Der Klassiker wird aufgefrischt: ECM mit SharePoint

Cover DOK Magazin Mai/Juni 2012

Kein Produkt hat die klassischen Hersteller von ECM-Lösungen vermeintlich mehr bedrängt als SharePoint. Wurden die ersten Versionen noch als Schmalspurlösungen zur Einrichtung von einfachen Projekträumen und ähnlichem abgetan, finden sich SharePoint heute in geschätzt 50% der Unternehmen. „If you can’t beat them, join them”. Nach diesem Motto bieten heute die meisten Hersteller von ECM-Schnittstellen für oder Integration mit SharePoint an.Da kann eine ECM-Suite schnell auf eine Archivkomponente für die sichere Langzeitaufbewahrung reduziert werden. Nicht wenige Marktbeobachter sagen deshalb ein großes Sterben bei Anbietern von ECM-Lösungen voraus.Dem widersprechen allerdings die aktuellen Geschäftszahlen gerade der deutschen Hersteller –denn die meisten konnten Umsatz und Gewinn steigern.

Was hat es also mit Microsoft SharePoint und ECM auf sich? Ist SharePoint ein ECM-System und damit ein direkter Wettbewerber zu den „klassischen“ Anbietern? Wo liegen die Stärken und Schwächen und damit die Herausforderungen?

SharePoint und dessen Einordnung im ECM

ECM ist das am Markt gängige Akronym für „Enterprise Content Management“. Der Begriff selbst wurde vom amerikanischen Branchenverband AIIM geprägt.Gemeint ist damit der Umgang mit sämtlichen, nicht auf reinen Daten basierenden Inhalten im Unternehmen (siehe Bild 1).Dokumentenmanagement (DM), Kollaboration (Collab), Web Content Management, Records Management (RM) und Workflow Management (WF) bzw. Business Process Management (BPM) stellen die in ECM enthaltenen Funktionalitäten dar.

Bild 1: ECM-Modell der AIIM®

Mit „SharePoint“ bezeichnet man eine Plattform von Microsoft mit verschiedenen Produkten und Technologien. Microsoft positioniert SharePoint als “die Business Plattform für Zusammenarbeit im Unternehmen und im Web“. Besonders herausgestellt werden dabei die Möglichkeiten für die Zusammenarbeit von Projektteams innerhalb und außerhalb des Unternehmens und die Eignung als Plattform, um neue Prozesse schneller zur Verfügung zu stellen.

Es sollen hier weder die Bausteine von SharePoint erklärt noch über die Inhalte und Einordnung einzelner Komponenten von ECM philosophiert werden. Es geht hier allein um den Einsatz von SharePoint im ECM-Umfeld sowie die Abgrenzung – oder, positiver gedacht – um das Zusammenspiel von SharePoint und den klassischen ECM-Lösungen.

PROJECT CONSULT bewertet die ECM-Funktionalität von SharePoint 2010 wie in Bild 2 dargestellt:

Bild 2: Einordnung von SharePoint in ECM nach PROJECT CONSULT

(DAM = Digital Asset Management, DM = Dokumentenmanagement, WCM = Web Content Management, RM = Records Management, WF = Workflow, BPM = Business Process Management)

In der Einordnung nach dem ECM-Modell von AIIM ist ein wichtiger Baustein von SharePoint nicht berücksichtigt: Communities. Unter diesem Überbegriff sind alle Technologien in SharePoint zusammengefasst, die es ermöglichen, sich in formellen wie informellen Netzwerken auszutauschen. SharePoint besitzt umfangreiche Features aus dem Web 2.0 wie Wikis und Blogs, die Möglichkeit für Tagging, News Feeds über Aktivitäten der Kollegen u.Ä. In der Integration von sozialen Medien ist Microsoft als Marktführer zu bezeichnen. Die AIIM selbst hält Social Media seit längerem für einen marktbeherrschenden Trend bei ECM.

SharePoint – Stärken und Schwächen

Man kann die Stärken und Schwächen der einzelnen Komponenten von SharePoint in folgendem Stärken- und Schwächen-Profil zusammenfassen:

Tabelle 1: Stärken- und Schwächen-Profilvon SharePoint

Verglichen mit traditionellen ECM-Systemen kann man folgendes Stärkenprofil aufstellen:

Tabelle 2: SharePoint vs. traditionelle ECM-Systeme

Eine Form der Collaboration: SharePoint+ECM

SharePoint kann innerhalb der ECM-Umgebung eines Unternehmens in drei verschiedenen Varianten eingesetzt werden:

  • SharePoint als primäre Benutzeroberfläche und als Repository für alle ECM-Anwendungen
  • SharePoint als primäre Benutzeroberfläche und integriert in eine klassische Archivlandschaft
  • SharePoint und die übrigen ECM-Systeme mit klassischer Archivfunktion werden parallel betrieben. SharePoint wird dann schwerpunktmäßig als Portal für Dokumente und Collaboration eingesetzt.

Natürlich sind innerhalb dieser drei Basisvarianten diverse Feinabstufungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten möglich. Bei den letzten beiden Varianten muss vor allem die Integration in die klassische Archivlandschaft geklärt werden, z.B.:

  • Bis zu welchem Zeitpunkt werden in Arbeit befindliche Dokumente in SharePoint gehalten und ab welchem Fertigstellungsgrad werden sie in ein Archivsystem, gegebenenfalls mit Fixed Content Speicher, übernommen?
  • Soll die Übergabe zwischen SharePoint und einem Archivsystem automatisiert, teilautomatisiert oder manuell erfolgen?
  • Sollen archivierte Dokumente noch zusätzlich als Kopien in SharePoint gehalten werden?

SharePoint kann in verschiedenen Szenarien in Koexistenz mit bestehenden ECM-Systemen eingesetzt werden. Die Frage ist hierbei, welches System welche Funktionalitäten abdeckt, und insbesondere, wo welche Dokumente und Metadaten verwaltet werden. Häufig finden sich in beiden Systemen Lösungen zur Aktenverwaltung bzw. zum Records Management, für Collaboration oder ein Web-Interface. Beispiele möglicher Szenarien für die Koexistenz zwischen SharePoint und ECM-Systemen können sein:

Tabelle 3: Mögliche Aufteilung der Funktionalitäten von SharePoint und ECM-System

Ein sehr guter Standard für die Zusammenarbeit von SharePoint mit ECM-Systemen ist CMIS (Content Management Interoperability Services). CMIS wurde zunächst von EMC, IBM und Microsoft, später auch Alfresco, Open Text, Oracle und SAP entwickelt und auf den Markt gebracht. CMIS kann helfen, die sich überlappenden Funktionalitäten der verschiedenen Systeme zu beherrschen.

Ein weiterer Aspekt, der berücksichtigt werden muss, sind die Veränderungen der Arbeitsweisen bei der Einführung von SharePoint, vor allem in der Team- und Projektarbeit. Dies muss mit entsprechendem Change Management begleitet werden, um Akzeptanzproblemen und einem nicht effizienten Einsatz der Anwendungen entgegenzuwirken. Auch alle ECM-Anwendung müssen innerhalb einer ECM-Gesamtstrategie individuell betrachtet werden. Anderenfalls drohen Ineffizienzen durch doppelt genutzte Funktionalitäten und falsch konzipierte Schnittstellen. SharePoint bekommt im Rahmen einer ECM-Strategie eine hohe Bedeutung als Middleware zwischen Benutzer und Archivkomponenten sowie als ein Kommunikations- und Kollaborationsmedium.

Kurzes Fazit

SharePoint 2010 ist tatsächlich dabei, in vielen Unternehmen der Standard für Dokumentenmanagement zu werden – oder ist es schon. Für Teamarbeit und Kollaboration, die Einbindung sozialer Medien sowie die Verbindung von Inhalten über Intranet und/oder Extranet stellt SharePoint bereits heute eine der besten am Markt befindlichen Lösungen dar.

Die eingangs aufgeworfenen Fragen können daher wie folgt beantwortet werden:

  • Ja, SharePoint ist ein ECM-System, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität. Es ist damit ein direkter Wettbewerber zu den „klassischen“ Anbietern.
  • Es gibt bereits viele erfolgreiche Integrationsprojekte mit ECM-Systemen. Die Herausforderungen für die Wettbewerber liegen vor allem in einer klaren Strategie unter Einbeziehungvon SharePoint. Gegen SharePoint wird ein ECM-Anbieter am Markt nur schlecht bestehen können.
  • Sieht man sich die positiven Zahlen der führenden ECM-Hersteller an, kann eine Interpretation lauten: SharePoint vernichtet nicht den ECM-Markt, sondern beflügelt ihn. Der ECM-Markt konnte in der Vergangenheit nie die von Analysten vorhergesagten Umsatzzahlen erzielen. Durch SharePoint scheint ECM den entsprechenden Stellenwert am Markt zu erreichen.

Die eigentlichen Herausforderungen liegen aber bei den Anwendern selbst. Die vielfältigen Möglichkeiten zum Einsatz von SharePoint sowie dessen Schwächen zwingen zur Entwicklung einer unternehmensweiten ECM-Gesamtstrategie für den Einsatz von SharePoint. Darauf soll in einem weiteren Artikel eingegangen werden.

Den Artikel von Joachim Hartmann finden Sie auf DOKmagazin.de: http://bit.ly/JcjeX4 und als PDF-Version: http://bit.ly/JLF084 .