Der tägliche E-Mail-Schmerz

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"Der tägliche E-Mail-Schmerz und was erwarte ich von Mail der Zukunft? Aufruf zur Blogparade"  - so lautete die Steilvorlage von Stefan Pfeiffer zur Blogparade: http://bit.ly/Email-Schmerz. Eine verspätete Antwort.

 In seinem Blog-Beitrag hat Stefan Pfeiffer, IBM, einiges an Informationen zur E-Mail zusammengetragen: Statistiken, Kritik über Nachrichten und Benachrichtigungen, ein Video und 10 Leitsätze für die E-Mail der Zukunft (gibt es ganz unten in Kopie). Stefan sieht sie nicht sterben sondern in einem Social Media Kontext aufgehen. Er sieht hier die E-Mail (im Sinne der AIIM ...) als "System of Engagement". Alles richtig. Aber ...

Eine Reihe von Argumenten zum "Tod der E-Mail" hatte ich schon in meinem Beitrag "E-Mail - Totgesagte leben länger?" ausgeführt. Ja, E-Mail lebt, aber irgendwie führt E-Mail ein Zombie-Dasein. Es ist nicht mehr das, wofür es gedacht war. Stefan hat dies im ersten Teil seines Beitrages sehr schön ausgeführt - Spam, Rundmails, cc: & bcc: Müll, Benachrichtigungen, Links ... die geschäftlichen Inhalte, die wichtige Information, ist immer schwieriger herausfilterbar. Hier versprechen uns die Anbeiter seit Jahren Abhilfe - aber die Flut wächst. Wie Stefan sehr treffend feststellt, liegt dies auch daran, dass sich die E-Mail-Clienten kaum gewandelt haben. E-Mail ist und bleibt ein schwer kontrollierbares, asynchrones Mitteilungsmedium. Der Empfänger hat kaum Einfluss darauf was ihm und wie und in welcher Form gesendet wird. E-Mail ist ein klassisches Push-Medium. 

Die E-Mail-Flut wächst und ist daher auch eines der wesentlichen Problemkinder des Informationsmanagements im Unternehmen wie auch im Privathaushalt. Die Texte werden schlechter - einerseits schwülstiges, Aufmerksamkeit erheischendes Marketing-Gebabbel, andererseits leidet die Rechtschreibfähigkeit der Absender und gebiert dauernd neue Kürzel und Floskeln. Klassische, mit Sorgfalt erstellt indviduelle Briefe sind E-Mails nun wahrlich nicht. Und hat man sich Mühe mit Inhalt, Schrift, Satz, Typografie und Erscheinungsbild gegeben, dann killt der Empfänger-Client mit seinen Einstellungen alle Wohlgestalt. Dennoch, die E-Mail ist - noch nicht - aus unserem täglichen Leben wegzudenken.

In Deutschland schaffen wir es sogar, neue Formen der E-Mail zu erfinden, besonders sicher, besonders rechtssicher. Da haben wir die De-Mail, per De-Mail- und E-Government-Gesetz allen Behörden und den Bürgern per Ordre de Mufti verordnet. Ein Kropf, der keine Verbesserung der Kommunikation mit sich bringt, sondern die Probleme der E-Mail multipliziert. Aber immerhin per Bundestagsbeschluss als "sicher" anerkannt. Da haben wir den E-Post-Brief der Bundespost. Er hat es leider nicht geschafft auch De-Mail-konform zu werden, da es sein Sicherheitskonzept und hybride Kommunikationswege nicht aufgegen wollte. So gibt es nun zwei konkurrierende "sichere" E-Mail-Systeme in Deutschland. Und die deutschen Betreiber von E-Mail-Portalen legen im Nachgang zum NSA-Skandal nach. Nun wird auch in Deutschland die E-Mail-Übertragung verschlüsselt. Welch Fortschritt, besonders wenn man sich die gleich darauf erscheinende Mitteilung von Millionen geknackter E-Mail-Accounts nebst Passwort und die Erkenntnis, dass auch offenen Standards wie openSSL ihre Lücken haben, vor Augen hält.

Ist dies die Zukunft der E-Mail? Deutsche Sonderlocken? Verschlimmbesserung veralteter Konzepte? Ich hoffe nicht.

 Wo verändert sich E-Mail? Man wird zwischen Unternehmen wie auch zwischen Personen E-Mail derzeit nicht abschaffen können. Dazu hat man sich an das Verfahren zu sehr gewöhnt. Aber es gibt drei Felder, wo sich Veränderungen abzeichnen.

  1. Der interne Kahlschlag
    Wenn man schon nicht den Mail-Austausch mit den Kommunikationspartnern außerhalb des Unternehmens abschaffen kann, dann wenigstens innerhalb. Mit dem klassischen Intranet haben diese Lösungen nur noch wenig zu tun. IBM Connections ebenso wie Yammer von Microsoft bringen eine neue, deutlich direktere Form der Kommunikation in die Unternehmen. Die interne Kommunikation wird über gemeinsame Projekträume, Workflows, Social-Media-Werkzeuge bis hin zum hausinternen Twitter umgestellt. Jedoch häufig mit dem Nachteil, dass nun noch mehr Informationskanäle beim Mitarbeiter aufschlagen. Der einheitliche Posteingangskorb mag zwar auf dem Smartphone ansatzweise (nach langem konfigurieren, wenn man Stefan Glauben schenken will)  funktionieren, in der Softwarewelt der meisten Unternehmen steckt er noch in den Kinderschuhen. Selbst wenn man intern umstellt, muss man die Vielzahl der Kanäle von außen auffangen.
     
  2. Du denkst, Du schreibst ne Mail
    Portale und Social-Media-Plattformen gaukeln uns vor, wir würden eine E-Mail schreiben. Setzt man eine Reklamation bei einem großen Handelsunternehmen ab, sei es nun eines mit A oder eines mit O, dann sieht das Formular aus wie eine E-Mail: Betreffzeile, Textkörper, Versendebutton. Man bekommt auch per E-Mail noch seine Bestätigung, was man gesendet hat, wenn man diese Option anwählt. Was aber im Unternehmen landet, ist keine E-Mail sondern ein Datenbank-Eintrag triggert einen internen Workflow. Aus der vermeintlichen E-Mail ist ein handhaberes Informationsobjekt im Geschäftsprozess geworden. Genauso funktioniert es auch auf Social-Media-Plattformen. Denkt man, man erhielte eine PN Persönliche Nachricht auf XING, auf Stayfriends, auf Facebook, wo auch immer, so ist dies immer nur ein Datenbankeintrag, zum dem ich benachrichtigt werden. Ich öffne keine eigenständige Nachricht mehr sondern blicke auf für mich bestimmte Dateninhalte eines geschlossenen Systems. Auch immer mehr Großunternehmen wie Banken bieten solche interne, sichere E-Mail-Kommunikation über Web-Interfaces.
     
  3. Alles Social, mein Freund
    Sind wir also beim Anliegen von Stefan angelegt - Social Media als Ergänzung, als Anreicherung, vielleicht zukünftig als Ersatz von E-Mail. Die Vielfalt der Kommunikations-Möglichkeiten in dieser schönen bunten Welt ist schier unendlich. Täglich komme neue Ideen hinzu. Twitter, Whatsup und Instagram gelten heute schon als veraltete Konzepte. Sprache und Bewegtbild, Mikrophone und Kameras allerorten, das ständig herumgetragene Positionsdaten-sendete private Abhörgerät - als dies verändert die Kommunikation immer schneller und einschneidender. Was an Information transortiert wird, wird dabei immer belangloser. Und im Gegensatz zu E-Mail, sowie den obigen Varianten 1 und 2, widersetzen sich die neuen Kommunikationsmedien der Nachvollziehbarkeit, Integrität, Authentizität und Dokumentierbarkeit. Damit sind sie leider schlecht für geschäftliche Transaktionen geeignet - meint unsere Generation. Diese Form von Kommunikation wird sich von der traditionellen Schriftlichkeit immer weiter wegbewegen. Sprache und Bild, Diktieren und Vorlesen lassen, automatisch übersetzen und verknüpfen lassen, den Gesamtkontext einbeziehen, alles einbeziehen - dies wird eine neue Dimension der Kommunikation bringen, die E-Mail in die Museen verdrängen wird. Ach ja, es ist noch nicht Social, wenn aus einer Social-Media-Plattform das Foto und das verlinkte Profil meines Kommunikationspartners in meinem E-Mail-Clienten erscheint.
     

Blickt man auf die heutige E-Mail, so wird die Weiterentwicklung von verschiedenen Seiten getrieben. Und Stefan hat hier Recht, einer der Treiber ist die Kombination mit Social Media. Aber ich sehe hier noch drei andere sehr wichtige Treiber:

  • E-Mail & CRM
    Die Zusammenführung von E-Mail und CRM ist eigentlich so etwas von augenfällig, dass es mir überhaupt nicht in den Sinn kommt, warum man nicht längst diese System-Kategorien zusammengeführt hat. Das CRM bietet den Kontext zum Kommunikationspartner, zusätzliche Kontext-Informationen, Historie und vieles mehr. Es macht wenig Sinn E-Mail (mit seinen immanenten architektonischen Lasten) zum CRM aufzubohren - aber umgekehrt ist der Weg vorgezeichnet.
     
  • E-Mail & Automatisierung
    Beim Thema Automatisierung wird es bald passieren, dass sich automatisierte E-Mail-Management-Systeme untereinander "unterhalten". E-Mails im Geschäftsverkehr werden zunehmend automatisch auf Grund von Attributen aus Textbausteinen zusammengesetzt. OK, die eine Seite der Automatisierung. Die andere ist die Klassifikation und semantische Erschließung von E-Mail, ausgehend wie eingehend, intern wie extern. Hiermit soll einerseits der Flaschenhals der manuellen Zuordnung und Klassifikation überwunden werden und andererseits gleich die E-Mail in ihren Sachzusammenhang - außerhalb des E-Mail-Systems in einen unternehmensweiten Information-Management-System - bereitgestellt werden. Ab in die elektronische Akte, ist die Devise. 
     
  • E-Mail & Pull
    E-Mail wandelt sich ebenso wie Kurznachrichten zum Übermittler von Verlinkungen zu eigentlich Inhalt. Single-Instancing und De-Duplication sind längst Features von E-Mail-Management-Systemen. Übermittelt wird nur ein Kurztext, erläuternd Metadaten zur automatischen Verarbeitung, ein Stub und dann der Link zum gesicherten und kontrollierten Speicherort des eigentlichen Inhalts. Pull spart nicht nur Speicherplatz und schafft Eindeutigkeit, es erlaubt auch das Nachvollziehen, ob und wann der Inhalt abgerufen wurde. E-Mail wird hier zu einem Benachrichtigungsmedium neben SMS und Collaborationssystemen, nicht mehr selbst zum inhaltlichen Träger. Dies macht auch die Bereitstellung und Sicherung auf mobilen Geräten einfacher.

E-Mail wird noch eine Reihe von Veränderungen durchlaufen, die die oben aufgeführten 3 + 3 Beispiele oder aber die nachstehenden Paradigmen von Stefan Pfeiffer touchieren. Aber sie wird in jedem Fall und irgendwie einen Ausweg aus dem derzeitigen Zombie-Kommunikationsdasein finden. Dieser Ausweg wird weniger technisch sein, sondern durch unser Verhalten geprägt werden müssen. Nennen wir es "Informationshygiene", den vernünftigen Umgang mit Information in der Kommunikation. Der psychische Druck überquellender E-Mail-Postkörbe mit dem nahezu zwanghaften Trieb sofort - und ohne Nachzudenken - zu antworten, ist Bestandteil des generellen "Communication & Information Overflow" unserer Generation. "Overflow" führt zu Überforderung, Überforderung zu Fehlentscheidungen, Ärger, Aggression, Unwohlsein, Peinlichkeiten, Mißverständnissen und letztlich zu Krankheit. Nur angemessene, gute und wichtige Nachrichten sollen uns erreichen, Spam und Negatives soll uns verschonen. Soll oder sollte. Sonst werden die Filter der großen Internet-Firmen und unser behördlicher Abschirmer dies für uns richten, was wir versäumen, in Kindergärten und in der Schule zu lehren.

Also - die E-Mail ist tot, es lebe die E-Mail!

Und abschließend - in einem Tweet schrieb Stefan an mein Team, ich solle doch was über E-Mail 2.0 schreiben [ mit :) ] . 2.0, das ist sowas von doof, E-Mail 2.0, neh (Stefan, hör Dir noch mal Deine eigenen Statements in Goodbye2null an). ZweiNull (auch "00" geschrieben), so etwas pinnen sich doch nur Telekom, GMX, 1x1 & Co. vor den Bauch. Was wir brauchen ist E-Mail 42.0, kontrollierte Gedankenübertragung mit druck- und archivierbarem Gedächtnisprotokoll. :)  

Frohe Festtage!

Ulrich Kampffmeyer

 

===== Stefan Pfeifer === 10 Paradagimen zur E-Mail der Zukunft ======

  1. E-Mail der Zukunft ist kein klassisches E-Mail mehr. Es ist ein persönliches ‘System of Engagement’, das dabei hilft, die täglich anfallenden Aufgaben effizient zu erledigen.
  2. In der Kommunikationszentrale E-Mail fliessen Funktionen von Social Software, von Instant Messaging, Audio und Video zusammen.
  3. Andere Systeme ‘kapern’ E-Mail und lassen die Anwender dort direkt Arbeit erledigen, ohne dass der Klient verlassen werden muss. (Embedded Experience).
  4. E-Mail manuell sortieren gehört sofort abgeschafft. Das System muss E-Mails verschlagworten (taggen), sortieren und auch (wo notwendig rechtssicher) ablegen. Der Anwender lernt dabei das System maximal an.
  5. Manuell eingerichtete Ordnersystems sind out. E-Mails bzw. Vorgänge und Sachverhalte finden muss einfach und zuverlässig funktionieren.
  6. Und daran anschliessend: E-Mail der Zukunft stellt automatisch Kontext her, blendet zu einem Sachverhalt die vorhandenen, zugehörigen Informationen ein, die im E-Mail-System, aber auch im sozialen Netzwerk oder anderen angedockten Systemen liegen.
  7. Kognitive Systeme werden zum Backend von E-Mail der Zukunft und unterstützen dabei, den beschriebenen Kontext herzustellen. Sie unterstützen, erleichtern die Arbeit, nehmen aber nicht die persönliche Entscheidung ab.
  8. Ein No-Brainer: E-Mail muss heute mobil und auf allen Endgeräten, von Smart Phone über Tablet bis zum Computer, verfügbar zu sein.
  9. Mobile Nutzergewohnheiten führen auch dazu, dass die ‘normalen’ E-Mail-Klienten einfacher und benutzerfreundlicher werden.
  10. Neben allen neuen technologischen Fortschritten ist es auch weiter notwendig, die Flut von E-Mails durch eigenes Verhalten und ‘besseres’ Arbeiten einzudämmen.

Kommentare

E-Mails kosten einen Arbeitstag pro Woche | SPON

Ja, ja, die Kritik an E-Mail geht weiter. Im Spiegel online schreibt Verena Töpper zu einer aktuellen BAIN-Studie: "Zeitverschwendung im Job: E-Mails kosten einen Arbeitstag pro Woche" http://bit.ly/SPON-Email . Eine alternative Lösung - außer mehr Disziplin beim Schreiben und einfach zwischendurch (Urlaub) alles löschen - bietet sie nicht an.

Das Buch zur Blogparade "Der Tägliche E-Mail-Schmerz"

Stefan Pfeiffer hat nun  die Zusammenfassung der Blogparade "E-Mail der Zukunft" #MailZukunft als E-Book veröffentlicht: bei PROJECT CONSULT, auf Scribd und bei der Computerwoche. Derzeit sind es 69 Seiten und es kommt vielleicht noch ein kleiner Anhang mit weiteren Links dazu.
Inhalt

Vorwort

Stefan Pfeiffer
Der tägliche E-Mail-Schmerz und was erwarte ich von Mail der Zukunft. Aufruf zur Blogparade
 
Bert Oberholz
How to reduce our E-Mail load

Jörg Allmann
Domestizieren der Mail-Welle

Uwe Hauck:
E-Mail ist doof, aber nicht tot

Ulrich Kampffmeyer
Der tägliche E-Mail-Schmerz

Martin Meyer-Gossner
Die E-Mail ist ein Kutscher und für Alte

Sebastian Thielke
E-Mail, Social Business und das sture Verhalten

Frank Hamm
Mein E-Mail-Wunschzettel

Stefan Pfeiffer
E-Mail regiert die Geschäftswelt - Luft nach oben für die Mail der Zukunft

Jörg Schiemann
Das Mailprogramm der Zukunft

Herbert Wagger
#MailZukunft = KalenderZukunft = Arbeit 4.0

30 Jahre E-Mail: SPON greift das Thema E-Mail-Schmerz auf

Im SPIEGEL ONLINE findet sich unter dem Titel "30 Jahre E-Mail in Deutschland: Unerträglich, unverzichtbar" eine Kolumne, die auch die Themen der Initiative #mailzukunft aufgreift: http://bit.ly/SPON-EMail. "30 Jahre E-Mail" ist vielerorts ein Thema, jedoch Lösungen werden selten präsentiert.
 
P.S. Am 3. August 1984 traf um 10.14 Uhr die erste E-Mail aus den USA auf einem Server der Universität Karlsruhe ein. Ich war damals in Karlsruhe beim Fraunhofer IITB, sozusagen nur ein Institut weiter - und habe es nicht mitbekommen. Meine erste E-Mail ging erst zwei Jahre später über den sogenannten Wissenschaftlerarbeitsplatz, ein XEROX Star System, ins CSNET.

Chat-Protokoll: E-Mail der Zukunft

IBM & ComputerWoche haben als Bestandteil der Initiative "Der tägliche E-Mail-Schmerz" am 4.6.2014 von 14:00 bis 15:00 einen Chat zum Thema "„Mail“ der Zukunft – arbeiten statt bearbeiten?" durchgeführt. Der Chat kann hier http://bit.ly/CWchat-Email nachgelesen werden.
Das Intro des Chat:
"E-Mail als digitales Kommunikationsmedium der Wahl wird angesichts der anhaltenden Spam-Flut und anderen E-Schrotts mittlerweile heiß diskutiert. So erhält ein Berufstätiger heute im Schnitt 85 Mails pro Tag – Tendenz steigend: Laut Radicati Group wird das elektronische Postaufkommen im beruflichen Umfeld bis 2015 um 7 Prozent wachsen. Angeprangert wird in diesem Kontext vor allem die immer zeitaufwändigere Suche sowie das umständliche Sortieren und Ablegen der digitalen Post: Einer McKinsey-Erhebung zufolge fließen mittlerweile 28 Prozent der Arbeitszeit allein in das Suchen und Bearbeiten von Mails.
Höchste Zeit, die berufliche Kommunikation in die Neuzeit zu heben! Oder nicht? Wie sieht Ihr Kommunikationsalltag aus? Sind Sie zufrieden oder glauben Sie, dass E-Mail mittelfristig anders gearteten Lösungen weichen muss?
Lassen Sie sich von Experten erläutern, wie die nächste „Mail“-Generation aussehen könnte, was in Sachen Effizienzsteigerung technologisch möglich ist, und wie sich das Thema digitale Kommunikation strategisch angehen lässt.
"

"E-Mail Made in Germany" & DANE

In meinem Beitrag habe ich auf die sehr verspätete Reaktion zum Thema Verschlüsselung unserer heimischen Anbieter hingewiesen, die unter dem Titel "E-Mail Made in Germany" (hier inoffiziell "EMMiG" genannt) nun dem BND, der NSA und all den anderen die Stirn bieten will. Tioll ist das Verfahren nicht und bekannt außerdem. In Blogs und Foren finden sich auch zahlreiche Artikel, die sich mit der Allianz der Anbieter und dem Ausgrenzen anderer beschäftigen.
Doch nun gibt es doch ein Indiz, dass es sicheres Leben auch außerhalb von "EMMiG" gibt:  DANE (DNS-Based Authentication of Named Entities) ist Linux-basiert und wird nun für den Server bund.de verwendet.
In einem Artikel auf Heise.de "Bund sichert überraschend Mailtransport per DANE ab" vom 23.05.2014 wird beschrieben, wie der Bund sich dem Thema "EMMiG" entzieht: "Der Bund gehört nun zu den ersten Nutzern der modernen DANE-Technik, mittels der sich der TLS-verschlüsselte Mail-Transport absichern lässt. DNS-Based Authentication of Named Entities beseitigt verschiedene Schwachstellen der üblichen Transportwegverschlüsselung TLS und erhöht so die Sicherheit beim verschlüsselten Transport von E-Mails und auch beim Zugriff auf Webseiten. Als erster Mail-Anbieter hatte das Berliner Unternehmen Posteo das Verfahren auf seinen Mail- und Web-Servern zugleich eingeführt."

sehr guter Artikel

vielen Dank für diesen Artikel.
Gerade die Betrachtung der angeblich sicheren Mail Entwicklungen De-Mail und E-Post-Brief ist sehr gelungen.

Auch den aufgelisteten Treibern kann ich nur Zustimmen.
Sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Umfeld stelle ich vermehrt fest, wie häufig doch Mails eingehen, die lediglich Links zu den eigentlichen Inhalten oder Dateianhänge beinhalten.

Dabei ist es heutzutage so viel einfacher solche Inhalte zu teilen. Nicht nur die zahlreichen Social Media Kanäle bieten sich hier an, auch kleine Tools, wie zB Pushbullet, gehen diesen Weg.

Erster Überblick zur Blogparade #MailZukunft

In der ComputerWoche gibt es hier http://ibmexperts.computerwoche.de/social-business/artikel/blogparade-zur-e-mail-der-zukunft-erste-beitraege-im-netz eine erste Zusammenfassung zur Blogparade "E-Mail der Zukunft". An der Blogparade kann man sich bis 30.6.2014 mit Artikeln im eigenen Blog oder auf http://digitalnaiv.com/2014/04/02/de-der-tagliche-e-mail-schmerz-und-was-erwarte-ich-vom-mail-client-zukunft-aufruf-zur-blogparade/ beteiligen. In jedem Fall eigene Beiträge auf der Blogseite von Stefan Pfeiffer verlinken, auf dass sie auch gefunden und gesdammelt werden können.

Blogparade "E-Mail der Zukunft"

Den Initialbeitrag von Stefan Pfeiffer (@DigitalNaiv) gibt es hier:
http://digitalnaiv.com/2014/04/02/de-der-tagliche-e-mail-schmerz-und-was-erwarte-ich-vom-mail-client-zukunft-aufruf-zur-blogparade/
 
Weitere Blog-Beiträge der Parade finden sich hier:
 
Uwe Hauck (@Bicyclist) im Blog "LIving the Future": "Blogparade zur Zukunft der EMail: EMail ist doof, aber nicht tot."
http://www.livingthefuture.de/2014/04/06/blogparade-zur-zukunft-der-email-email-ist-doof-aber-nicht-tot/
 
Bert Oberholz (@BertOberholz) im Blog "Bert's Two Cents": "How to reduce your email load
http://berts2c.de/how-to-reduce-your-email-load/
 
Frank Hamm (@fwhamm) im "Injelea" Blog: "Mein Email-Wunschzettel"
http://injelea-blog.de/2014/04/27/mein-email-wunschzettel/
 
Sebastian Thielke (@SThielke) im Blog "Cloudprise!": "E-Mail, Social Business und das sture Verhalten"
http://cloudprise.wordpress.com/2014/04/25/e-mail-social-business-und-das-sture-verhalten/
 
Andreas Richter (@...) im "GBS-Blog": "Always on: wer gibt eigentlich den Takt vor?"
http://blog.gbs.com/trends-markt/always-on-takt-vorgeben
 
Weitere Posts zur Blogparade werden hier nachgetragen.
 

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