Nebenwirkungen der GoBD

Nebenwirkungen der GoBD

Die GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (http://bit.ly/GoBD_2014) haben eine Reihe erwarteter und unerwarteter Auswirkungen.

Zu den erwarteten Auswirkungen mit Durchslagskraft gehören Passagen der GoBD, wie 

  • die Gültigkeit für alle alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften, auch Einzelunternehmer,
  • die Zusammenführung bisher getrennter steuerrechtlicher (GDPdU) und handelsrechtlicher (GoBS) Vorgaben,
  • die Präferenz für originäre, elektronisch auswertbaren Informationen,
  • die verstärkte Forderung nach Verfahrensdokumentation oder
  • die unmittelbare Wirksamkeit ohne Übergangsfrist.

Zu den nicht erwarteten Nebenwirkungen (standen nicht im "Beipack-Zettel") gehörte auch die Wiederaufkommen des "Zertifikats-Unwesens". Anbieter werben inzwischen damit, dass ihre Software durch Unabhängige auf Erfüllung der GoBD-Vorschriften geprüft und zertifiziert worden ist. Dies hatten wir schon bei den GDPdU. Die Zertifikate sind nichts wert. Die GoBD sagen eindeutig und gleich mehrfach in Abschnitt 12 "Zertifizierung und Software-Testate":

[179] Die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination der DV-Systeme
für die Erfüllung außersteuerlicher oder steuerlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität
der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. Dies gilt umso mehr,
als weitere Kriterien (z. B. Releasewechsel, Updates, die Vergabe von Zugriffsrechten
oder Parametrisierungen, die Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen Daten)
erheblichen Einfluss auf die Ordnungsmäßigkeit eines DV-Systems und damit auf
Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen haben können.

[180] 180 Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungsmäßigkeit
DV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer
steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt.

[181] „Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter können bei der Auswahl eines Softwareproduktes
dem Unternehmen als Entscheidungskriterium dienen, entfalten jedoch aus den in
Rz. 179 genannten Gründen gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.

Ein Anwalt meint sogar, das Werben mit einer Selbstverständlichkeit wie die Erfüllung gesetzlicher VOrgaben sei abmahnfähig (http://bit.ly/GoBD-Abmahnung). Aber offenbar greift das Thema Zertifikate inzwischen auf andere Anbieter über. Irgendwann wird sich kaum ein Anbieter mehr dem Zwang, ein solches Zertifikat vorzuweisen, entziehen können. Damit wird genau das Gegenteil erreicht von dem, was die Autoren der GoBD gewollt haben. Bleibt zu hoffen, dass die Anwender der Software sich durch das "Zertifikat" nicht in eine falsche Sicherheit wiegen lassen. Das Zertifikat sagt nur aus, dass bei entsprechendem Einsatz der Software, korrekten Daten und Prozessen, richtiger Nutzung und sicherem Betrieb, die Software die Vorgaben der GoBD erfüllen KANN. Einige meinen allerdings, dass eine Prüfung der Software auch positiv zu sehen ist, weil sich mancher Anbieter im Bereich der Vor- und Nebensysteme nie so recht um GoBS, GDPdU und GoBD gekümmert hat (http://bit.ly/GoBD-Differenzierung). Es gibt also noch Diskussionsbedarf. Immerhin hat auch das Forum Elektronische Steuerprüfung sich mit einem schönen Beispiel gegen den Zertifikats-Wahn gewandt: http://bit.ly/ZertifikatsWahnsinn

Aber im Hintergrund tun sich weitere GoBD-Fronten auf.

Immer häufiger wird beim Thema Verfahrensdokumentation auf eine Musterverfahrensdokumentation des BSI verwiesen (nein, wir verweisen und verlinken auf diese nicht!). Diese findet sich auf der BSI-Webseite zur TR 03138. Klingt so weit für den normalen Nutzer "ungefährlich". Aber was steht denn in dieser "Exemplarische Verfahrensanweisung Ersetzendes Scannen (Resiscan)"? Ja, der gebildete ECMler hat es erkannt. Es geht um das ersetzende Scannen mit Signieren. Es ist noch nicht einmal eine vollständige Verfahrensdokumentation nach GoBD, sondern betrifft nur den Scan-Erfassungsvorgang. Die Integritätsanforderung in "2.5.5 Integritätssicherung" ist noch leer und neutral, aber hier und da findet sich dann doch immer wieder der Hinweis, z.B. bei Outsourcen, das doch die Vorgaben der TR 03138 selbst, also mit Signieren, zu berücksichtigen sind. Ansonsten sind die Angaben und der Aufbau für den Teilprozess Scannen durchaus OK, aber treffen für handels- und steuerrechtlich relevante Informationen nur eingeschränkt zu. Besonders das Thema "Signieren" kommt im Scann-Prozess in den GoBD (Abschnitt 9.3) nicht vor. Randziffer 138 sagt es ganz deutlich

[138] Für Besteuerungszwecke ist eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht erforderlich. 

Also, beim Benutzen der Checkliste des BSI die fehlenden Teile der GoBD-Vorgaben ergänzen und natürlich die elektronische Signatur und das Nachsignieren ignorieren.

Kommentare

Erhöhen die GoBD die Steuerlast? rückwirkend?

<Zitat>"GoBD: Neue Verfügung zur Buchführung könnte Steuerlast für Unternehmen erhöhen
Die Oberfi­nanz­di­rek­tion NRW hat Ende Juli eine Verfü­gung zu den »Grund­sätzen zur ordnungs­mä­ßigen Führung und Aufbe­wah­rung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unter­lagen in elektro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff« – kurz GoBD – erlassen. Aktuelle Betriebs­prü­fungen zeigen, dass bei nahezu allen Unter­nehmen Handlungs­be­darf besteht. Betriebs­prüfer prüfen vorge­legte Bücher und Aufzeich­nungen zuneh­mend auf rein formelle Fehler. Folge sind Straf­zu­schät­zungen, die Steuer­mehr­be­las­tungen in Höhe von 8 bis 10 % des Jahres­um­satzes verur­sa­chen können.
Betroffen von den GoBD ist jedes Unternehmen
»Die Gangart der Finanz­ver­wal­tung wird jetzt spürbar verschärft. Die Verfü­gung der Oberfi­nanz­di­rek­tion NRW erlaubt es den Betriebs­prü­fern sogar, die eigent­lich erst seit 2015 geltenden Anfor­de­rungen in noch nicht abgeschlos­senen Betriebs­prü­fungen anzuwenden. Spätes­tens mit dieser Verfü­gung sollten Unter­nehmen die GoBD umsetzen, um das Risiko einer höheren Steuer­be­las­tung als Folge einer Betriebs­prü­fung gering zu halten«, empfiehlt Thomas Nöthen, Wirtschaftsprüfer/ Steuer­be­rater und Partner der DHPG. Betroffen von den GoBD ist jedes Unter­nehmen – von der kleinen Arztpraxis bis hin zum Großunternehmen."</Zitat>
 
Es handelt sich dabei um die Verfügung der OFD NRW: 
"Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen | Verfügung | Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht der digitalen Grundaufzeichnungen - § 238 HGB, §§ 140, 145 - 147 AO | S 0316-2015/0006-St 432a | gültig ab: 28.07.2015"
 
Wie erwartet ist NRW Vorreiter bei der verschärften Auslegung der GoBD. Kritisch war bereits, dass es keine Übergangsfrist in den GoBD gibt und diese unvermittelt ab 1.1.2015 gelten. Dass dies nun rückwirkend auch für die Zeiträume vor dem 1.1.2015 gelten soll, ist "Auslegungssache" und wird sicher noch zu Diskussionen führen.
 
Unser nächstes Seminar zur Verfahrensdokumentation und zu den GoBD: 18.02.2016

Weiter mit Papier?

Kuriosum 1:
Es mehren sich aus meinem Bekanntenkreis die Informationen, dass auf GoBD-Veranstaltungen von IHKs, Steuerberatungsgesellschaften und anderen häufig von elektronischen Dokumenten, also der Aufbewahrung von gescannten Dokumenten, E-Mails mit Dokumenten usw., abgeraten wird, da dies zu "unsicher" sei und "in den GoBD nicht gewollt sei". 
Genau das Gegenteil ist der Fall!  
Die Finanzbehörden wollen elektronische Daten auswerten, elektronische Dokumente recherchieren und sogar freiwillig per OCR erzeugte Dateinen von Belegen elektronisch durchforsten. Wenn man scannt, ist das Papier aus dem weiteren Bearbeitungsprozess zu entfernen. Alles läuft auf die elektronische Verarbeitung und Aufbewahrung hin. Und dann gehen die Referenten auf solchen Veranstaltungen bei und verunsichern die Teilnehmer ... man solle sich nicht auf ECM, Dokumentenmanagement oder elektronische Archivierung einlassen. Da laufen dann alle Informations- und Missionsbemühungen der Branche ins Leere!
Wer hat noch "sachdienliche" Hinweise zu solchen Veranstaltungen? Bitte hier posten!
 
Kuriosum 2:
Manche Wirtschaftsprüfer und Steuerberater empfehlen zertifizierte Software zu kaufen und zu nutzen - HALLO - hat denn keiner die GoBD oder die Diskussion hier bei uns (http://bit.ly/SAGE-GoBD) gelesen? Produkt-Zertifikate sind nichts wert! Wahrscheinlich ist da das Zertifizieren durch Wirtschaftsprüfer Vater des Gedanken, als ob man nicht durch die Prüfungen der Lösungen vor Ort - was richtig ist - genug Geld verdient.
Auch hier wünschen wir uns "sachdienliche Hinweise", wo und in welcher Form dies auch noch propagiert wird.
 
Danke fürs Mitmachen!
Ulrich Kampffmeyer

Feedback akueller IHK Veranstaltungen

Als GF und Repräsentant von amagno war ich auf einer IHK Veranstaltung und eine Vertriebskollege berichtete mir vorab von einer anderen IHK Veranstaltung - beide zum Thema "Digitalisierung im Mittelstand". Für uns als Anbieter waren die Events eine "surreale Situation". Namhafte Vertreter des Staates bewarben ganz klar:

1. Bereits seit 20 Jahren darf man scannen und Papier vernichten. Das gab es bereits schon zum Zeitpunkt der Microfiches.

2. Die vielfach beworbenen "Softwarezertifizierungen" interessieren nicht, sondern dienen vielfach nur als unberechtigter "Angstnehmer" (Marketinginstrument). Es wurde sogar ganz klar von den Zertifizierungsaussagen dieser Anbieter abgeraten.

Der Staat und die Finanzbehörde machten also "Mut". Dann kam kamen die Vertreter der Wirtschaftsprüfer und Steuerberater mit der mehrfachen Aussage: "Werfen Sie Ihr Papier erstmal nicht weg, die Rechtslage ist noch zu unklar". Zur deutlichen Verwunderung der behördlichen Vertreter.

Ergebnis: Bei den Gesprächen waren die Unternehmen so verunsichert, dass sie

a) Das Geld für eine Verfahrensdokumentation nicht aufbringen, weil sie
b) Die Papierdokumente nicht vernichten werden "Dann können wir gleich beim Papier bleiben, das klappt zumindest."

So wird das nichts mit "Digitalisierung im Mittelstand" - die durch die GoBD/AO quasi Pflicht für jedes Unternehmen wird.

Meiner Meinung nach, ist ein ordentlicher protokollierter Scanvorgang, Emailarchivierung und Dateiablage 1000x sicherer als die Ablage eines Blattes Papier in einem Büro. Mit allen ergänzenden Vorteilen - Suchzeiten einsparen, Sicherheit vor unsachgemäßer Vernichtung, Qualität in der Auskunft für Service des Unternehmens erhöhen, geregelte transparente Geschäftsprozesse digital steuern etc.

Ich sehe uns als Anbieter in der Pflicht, das Thema "Verfahrensdokumentation" für die Unternehmen so einfach wie möglich zu machen, beispielsweise mit Standardverfahrensdokumentationen (wenn die Unternehmensprozesse dies ermöglichen).

Dann sollte auch endlich die Angst verschwinden und die Unternehmen in der letzten Disziplin, dem digitalen Arbeitsplatz, an Fahrt gewinnen. Es darf nicht sein, dass ausgerechnet in Deutschland die "Digitalisierung im Mittelstand" scheitert.

Jens Büscher, amagno Digital Workplace

Leider viel Quatsch im Umlauf

Ja, die Verwirrlage ist deprmierend. Es wird so viel Unsinn zu den GoBD verzapft.
Allerdings kann man die Vertreter der Steuerberatenden Berufe durchaus verstehen. Die GoBD sind ja zunächst mal der Wunschzettel der obersten Finanzbehörde. Juristisch aufgearbeitet ist die Sache noch lange nicht.

Leider findet sich aber auch in Ihrem Beitrag/Kommentar eine Prise Unfug:

So wird das nichts mit "Digitalisierung im Mittelstand" - die durch die GoBD/AO quasi Pflicht für jedes Unternehmen wird.

Das ist - Entschuldigung! - völliger Quatsch. Die GoBD schreiben niemandem eine Digitalisierung von Papierbelegen vor. Es wird lediglich verlangt, dass elektronische Belege auch elektronisch zu archivieren sind. Dabei sind die Vorgaben der GoBD aber teilweise auch sehr bedenklich. Da ist ganz allgemein von PDF die Rede und gleichzeitig soll eine Manipulationssicherheit gewährleistet sein. Digital und Fälschungssicher geht nunmal nicht gut zusammen...

Ich gebe Ihnen Recht: eine Verfahrensdokumentation stellt eine große Hürde für kleinere Unternehmen dar, noch mehr der möglichst lückenlose Nachweis ihrer Einhaltung. Muster und Hilfe bei der Erstellung und Umsetzung, vor allem auch auf einer Ebene, die für kleinere Unternehmen beherrschbar ist, tun da Not. Die bisher im Umlauf befindlichen Muster sind entweder am Thema vorbei oder schlichtweg zu Mächtig für "Normalverbraucher".

Aufbewahrung und Vorlage von Papierbelegen

Hallo Herr Büscher,

Ihren Ausführungen kann ich mich nur anschließen. Was da zum Teil auf den (IHK-)Veranstaltungen erzählt wird, macht uns das Leben nicht gerade einfacher.

Zu der Aussage "1. Bereits seit 20 Jahren darf man scannen und Papier vernichten. Das gab es bereits schon zum Zeitpunkt der Microfiches." möchte ich jedoch ergänzen: sofern dem keine anderen gesetzlichen Bestimmungen entgegen stehen.

Wir habe gerade aktuell den Fall, dass der Kunde eigentlich "alles richtig" gemacht hat. Jetzt kommt aber der Landesrechnungshof und verlangt doch "Papierbelege", weil das in der Landeshaushaltsordnung so in den "Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur institutionellen Förderung" bzw. "Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung" bestimmt ist.

Der Kunde muss jetzt weiterhin einige Rechnungen in Papierform aufbewahren, andere Belege können vernichtet werden. Da bleibt also noch viel zu regeln.

Beste Grüße nach Oldenburg
Ulrich Schmidt

RESISCAN und die GoBD

Naja, eigentlich ist alles gesagt: die BSI-Richtlinie ist von ihrem Bezug zu den GoBD her recht leichtgewichtig. Eine Verfahrensdokumentation zum Umgang mit Belegen und zur Aufzeichnung ven Geschäftsvorfällen, die einerseits die Einarbeitung von Neulingen in die Buchhaltung eines Unternehmens erleichtern soll, aber eben vor allem auch die Arbeitsweise zur Führung geschäftlicher Aufzeichnungen belegen soll und damit dem Betriebsprüfer darstellen soll, wie denn die vorgelegte Buchhaltung zustande gekommen ist, ist deutlich mehr als nur die Beschreibung eines Scanvorgangs. Das gilt natürlich insbesondere dann, wenn ein Unternehmen gar nicht ersetzend scannt. Die GoBD verpflichten ja gar nicht dazu, dies zu tun, auch wenn dies häufig suggeriert wird.

In solchen Fällen ist eine Verfahrensdokumentation zur Archivierung von Belegen, papiergebundener und elektronischer, deutlich wichtiger ;-).

Es gibt da ja auch noch die viel besungene Muster-Verfahrensanweisung der Steuerberaterkammer. Sie ist leider auch in erster Linie auf das ersetzende Scannen ausgerichtet und blendet die anderen Aspekte der Beleg-Archivierung fast komplett aus. Wir haben für Kontolino!-Nutzer auf Basis dieses Musters zwei verschiedene, deutlich konkretere Vorlagen erarbeitet. Eine davon ist tatsächlich für die Nutzer gedacht, die nur elektronische Belege elektronisch archiviert, wie in den GoBD gefordert, und Papierbelege weiterhin im Original aufbewahren. (Für Interessierte unser blog-Beitrag dazu).

Ansonsten: ich beobachte auch mit großer Freude, wie die GoBD so durchmassiert werden und sich viele amüsante Falschaussagen und Suggestionen finden lassen, die potentielle Kunden für Dienstleistungen und Produkte gewinnen sollen...

Die Diskussion um ein #GoBD #Zertifikat geht weiter ...

Die Diskussion um den Wert von sogenannten Zertifikaten & Siegeln nach GoBD hat in unserem Blog zwei weitere Kommentare erhalten:
Harald Becker schreibt zu "(Un)sinn von Zertifikaten http://bit.ly/1KA4LKT
Alfried Knöpfle spinnt die "Analogie StVo/GoBD" weiter http://bit.ly/1JM0Vs6
# GoBD #Zertifikat 

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