt aber das Thema auch bei deutschen Unternehmen an Gewicht, wenn sie international tätig sind, Geschäftspartner im Ausland haben, ins Ausland liefern oder dort produzieren, oder gar eine ausländische Muttergesellschaft besitzen.

Begrüßung Records Management Konferenz 2014 Records Management Konferenz 2014 Impression Records Management Konferenz 2014 Impressionen Records Management Konferenz 2014 Impressionen

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Die Zusammensetzung der 99 angemeldeten Teilnehmer, von denen 92 am 25.11.2014 in Frankfurt vor Ort waren, zeigt auch diese Situation. Nimmt man die Vertreter den Anbieter von Records-Management-Lösungen aus, so waren es vorrangig Unternehmen aus der öffentlichen Verwaltung, Finanzwirtschaft, der Pharma-Branche und der Industrie. Eine Zusammenstellung bei unserer Auswertung der Teilnehmerstimmen findet sich weiter unten.

PROJECT CONSULT führte die Records Management Veranstaltung zum achten Mal durch. Bei den ersten Veranstaltungen, die zum Teil als Roadshow durchgeführten worden waren, ging es vielfach um neue Standards im Records Management, wie z.B. MoReq2. In den letzten Jahren hat sich der Schwerpunkt zu Themen wie Information Governance, elektronische Akten und Geschäftsanwendungen mit Records Management verschoben. Die vollständige Dokumentation aller Vorträge hatten wir den Teilnehmern bereits im Vorwege zur Vorbereitung auf die Tagung elektronisch zur Verfügung gestellt: http://bit.ly/dokuRMK2014. Insgesamt waren 23 Referentinnen und Referenten am Start. Am Ende dieses Beitrages findet sich noch einmal die Gesamtliste der teilnehmenden Unternehmen, die eine eigene Webseite mit weiterführenden  Informationen und den Vortragsunterlagen auf unser Records-Management-Hompage haben.

Außer unserem Bericht gibt es natürlich auch etwas "Echo" im Internet, z.B. bei Florian Laumer (Blog), Roman Lustig (Facebook), Frank Hamm (Foto auf Facebook) und andere.  

RMK2014 Agenda Vormittag

Keynotes & Vorträge

Der Start in das eng gepackte Programm war die Keynote "Status & Trends bei Records Management & Information Governance" von Dr. Ulrich Kampffmeyer (PROJECT CONSULT, Link zur Seite: http://bit.ly/RMK14PC). In 6 Abschnitten wurden die Themen Records Management: immer noch ein Stiefkind in Deutschland?, Aktuelles zu Standards & Normen: ISO 15489 aktualisiert, Records Management ist nicht gleich Information Governance, Automatisierung als Zukunft der Records Managements, Gut gegen Böse: Records Management vs. Enterprise Search & BigData Analytics?, 10 Grundsätze sowie Records Management als Bestandteil einer ganzheitlichen Informationsmangement-Strategie angerissen. Die Keynote setzte damit den Rahmen für die Gesamtveranstaltung, der mit Einzelbeiträgen von Anwendern und Anbietern gefüllt wurde.

Ulrich Kampffmeyer Keynote RMK2014 Keynote Kampffmeyer PROJECT CONSULT RMK2014 Keynote PROJECT CONSULT RMK2014 Keynote Kampffmeyer PROJECT CONSULT RMK2014

Der folgende Anwendervortrag "Die Einführung von Dokumenten-, Informations- und Records - Management in einem mittelständischen Pharmaunternehmen" von Thomas Wehner (medac, Link zur Seite: http://bit.ly/RMK14PC) beschäftigte sich konkret mit der Einführung von Dokumenten- und Records Management in der Pharma-Branche. Dabei ging es auch um die Frage, ob man die harten Maßstäbe, die an die forschenden und produzierenden Bereiche eines Pharma-Unternehmens nach FDA und GxP anlegt, auch geeignet sind, die reinen Verwaltungsbereiche des Unternehmens zu unterstützen. 

Vortrag medac Titelfolie RMK2014 Vortrag Wehner RMK2014 Vortrag medac RMK2014 Vortrag Wehner medac RMK2014

Im Anwendervortrag "Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung: Zeit ist Geld – Arbeiten ohne Papier" von Silke Nixdorf (MSP Medien-Systempartner, Link zur Seite: http://bit.ly/RMK14dev) ging es vordergründig zunächst nicht um das engere Thema Records Management, auch wenn ein Projektpartner der Firma d.velop versuchte den größeren Rahmen darzustellen. MSP hat sich zunächst um den Bereich der Automatisierung des Rechnungseinganges gekümmert und arbeitet noch einer ganzheitlichen Strategie für ein unternehmensweites Records Management. Und natürlich sind Rechnungen ganz klar eine wichtige Klasse von aufbewahrungspflichtigen Records.

Vortrag Medien Systempartner Titelfolie RMK2014 Vortrag MSP Nixdorf Inhaltsfolie RMK2014 Vortrag Nixdorf MSP RMK2014 Vortrag Medien Systempartner Nixdorf RMK2014

Parallele Hands-On Workshops

In drei parallelen Reihen ging es dann in längere Beiträge zu konkreten Umsetzungsszenarien. Es war hier eine ziemlich ungleiche Verteilung der Interessen festzustellen. Rund 50 Teilnehmer in den Workshops von IBM und OpenText, knapp 20 bei SER und Optimal Systems sowie über 20 Anwesende bei Windream und Qumram.

RMK2014 Programm Workshops Hands-On Session

Den ersten Beitrag im Track 1 bestritt Maik Tiedemann von IBM zum Thema "Information Lifecycle Governance und Datenlöschung - Auswege aus dem Jäger- und Sammler-Dilemma" (Link auf die Seite http://bit.ly/RMK14IBM). Er adressierte die Frage, warum Archivsysteme nicht nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen von nicht mehr benötigten Inhalten bereinigt werden. Eines des wesentlichen Prinzipien von Records Management ist die Entsorgung. IBM sieht für die Erschließung ein gutes Einsatzfeld für Watson. Interessant hierbei auch die Werkzeuge, die IBM bei der Analyse der Informationslandschaft einsetzt. 

Workshop IBM Titelfolie RMK2014 Workshop IBM Inhaltsfolie RMK2014 Workshop IBM Inhaltsfolie RMK2014 Workshop IBM Tiedemann RMK2014

Parallel dazu sprach im Track 2 Stephan Kizina von SER zum Thema "Allgemeine Schriftgutverwaltung" (Link auf die Seite http://bit.ly/RMK14SER). Er demonstrierte wie die internationalen Records Management Prinzipien in einer deutschen Standardsoftware umgesetzt werden. Der Begriff "Schriftgutverwaltung" ist die offizielle deutsche Übersetzung von Records Management in der ISO 15489, die sich aktuell in Überarbeitung befindet. 

Workshop SER RMK2014 Workshop SER RMK2014 Workshop SER Kizina RMK2014 Workshop Kizina SER RMK2014

Im Track 3 ging es fast um das gleiche Thema:  "Die elektronische Akte als Sicht auf die Records-Verwaltung". Oliver Veith (Windream, Link zur #RMK2014-Windream-Seite: http://bit.ly/RMK14WD demonstrierte die Nutzung elektronischer Akten als Kernelement um die Inhalte aus einem Records-Management-System den Anwendern nutzungsgerecht zur Verfügung zu stellen.

Workshop Windream RMK2014 Workshop Veith Windream RMK2014 Workshop Veith Windream RMK2014 Workshop Windream Veith RMK2014

Den zweiten Workshop in Track 1 gestaltete OpenText (eigene Seite http://bit.ly/RMK14OT). Andrea Wingert erläuterte unter der Überschrift "Lösungsansatz für unternehmensweites RecordsManagement unter Einbeziehung aller relevanten Systeme" den Lösungsanspruch, alle Anwendungen im Unternehmen gemeinsam zu erschließen um ein unternehmensweites Records Management aufzubauen. Dabei spielt natürlich die Integration von E-Mail, Office-Anwendungen, ERP etc. mit zentralen Repositiores eine wichtige Rolle. Eine Diskussion mit den Teilnehmern entspann sich zur Frage, welche Rolle zukünftig Cloud für Records Management haben wird. 

Workshop OpenText RMK2014 Workshop OpenText Inhaltsfolie RMK2014 Workshop Wingert OpenText RMK2014 Workshop OpenText Wingert RMK2014

OS Optimal Systems fokussierte im Track 2 auf das Thema "Das Records Management wird mobil". Michele Barbato zeigte, welche Möglichkeiten es heute bereits gibt, mit Dokumenten und elektronischen Akten auf Smartphones und Tablets zu arbeiten (Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14OS). OS sieht hier auch einen wesentlichen Treiber für zukünftige Entwicklungen, der bisherige Oberflächen und Nutzungsmodelle in Frage stellt.

Workshop Optimal Systems RMK2014 Workshop Optimal Systems RMK2014 Workshop Optimal Systems RMK2014 Workshop Optimal Systems Holst RMK2014

Da Andreas Schöne (EDA) leider kurzfristig verhindert war, übernahme Lars Baumann (Qumram, Link auf die Seite http://bit.ly/RMK14Qum) allein das Thema Records Management im Web an Hand des Beispiels "Archivierung von Webinhalten beim Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) unter Anwendung der Vorgaben des Schweizerischen Bundesarchivs". Die Dokumentation von Webinhalten und Transaktionen über Webseiten ist immer noch eine unterschätzte offene Flanke der Archivierung und des Records Managements.

Workshop Qumram Titelfolie RMK2014 Workshop Qumram Baumann Schöne RMK2014 Workshop Baumann Schöne RMK2014 Workshop Qumram EDA RMK2014

Nach den intensiven Sessions hatten sich alle Teilnehmer das Mittagessen im Sheraton Airport Hotel redlich verdient. Am Buffet liefen die Diskussionen weiter.

Das Nachmittagsprogramm startete mit dem neuen Format der RM-Speedies, einer besonderen Form des PechaKucha.

RMK2014 Programm RM-Speedies

RM-Speedies

Bei einem RM-Speedy hat die Referentin oder der Referent exakt 5 Minuten Zeit, die Botschaft, die wichtigsten Kernaussagen an die Teilnehmer zu bringen. Dies war recht stressig - trotz des Übens - da die Folien nach 20 Sekunden automatisch weiterschalteten. Man musste also genau überlegen, wie man seine Inhalte organisiert und wie lange man spricht. Manche benutzten sicherhaltshalber nur Bilder mit einem Schlagwort, andere unterwarfen sich dem Zeitzwang von mit reichlich Inhalt gefüllten Textfolien. Vorgaben - ob es nun um ein Produkt, eine Studie, ein Anwendungsszenario, eine Organisation, Trends oder was auch immer geht - wurden den Präsentatoren nicht gemacht. Das sehr abwechslungsreiche und stringente Format kam bei den Teilnehmern blendend an und wird daher auch im kommenden Jahr wieder auf der Tagesordnung stehen.

Als erster sprach Hans-Günter Börgmann zum "Reifeindex zum Informationsrisiko". Iron Montain hatte wie in jedem Jahr eine Studie erarbeiten lassen, wie die Unternehmen mit Informationen umgehen (Link auf Seite: http://bit.ly/RMK14IM). Dabei gab es sehr konkrete Zahlen, dass sich eigentlich zu wenig bewegt und gerade Deutschland sich im Hintertreffen befindet.

RM-Speedy Iron Mountain Titelfolie RMK2014 RM-Speedy Iron Mountain Inhaltsfolie RMK2014 RM-Speedy Iron Mountain Inhaltsfolie RMK2014 RM-Speedy Iron Mountain Börgmann RMK2014

Thomas Heepe von SER (Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14SER) setzte sich mit dem Thema "Traditionelles Records Management vs. Akte und Aktenplan" auseinander. Wobei allerdings nicht übersehen werden darf, dass Aktenpläne ein klassisches Verfahren zur Organisation von Records sind. Wie schon im vorangegangenen Webinar mit SER diskutiert (an dem übrigens 69 Personen teilnahmen), ist die elektronische Akte eigentlich nur eine mögliche Form wie man mit Records strukturiert arbeiten kann. Ob allerdings der Aktenplan selbst in Zukunft, angesichts moderner Technologien und veränderter Nutzungsmodelle, seine Bedeutung behält, muss sich noch zeigen.

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Sven Hapke schlug den Bogen "Vom Records Management zu Information Lifecycle Governance". ILG ist ein Begriff, den IBM geprägt hat (Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14IBM). Herr Hapke präsentierte aktuelle Zahlen, wie sich die Nutzung der Information verändert, welche Anteile Records sind und wie man mit der großen Menge der restlichen Informationen im Unternehmen umgehen sollte. Die Beherrschung der Information ist angesagt - aller Informationen im Unternehmen und für das Unternehmen.

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"Und nun zu etwas ganz Anderem ..." könnte man beim RM-Speedy von Jürg Hagmann, Präsident des Swiss Chapter des internationalen Records Management Verbandes ARMA titeln. Er stellte mit "ARMA Swiss Chapter: Ziele und Nutzen für die Mitglieder" die Organisation vor und erläuterte die wesentlichen 8 Prinzipien von Records Management sowie das zugehörige Maturity Modell nach ARMA (Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14ARMA).

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Lars Baumann knüpfte mit seinem Beitrag "Web- und Social Media Records Management" an seinen Workshop an und brachte die Notwendigkeit der Archivierung und Verwaltung von Webinhalten auf den Punkt (Qumram, Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14Qum). Dabei stellte er die verschiedenen Anwendungsszenarien und die dafür notwendigen Methoden vor. Das AIIM Modell für "Systems of Records" und "Systems of Engagement" diente ihm hier als Leitlinie für die Argumentation.

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Nicole Webers fokussierte sich auf das Thema "Records Management -  Automatisiert Ordnung halten - wie kann das funktionieren?" Nicht nur OpenText (Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14OT) setzt auf das Thema Automatisierung. Die Reduktion fehlerträchtiger manueller Arbeiten bei Erfassung und Klassifikation von Records ist ein aktueller Trend. Moderne Systeme arbeiten dabei effizienter und fehlerfreier als bisher gedacht. Dies war auch Gegenstand des Webinars, das OpenText vor der Konferenz durchführte, und das über unsere OpenText-RMK2014-Seite als Aufzeichnung abgerufen werden kann.

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Ein ganz anderen Aspekt brachte der Beitrag von Jan Wilkens. IMTB (Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14IMTB) ist in der Standardisierung und in der deutschen öffentlichen Verwaltung als Beratungsunternehmen stark vertreten. Seine Präsentation "Öffentliche Verwaltung vorne weg? Was Unternehmen vom Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit lernen können" verfolgte den Gedanken, die Prinzipien der Aktenverwaltung der öffentlichen Hand auch nutzbringend in der freien Wirtschaft einzusetzen. Er bezog sich hierbei auf OKeVA, das Organisationskonzept für die elektronische Verwaltungsarbeit. 

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Hanns Köhler-Krüner brachte mit seinem Beitrag "Records Management – zwischen den Welten" nicht etwa einen neuen Gartner-Quadranten mit (Gartner, Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14GA) sondern stellte leidenschaftlich das ganze Thema Records Management bisheriger Prägung in Frage. Deutlich machte er dies z.B. an Fotos der "Records Manager der Zukunft". Zukünftige Generationen werden ganz anders mit Informationen umgehen und auch ganz andere Methoden und Werkzeuge einsetzen. Dies war auch eine der Frage an die Diskussionsrunde: "wird es Records Management im Jahr 2040 noch geben?".

RM-Speedy Gartner Titelfolie RMK2014 RM-Speedy Gartner Köhler-Krüner RMK2014 RM-Speedy Köhler-Krüner Gartner RMK2014 RM-Speedy Köhler-Krüner Gartner RMK2014

Im Hier-und-Jetzt war dagegen der Vortrag "Hybridarchive - Beispiele aus der Praxis für digitale Kreditakten und digitale Personalakten" von Thomas Cybulski (Lager3000, Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14LA) angesiedelt. Noch längst nicht befinden wir uns in einer vollständig digitalisierten Welt. Real dagegen sind die Probleme der unkoordinierten Koexistenz von digitalen und papiergebundenen Informationen. Hier setzte er mit Outsourcing des Records Management an.

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Den abschließenden Beitrag lieferte Ines Kaps (Passion2Practice, Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14P2P) mit "Der Hindernislauf zur RM Policy - Erfolge und Hürden". Hierbei ging es um die Konzeption und die Einführung einer neuen Records Management Policy in einem großen Industrieunternehmen. Neben den fachlichen Herausforderungen des Records Managements stellten die bisherige Organisation und der heutige Umgang mit wichtigen Informationen die Hürden dar, die es in den Bildern der Präsentation zu überwinden galt.   

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Fragen zu den einzelnen Beiträgen konnten per Twitter eingereicht oder per Karte für die Pinwand abgeliefert werden (das Verhältnis war dann 1 Tweet, 3 Karten). Im Anschluss an die RM-Speedies ging es auf der #RMK2014 mit zweiter Keynote, Vorträgen und Paneldiskussion weiter.

RMK2014 Agenda Nachmittag

Keynotes & Vorträge

Jürg Hagmann von der ARMA Schweiz und selbst langjährig als Records Management Spezialist bei Pharma- und Beratungsunternehmen in der Branche unterwegs (Link zur Seite: http://bit.ly/RMK14ARMA) addressierte in seiner Keynote das Problem "Information Governance - warum wir bei der Umsetzung versagen".  Dabei besprach er die Themen "Was ist Information Governance?", "Warum macht Information Governance Probleme?" und "Die Rolle von Records Management unter einem Information-Governance-Programm" mit Zitaten aus der Literatur. Ein wesentlicher Punkt war ein neuer Ansatz für Information Governance und die organisatorische Umsetzung, der im kommenden Jahr auch als Buch erscheinen wird. Dabei geht es um einen "Bottom up meets top down-Approach".

Keynote ARMA Schweiz Titelfolie RMK2014 Keynote ARMA Schweiz Inhaltsfolie RMK2014 Keynote ARMA Schweiz Hagmann Inhaltsfolie RMK2014 Keynote ARMA Hagmann RMK2014

Der Anwendervortrag "SharePoint Web Content-Archivierung" mit Claudio Mirti (Swisscom; Link zur Seite: http://bit.ly/RMK14Qum) zeigte wie man Web-Archivierung zur Kontrolle und Steuerung von Inhalten im Intra- wie auch im Internet einsetzt. In der Finanzdienstleistungsbranche geht es um Nachweise, die vollständig und nachvollziehbar sind - hier kann man das Web nicht mehr außen vorlassen. 

Vortrag Mirti Swisscom Titelfolie RMK2014 Vortrag Swisscom Inhaltsfolie RMK2014 Vortrag Swisscom Inhaltsfolie RMK2014 Vortrag Swisscom Mirti RMK2014

Den Vortrag: "Design und Implementierung einer standardisierten digitalen Aktenlösung in einem Vorstandsressort der Deutschen Bahn AG" präsentierte Jens-Uwe Gehrke (Deutsche Bahn, Link zur Seite: http://bit.ly/RMK14SER). Bemerkenswert, das gerade ein Vorstandsbereich und dazu noch einer, der sich mit dem Thema Compliance und Governance beschäftigt, sich des Themas der elektronischen Akte angenommen hat. Die Lösung Mycube wird zukünftig auch in anderen Bereichen der Deutschen Bahn zum Einsatz kommen. 

Vortrag Deutsche Bahn Titelfolie RMK2014 Vortrag Deutsche Bahn RMK2014 Vortrag Gehrke Deutsche Bahn RMK2014 Vortrag Deutsche Bahn RMK2014

Alexander Degitz und Dirk Schächer bestritten zusammen den letzten Anwendervortrag "Im Spannungsfeld von kreativem Chaos und erzwungener Ordnung: Der Umgang mit unstrukturierten Informationen in der öffentlichen Verwaltung" (Deutsche Bundesbank, Link zur Seite: http://bit.ly/RMK14OT). In dem Projekt hatte man sich sehr stark an die bisherige Organisation und die bestehenden Prozesse angelehnt, was aus dem Plenum kritisch hinterfragt wurde "ob man dann nicht wesentliche Effizienpotentiale verschenken würde". Wichtiger war der Bundesbank die Akzeptanz und problemlose Einführung des Records Management Systems.

Vortrag Deutsche Bundesbank RMK2014 Vortrag Bundesbank RMK2014 Vortrag Deutsche Bundesbank RMK2014 Vortrag Deutsche Bundesbank RMK2014

Diskussionsrunde

Traditionell wird die Records Management Konferenz mit einer Diskussionsrunde der Referenten (oder ihrer Supporter) abgeschlossen. Diesmal waren dabei Jürg Hagmann (ARMA), Hanns Köhler-Krüner (Gartner), Maik Tiedemann (IBM), Marco Furini (OpenText), Guido Becker (SER), Lars Baumann (Qumram) & Dr. Ulrich Kampffmeyer (PROJECT CONSULT) als Moderator. Zunächst wurden die Fragen aufgegriffen, die sich auf die RM-Speedies bezogen. Logisches Löschen & physisches Löschen, PDF/A, Cloud und andere Themen wurden von der Runde kommentiert. Aber auch einige der im Vorfeld bereits gestellten Fragen, die auf der Competence-Site als "Virtual Roundtable" (http://bit.ly/CSVRRMK2014) platziert worden waren, wurden kontrovers erörtert: die Frage nach der Zukunft von Records Management ebenso wie die Frage, ob man versuchen sollte, in Deutschland den Begriff überhaupt zu platzieren da es doch andere gibt. Die gesellschaftlichen Auswirkungen zeigten sich während der Tagung und während der Diskussion besonders beim Thema Automatisierung: wo bleibt der Mensch? Braucht es noch professionelle Records Manager oder muss jeder in der Lage sein, Information zu organisieren. Im abschließenden "Kampffmeyerschen Blitzlicht" (ein Satz, ein Punkt, maximal drei Komma und drei und) machten aber alle Beteiligten deutlich, dass Records Management ein wichtiges Thema ist, das stärker in der Öffentlichkeit vorangetrieben werden muss. Es geht um "Ordnung schaffen & Ordnung halten" in der wachsenden Informationsflut.
Die Fragen und Antworten des Roundtable der Competence-Site zum Thema der Konferenz können gern weiter ergänzt, erweitert und kommentiert werden:

  1. Status Quo Records Management: Wo steht Deutschland? http://bit.ly/CSVRF1
  2. Records Management für Ordnung in der Informationsverwaltung? http://bit.ly/CSVRF2
  3. Automatisierung als Zukunft des Records Managements? http://bit.ly/CSVRF3
  4. Records Management und die Cloud? http://bit.ly/CSVRF4
  5. Records Management – eigenständig oder integriert als Komponente? http://bit.ly/CSVRF5 
  6. Wirtschaftlichkeit von Records Management? http://bit.ly/CSVRF6
  7. Records Management im Jahr 2040? http://bit.ly/CSVRF7

Panel-Diskussion Records Management Konferenz 2014 Panel-Diskussion Records Management Konferenz 2014 Panel-Diskussion Records Management Konferenz 2014 Panel-Diskussion Records Management Konferenz 2014

Handout

Das vollständige Handout der 8. Records Management Konferenz kann unter http://bit.ly/dokuRMK2014 heruntergeladen werden. Alle bisherigen Dokumentationen stehen ebenfalls kostenfrei zur Nutzung bereit (um ordentliche Zitierung wird gebeten):

Veranstaltung Download Handout  Webseite                  
Konferenz 2014 Dokumentation der Records Management Konferenz 2014 Webseite 2014
Fachtag 2013

Bericht

Webseite 2013

Fachtag 2012

Bericht

Webseite 2012

Fachtag 2011 Webseite 2011
Fachtag 2010 Webseite 2010
Roadshow 2009 Webseite 2009
Roadshow 2008 Webseite 2008
Roadshow 2007 Webseite 2007

Teilnehmer-Survey

Seit 2007 führt PROJECT CONSULT eine Befragung der Teilnehmer der Records Management Veranstaltung durch. Hierbei werden auch Fragen zur Einschätzung von Records Management gestellt. Einige der Fragen sind über die Jahre gleich geblieben, andere neu hinzugekommen um aktuelle Entwicklungen einbeziehen zu können. Auch wurde dem jeweiligen Thema der Veranstaltung Rechnung getragen. Durch die Befragungen ergibt ein kleiner Einblick, wie sich das Thema Records Management in Deutschland entwickelt. In diesem Jahr wurden 69 Fragebogen ausgefüllt - deutlich mehr als 2013 (Bericht_RMFT2013). Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass auch viele Anbieter von Records Management Lösungen geantwortet haben, so dass sich hierdurch die positive Entwicklung des Themas Records Management erklären lässt. "Ja" ist mit drei Punkten, "Nein" mit einem Punkt in der Tabelle bewertet. Der Bekanntheitsgrad ist zumindest unter den Teilnehmern gestiegen. Neuer Bedarf an Lösungen oder Aktualisierung lässt sich aus den Zahlen dieses Jahres auch ablesen. Beim Thema Policies und Information Governance neigt sich die Waagschale von "halb/halb" eher in Richtung "Nein, noch nicht". 

Auswertung Fachfragen RMK2014

Auswertung Fachfragen RMK2014

Die Teilnehmerschaft der Konferenz einschließlich der Referenten (ohne Anbieter und Sponsoren) setzte sich wie folgt zusammen:  Öffentliche Verwaltung 26%, Banken/Finanzdienstleister 24%, Pharma/Chemie 9%, Industrie 6%, Versicherungen 6%, Energie 3%, Logistik 3%, andere 23%. Das Verhältnis Sponsoren/Anbieter/Berater zu Endanwendern betrug 4:3. Vier Pressevertreter/Blogger nicht eingerechnet.

Die Bewertung der Veranstaltung - abgesehen von der Luft im großen Vortragsraum - lag zwischen den Schulnoten "Sehr gut" und "gut" - gleichermaßen für die meisten Vorträge, die Themen und die Organisation der #RMK2014.

Informationsseiten der Referenten auf der Records Management Webseite

 

Nächste PROJECT CONSULT Records Management Tagung

Am 24. und 25.11.2015 findet wieder in Frankfurt die 9. PROJECT CONSULT Records Management Veranstaltung statt. 

Zuletzt aktualisiert am 24.02.2015. Autorenrechte.
Persistente URL: http://www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/bericht_zur_rmk2014

Kommentare

Nachhaltigkeit

Vielen Dank an Frank Hamm, Roman Lustig und Alexander Beck für die positiven Kommentare zur #RMK2014!

Der Erfolg der Records Management Konferenz 2014 wirkt auch nach: die Dokumentation der Veranstaltung wurde allein unter unserem Kurzlink http://bit.ly/dokuRMK2014 innerhalb nur 2 Monaten 11483 Mal aufgerufen:

#RMK2014 DOkumentation Abrufzahlen

Auch in 2015 wird es wieder eine Records Management Konferenz geben: Frankfurt, 24.-25.11.2015. Bis dahin dürfte die Dokumentation sich weiterhin großer Beliebtheit erfreuen.

Alle anderen Dokumentationen der vorangegangenen Records Management Veranstaltungen finden sich hier: http://bit.ly/PCRMVer

RMK macht Lust auf mehr

Die RMK2014 liegt ja nun schon ein paar Tage hinter mir und dennoch wirken die Eindrücke und die Vorträge immer noch nach. Danke für die Organisation - das macht Lust auf mehr. Freue mich schon auf das EIM Information Management Update im Februar in Stuttgart.

Best Practice: Wie wird der Frosch zum Prinzen geküsst?

Da wir alle einmal Kinder gewesen sind, erinnert sich der eine/die eine oder andere von uns vielleicht vage an ein äußerst populäres Märchen der Gebrüder Grimm, in welchem einer jungen Prinzessin, die mit einer goldenen Kugel spielt, selbige versehentlich in einen tiefen Brunnen fällt. Ein Frosch bietet ihr an, jene zurückzubringen und verwandelt sich nach vollbrachter Tat in einen wunderschönen Prinzen, nachdem ihn - und hier trügt uns die eigene Erinnerung - die Prinzessin zur Belohnung scheinbar geküsst hat. NEIN, das ist vielmehr GRUNDFALSCH! Die Prinzessin hat den Frosch im GRIMMSCHEN MÄRCHEN "Der Froschkönig oder der Eiserne Heinrich" in impulsiver Abwehr nur ganz garstig gegen die Wand geklatscht, worauf die wunderbare Verwandlung erfolgt ist.

Wesentlich sympathischer ist mir daher die satirische Fassung von WILHELM BUSCH in "DIE BEIDEN SCHWESTERN". Ich zitiere:

"Es waren mal zwei Schwestern,
Ich weiß es noch wie gestern.
Die eine namens Adelheid
War faul und voller Eitelkeit.
Die andre, die hieß Kätchen
Und war ein gutes Mädchen,
Sie quält sich ab von früh bis spät,
Wenn Adelheid spazierengeht.
Die Adelheid trank roten Wein,
Dem Kätchen schenkt sie Wasser ein.

Einst war dem Kätchen anbefohlen,
Im Walde dürres Holz zu holen.
Da saß an einem Wasser
Ein Frosch, ein grüner, nasser;
Der quakte ganz unsäglich
Gottsjämmerlich und kläglich:
»Erbarme dich, erbarme dich,
Ach, küsse und umarme mich!«

Das Kätchen denkt: Ich will's nur tun,
Sonst kann der arme Frosch nicht ruhn!
Der erste Kuß schmeckt recht abscheulich,
Der grasiggrüne Frosch wird bläulich.
Der zweite schmeckt schon etwas besser;
Der Frosch wird bunt und immer größer.
Beim dritten gibt es ein Getöse,
Als ob man die Kanonen löse.

Ein hohes Schloß steigt aus dem Moor,
Ein schöner Prinz steht vor dem Tor.
Er spricht: »Lieb Kätchen, du allein
Sollst meine Herzprinzessin sein!«
Nun ist das Kätchen hochbeglückt,
Kriegt Kleider schön mit Gold gestickt
Und trinkt mit ihrem Prinzgemahl
Aus einem goldenen Pokal."

Ich denke, dass uns BUSCH hier gleich zweierlei lehrt: ZUM EINEN dürfen wir selbst Gegenstände, die uns dem ersten äußeren Anschein nach bloß gering vorkommen, nicht ohne nähere Prüfung achtlos beiseite schieben, nämlich insbesondere dann, wenn sie sich zu wahren Trümpfen in unseren Händen entwickeln könnten, geht man mit ihnen nur kundig genug um. Um aus ihnen eben diese Trümpfe zu machen, bedarf es ZUM ANDEREN allerdings auch einer gehörigen Portion an Fleiß, Durchhaltevermögen und persönlicher Begabung!

Meiner Überzeugung nach bringt Dr. ULRICH KAMPFFMEYER alle diese unbedingt erforderlichen Qualitäten im hohen Ausmaß mit! Deshalb ist er auch auf dem besten Wege, diversen Materien des IT-GESTÜTZTEN BETRIEBLICHEN INFORMATIONSMANAGEMENTS jenen hohen Stellenwert IM DEUTSCHSPRACHIGEN RAUM zu erkämpfen, der ihnen in der angloamerikanischen Welt schon längst zukommt. Während man nämlich dort die in unterschiedlichen elektronischen Informationssystemen abgespeicherte betriebsrelevante INFORMATION sowie ihre fachgerechte Administration und Distribution durchaus richtig als "VIERTEN PRODUKTIONSFAKTOR" begreift, der im 21. Jahrhundert neben die drei anderen, klassischen Produktionsfaktoren tritt und diese an Bedeutung letztlich noch überragen wird, steckt das Bewusstsein davon hierzulande noch in den Kinderschuhen. Daher muss vor allem in Deutschland, Österreich und der Schweiz noch viel getan werden, um eine entsprechende Bewusstseinsbildung zu bewirken. Glücklicherweise haben sich jedoch gerade die RECORDS MANAGEMENT KONFERENZEN, die von der Unternehmensberatungsfirma PROJECT CONSULT unter der Ägide von Dr. KAMPFFMEYER alljährlich in Frankfurt am Main veranstaltet werden, inzwischen als Marksteine in eben diesem bereits in Gang gebrachten "mentalen Transformationsprozess" herauskristallisiert. Vom rein fachlichen Gesichtspunkt aus betrachtet ist allerdings oben bereits alles Wesentliche über die letzte diesbezügliche Konferenz im November 2014 gesagt worden, weshalb ich mich hier auf einige grundlegende strukturelle und atmosphärische Momente beschränke, die mir im vergangenen Spätherbst als Konferenzteilnehmer besonders aufgefallen sind.

Abgehalten wurde die Konferenz im SHERATON FRANKFURT AIRPORT HOTEL, einem gediegenen Business-Hotel am Frankfurter Flughafen und damit direkt an einem der zentralen Verkehrsknotenpunkte Europas und der Welt. Zumindest mir drängte sich die Analogie mit den zentralen Knotenpunkten der Datenautobahn beziehungsweise des Internets geradezu auf. Die Atmosphäre selbst war recht heimelig, mitunter sogar jovial, denn die Mehrzahl der Teilnehmer aus Deutschland, der Schweiz und Österreich kannte einander bereits von diversen anderen Tagungen. Im deutschsprachigen Raum ist die Informationsbranche bis dato eben noch immer leicht überschaubar. Was der Tagung dann jedoch tatsächlich eine unverwechselbare Note verlieh, war das energiegeladene Agieren von Dr. KAMPFFMEYER als ihrem Moderator. Souverän sorgte er, beginnend mit seiner eigenen Keynote zum Auftakt der Tagung, sowohl für eine perfekte Präsentation der Konferenzinhalte, samt dem erforderlichen Zeitmanagement hinsichtlich der Spezialvorträge diverser Einzelreferenten wie andererseits auch für Humor und überhaupt eine Herzlichkeit, die in diesem Ausmaß ohne sein Zutun nie aufgekommen wäre. Sehr plakativ führte er uns damit vor Augen, was sich ereignet, wenn jemand imstande ist, überragende Fachkenntnisse auf seinem Gebiet mit dem Talent eines hochkarätigen Showmasters zu verbinden. Im Übrigen fiel es Herrn Kampffmeyer umso leichter den letzteren zu spielen, als er ohnedies mit den Kapazitäten des deutschsprachigen Informationsmanagements wie der IKT-Branche im Allgemeinen auf vertrautestem Fuß steht.

Mit seinem persönlichen Agieren hatte er uns DIE GRETCHENFRAGE, wie man nämlich das zunächst recht UNATTRAKTIV ANMUTENDE TAGUNGS-TEMA "ORDNUNG SCHAFFEN UND ORDNUNG HALTEN" zu guter Letzt doch noch in eine "SEXY THEMENSTELLUNG" verwandeln kann, auch schon ZUR HÄLFTE beantwortet. ZUR ANDEREN HÄLFTE war hingegen DER STRUKTURELLE AUFBAU DER KONFERENZ SELBST dafür verantwortlich, dass quasi "aus Wasser hochqualitativer Wein gemacht wurde". Und zwar ganz ohne übersinnliche Kräfte, sondern vielmehr durchaus wieder intersubjektiv nachvollziehbar dank der von Dr. Kampffmeyer und seinen PROJECT CONSULT-Mitarbeitern zuvor erarbeiteten Konzeption der Konferenz. Geschickt wurden hier äußerst unterschiedliche Präsentationsformate in einer Weise miteinander kombiniert, dass ihre spezifische chronologische Aneinanderreihung schließlich äußerst belebend und aufmerksamkeitsfördernd auf die Totalität der Konferenz wirkte:

Der EINLEITENDEN KEYNOTE Herrn Kampffmeyers VOR DEM PLENUM am Morgen folgten dort zunächst DIVERSE ANWENDERVORTRÄGE. Hernach splittete sich das Plenum in DREI INTERESSENGRUPPEN ODER TRACKS auf, in denen im Rahmen von WORKSHOPARTIGEN PRÄSENTATIONEN jeweils verschiedene Spezialmaterien abgehandelt wurden. Nach dem Mittagessen wurden den erneut IM PLENUM zusammengekommenen Teilnehmern 10 KURZVORTRÄGE zu jeweils 5 Minuten kredenzt, gleichsam als diesbezügliches Dessert, und zwar sinniger Weise als "SPEEDIES" tituliert. Die Referenten unterlagen hier einem rigorosen Zeitdruck, da die einzelnen Power Point-Folien nach einem fixen Zeitintervall automatisch weitergeschaltet wurden und spätestens nach Ablauf von 5 Minuten überhaupt der Schlusssatz gesprochen werden musste. Das sorgte für eine gewisse Erheiterung, denn naturgemäß waren die Temperamente der Vortragenden äußerst unterschiedlich, weshalb die einen mit der knappen Zeit sichtbar kämpfen mussten, während andere schon lange vor dem imaginären Gong fertig waren. :-) Darauf folgten noch EINE ZWETE KEYNOTE, WEITERE ANWENDERVORTRÄGE sowie eine ABSCHLIESSENDE PODIUMSDISKUSSION mit sechs führenden Repräsentanten der deutschsprachigen Informations-/IT-Branche sowie Dr. Kampffmeyer als ihrem Moderator.

VON DIESER HOCHKARÄTIGEN DISKUSSIONSRUNDE wurden nochmals kardinale Fragestellungen der Konferenz aufgegriffen und je nach Sichtweise der einzelnen Diskussionsteilnehmer zum Teil auch unterschiedlich, ja mitunter sogar recht kontrovers beantwortet. Hier kam nochmals ein gewisser Bühneneffekt zum Tragen - und zwar im rein positiven Sinn -, denn Rede und Gegenrede in Diskussionen bedingen jenen schon a priori und wirken sich solcherart sehr positiv auf die Aufmerksamkeit des Publikums aus, zumal dann, wenn sich auch noch anerkannte Experten ihre Ansichten gegenseitig wortreich bestätigen, oder aber ebenso, wenn sie einander wortgewaltig widersprechen, samt jeweils originärer Begründung der eigenen Auffassung. ERGO: Nicht nur ein bekanntes österreichisches Mineralwasser belebt die Sinne! :-) Zur Spitze getrieben wurde dieser durchaus beabsichtigte Showeffekt dann noch durch die GEFORDERTEN SCHLUSS-STATEMENTS. Im Rahmen des bereits fix eingebürgerten sogenannten "Kampffmeyerschen Blitzlichts" ("ein Satz, ein Punkt, maximal drei Komma und drei Und") musste nämlich jeder Diskussionsteilnehmer seine Grundüberzeugung buchstäblich "auf den Punkt bringen".

Ach ja, bevor ich es vergesse: Zusätzlich aufgelockert wurde die Tagung durch die ebenso ausgiebigen wie geschickt platzierten PAUSEN (einschließlich der einstündigen Mittagspause), die die Konferenzteilnehmern zum geselligen Smalltalk über Gott und die Welt wie auch zum Fachsimpeln anregten, und zwar vor allem im einladenden Buffetbereich des Sheraton Hotels.

FAZIT: Auf einer derart organisierten "KAMPFFMEYERSCHEN KONFERENZ" lässt sich Vieles lernen, sowohl Inhaltliches wie Formales! GERNE KOMME ICH DAHER IM NÄCHSTEN JAHR WIEDER!

UND DAMIT ES NOCH EINMAL ETWAS ZUM SCHMUNZELN GIBT, zitiere ich zum Abschluss erneut WILHELM BUSCH, der uns Folgendes VOM SCHICKSAL DER ANDEREN DER BEIDEN SCHWESTERN, NÄMLICH DER EITLEN UND FAULEN, berichtet (Sein Report liefert übrigens in Verbindung mit meinem vorhergehenden Busch-Zitat den schlagenden Beweis dafür ab, dass uns nichts Großes einfach so in den Schoß gelegt wird. Vielmehr müssen wir uns letzteres erst dank Begabung, Fleiß und Charakterstärke hart erringen! "In the long run" entpuppen sich vielleicht jedoch gerade die vielen kleinen und zunächst recht banal anmutenden Schritte in ihrer zielsicheren Aneinanderreihung als "Königsweg", der uns nach absolvierter Zielgerade dann den Prinzen und das Schloss angelt. Umso wahrscheinlicher ist das jedenfalls dann, wenn besagte kleine Schritte zum richtigen Zeitpunkt und mit entsprechendem Talent gesetzt werden. Der guten und fleißigen Schwester, dem KÄTCHEN, ist dieser Erfolg bereits passiert und dem Dr. KAMPFFMEYER wünsche ich ihn auf das Wärmste! :-) Umgekehrt ist allerdings nicht alles schon Gold, was da glänzt! Daher kann man auch scheinbar hundertprozentige Erfolgsperspektiven noch vermasseln, wenn einfach das Talent fehlt, und zwar selbst beim Vorhandensein üppigster Ressourcen zum einschlägigen Disponieren. Die drastische Begebenheit mit ADELHEID, sprich der faulen der beiden Schwestern, liefert uns die überzeugende empirische Verifikation für diese letzte These):

"Indessen ist die Adelheid
In ihrem neusten Sonntagskleid
Herumspaziert an einem Weiher,
Da saß ein Knabe mit der Leier.
Die Leier klang, der Knabe sang:
»Ich liebe dich, bin treu gesinnt,
Komm, küsse mich, du hübsches Kind!«

Kaum küßt sie ihn,
So wird er grün,
So wird er struppig,
Eiskalt und schuppig
Und ist – o Schreck! –
Der alte kalte Wasserneck.
»Ha!« lacht er. »Diese hätten wir!«
Und fährt bis auf den Grund mit ihr.

Da sitzt sie nun bei Wasserratzen,
Muß Wassernickels Glatze kratzen,
Trägt einen Rock von rauhen Binsen,
Kriegt jeden Mittag Wasserlinsen;
Und wenn sie etwa trinken muß,
Ist Wasser da im Überfluß."

:-)

http://gutenberg.spiegel.de/buch/die-beiden-schwestern-4199/1

Sehr gute Konferenz

Vielen Dank für die Records Management Konferenz. Mir haben insbesondere das breite Spektrum und die neuen Formate sehr gut gefallen. Ich habe einen guten Überblick zu den Entwicklungen des Themas erhalten - auch wenn viele den Begriff "Records Management" nicht benutzen, so gibt es inzwischen viele Projekt, die es umsetzen.

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