Elektronische Archivierung und Rechtsfragen des Dokumentenmanagements

Zweitägiges Seminar zur elektronischen Archivierung und den Rechtsfragen im Dokumentenmanagement. Am ersten Tag werden vormittags Umfeld, Definitionen und Architekturen von elektronische Aufbewahrungs- und Archivierungssystemen behandelt. Der Nachmittag beschäftigt sich mit rechtlichen Fragen, Aufbewahrungsfristen und Verfahrensdokumentationen. Der zweite Tag beginnt mit einer Auswahl verschiedener Schwerpunktthemen nach Teilnehmerwunsch und setzt sich mit dem Thema Standards im Archivierungsumfeld fort. Am Nachmittag werden die Themen Archivspeicher, Migration, Maturity Matrix und Weiterentwicklung behandelt.
Durch die oben genannten Themen des Seminars erhalten die Teilnehmer ein fundiertes Wissen um ihre eigenen geplanten oder vorhandenen Lösungen entsprechend rechtlichen Vorgaben und Verfügbarkeit zu beurteilen oder zu beschaffen. Zudem basiert dieses Wissen auf dem jeweiligen aktuellen Stand und umfasst ebenso Trendprognosen bezüglich angewandten Technologien und der Marktsituation.
Das zweitägige Seminar mit jeweils einer längeren Mittags- und zwei kürzeren Kaffeepausen geht im Detail auf elektronische Archivierung und die zugehörigen aktuellen Rechtsfragen ein. Es ist auch für Einsteiger mit nur geringen Vorkenntnissen geeignet. Die Teilnehmer erhalten eine ausführliche Dokumentation einschließlich der Folien im verarbeitungsfähigen Format.

Nächster Termin: 07. - 08.11.2017 in Hamburg | Anmeldehinweise siehe weiter unten.

Programm 1. Tag

  • Begrüßung und Zielsetzung des Seminars
  • Grundlagen
    • Definitionen und Abgrenzungen
    • Prinzipien und Grundsätze der elektronischen Archivierung
  • Arten und Architekturen von Archivsystemen
    • Drei Typen von Archivsystemen
    • Architekturmodelle
  • Funktionalität von Archivsystemen
    • Erfassung
    • Indizierung
    • Verwaltung
    • Formen des Zugriffs
    • Speicherung
    • Administration
    • Protokollierung
  • Studien zum Thema Archivierung
  • Prinzipien
    • Prinzipien von Governance, Risk Management & Compliance
    • Prinzipien des Records Managements
  • Rechtliche Vorgaben
    • Wichtige internationale rechtliche Anforderungen einschließlich USA
    • Europäische Gesetzgebung
    • Gesetze und Verordnungen in Deutschland
      • HGB, AO, Steuerrecht, GoBD etc.
      • BGB, ZPO, ProdHaftG, EHUG u.a.
      • EGovG, De-Mail, SigG
      • ITSM (Kritis)
    • Branchen-spezifiische Anforderungen (Auswahl entsprechend Teilnehmerkreis)
    • Behandlung konkurrierender rechtlicher Anforderungen
  • Aufbewahrung
    • Prinzipien der Aufbewahrungsfristen
    • Aufbewahrungsfristen Deutschland
    • Aufbewahrungsfristen Europa
    • Legal Hold
    • Verfahrensdokumentation

Programm 2. Tag

  • Organisation von Inhalten
    • Strukturierung
    • Metadaten
    • Klassen & Vererbung
    • Erschließung mit Navigation, Suche und Enterprise Search
  • Auswahl aus folgenden Einzelthemen
    (nach verfügbarer Zeit 2 bis 3 Themen; alle Folien in den Handout-Unterlagen vorhanden)
    • Historische Archive, akademischer Ansatz und vertrauenswürdige Archivierung
    • Archivierung in der öffentlichen Verwaltung
    • E-Mail-Archivierung
    • Elektronische Akte & Archivierung
    • Daten-, Report- und Listenarchivierung
    • Datenbank-Archivierung
    • Web-Archivierung
    • CAD-Archivierung
    • Media-Archivierung (Ton, Video, Film. Multi-Media, Modelle etc.)
    • Imaging & Archivierung
    • Elektronische Rechnung & Archivierung
    • Archivierung auswertbarer Daten nach GoBD
    • Archivierung & elektronische Signatur
    • Archivierung in der Cloud
  • Standards im Archivierungsumfeld
    • Architekturen und Funktionalität (ISO 14721 u.a.)
    • Schnittstellen (Archivelink, CMIS u.a.)
    • Metadaten
    • Formate (JPEG2000, PDF/A, DITA u.a.)
    • Archivspeicher und Archivmedien
    • Outsourcing, Cloud und Vertrauenswürdigkeit
  • Archivierung aus organisatorischer Sicht
    • Informationslandkarte
    • Rollen und Verantwortlichkeit
    • Ausbildung und Weiterbildung
  • Maturity Modelle zur Bewertung der Archivierungssituation
    • Reifegradmodell für Archive nach Nara
    • Überblick zu Records Management und Information Governance Reifegradmodellen
  • Trends und Ausblick
    • Aktuelle Anforderungen durch Cloud, Mobile, Analytics, IoT und andere
    • Veränderung des Berufsbildes hin zum Information Manager
    • Zukünftige Entwicklungen und Trends
  • Abschlussdiskussion

Hinweise: Die Buchung eines einzelnen Tages ist auch möglich (siehe Archivierung Basics und Compliance Basics). Themen, Inhalt und Material sind sehr umfangreich und nicht alle Punkte der Agenda werden in Tiefe behandelt. Für Inhouse-Veranstaltungen kann das Seminar auch als dreitägiger Workshop mit Einbeziehung der Situation des Auftraggebers angeboten werden.

Zielgruppe

Führungskräfte, Projektleiter und Mitarbeiter aus den Bereichen:

  • Fachabteilungen, die Archivierungslösungen einführen wollen
  • Informationsmanagement
  • Organisation und Datenverarbeitung
  • Archiv-, Records- und Dokumentenmanagement
  • Revision
  • Prüfungsstellen

Teilnehmerzahl

Mindestteilnehmerzahl 6 Bei geringerer Anmeldung behält sich PROJECT CONSULT die Absage, Verlegung oder Zusammenlegung mit einem späteren Termin vor.
Höchstteilnahmerzahl 15 Bei mehr Anmeldungen wird nach Eingang der Anmeldung die Teilnahme berücksichtigt.
Bei externen Veranstaltungen nach Absprache.

Teilnahmegebühr

Bei öffentlichen Veranstaltungen für das zweitägige Seminar pro Person 1.080,00 € zzgl. gesetzliche MwSt., inkl. elektronische Unterlagen (Powerpoint und PDF) und Seminarverpflegung.

Teilnahme an einzelnen Tagen und Preise für Inhouse-Veranstaltungen auf Anfrage: Silvia.Kunze-Kirschner@PROJECT-CONSULT.com

Seminartermine

Termine & Anmeldung

Konditionen

Teilnahmebedingungen

Der Teilnahmebetrag für die jeweilige Veranstaltung ist nach Erhalt der Rechnung fällig. Der Rechnungsversand erfolgt elektronisch. Die Stornierung der Registrierung ist schriftlich bis 21 Tage vor Veranstaltungstermin kostenlos möglich. Bei Absagen danach oder bei Nicht-Erscheinen wird der gesamte Teilnahmebetrag fällig. Eine Vertretung des angemeldeten Teilnehmers ist jederzeit möglich. Programmänderungen, Absage, Verlegung oder Zusammenlegung mit einem anderen Termin  behält sich der Veranstalter vor.

Organisatorisches

Classroom und Inhouse - Die Seminare und Kurse werden öffentlich und als Inhouse-Veranstaltung durchgeführt. Für Inhouse-Veranstaltungen wird das Programm auch individuell zusammengestellt, auf die aktuellen Anforderungen des jeweiligen Kunden zugeschnitten und die erforderliche Raumausstattung sowie Teilnehmerverpflegung festgelegt.

Anfrage

Referenten

Die Durchführung erfolgt durch einen Berater mit Spezialwissen im vereinbarten Themenbereich. Folgende PROJECT CONSULT Mitarbeiter sind als Leiter und Referent für diese Seminarveranstaltung vorgesehen:

  • Dr. Ulrich Kampffmeyer
  • Dr. Joachim Hartmann