Beratung: Dokumentenmanagement

Dokumentenmangement wird meistens begrifflich mit elektronischem Dokumentenmanagement gleichgesetzt. Dabei ging es schon immer darum, in Papierdokumenten und Aktenordner wie auch Dateiablagen Ordnung zu halten. Elektronisches Dokumentenmanagement heißt aber nicht, einfach die vorhandene Ordnung oder Unordnung in Softwaresystem, ein DMS, Dokumentenmanagementsystem, zu übertragen. Datenbank-gestütztes Dokumentenmanagement bietet zahlreiche Möglichkeiten der besseren Verwaltung und Erschließung.


Dokumentenmanagement dient zum optimierten Verwalten, Finden, Nutzen und Schützen elektronischer Dokumente. Wirtschaftlichkeitsüberlegungen und rechtliche Anforderungen machen heute elektronisches Dokumentenmanagement unerlässlich.

Document Management

 


PROJECT CONSULT berät zum Dokumentenmanagement.

Der Begriff Dokumentenmanagement bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint. Dokumentenmanagement wird in einem erweiterten Sinn als DMS (Dokumentenmanagementsystem) auch als Branchenbezeichnung verwendet. DMS umfasst dabei Scannen, Archivieren, Workflow, elektronische Akte, Postkorb, E-Mail-Archivierung, Groupware und anderen Funktionen, die sich auch im übergeordneten ECM Enterprise Content Management finden.

Dokumentenmanagementsysteme sind häufig komplexe Systeme aus Datenbankservern mit den beschreibenden Daten (Metadaten, Index), Dateiservern, auf denen Dokumente im Bearbeitungszustand gehalten werden und Archivierungssystemen, auf denen Dokumente im Endzustand gespeichert werden. DMS-Lösungen sind meistens zentral ausgelegt. Der Zugriff erfolgt über eigene, spezielle Clienten oder Module, die in führende Anwendungen wie E-Mail, kaufmännische Software, Kundenverwaltungsysteme oder Büroanwendungen integriert sind. 

Der wesentliche Vorteil des Dokumentenmanagements ist die einfachere und langfristigere Wiederauffindbarkeit, die jedoch von der Qualität der Erfassung, Verschlagwortung und Ordnungssystematik abhängt.  

Zu den Eigenschaften und Komponenten informiert unser ausführlicher Beitrag Dokumentenmanagement.

Beratungsangebot

Unser Beratungsangebot umfasst unter anderem folgende Leistungen:

  • Strategie-Beratung
  • Beratung zum Aufbau von Knowhow und Abteilungen für die Umsetzung von Dokumentenmanagement
  • Review vorhandener Konzepte
  • Machbarkeitsstudien
  • Ist- und Anforderungs-Analysen
  • Soll- und Fachkonzepte
  • Prüfung rechtlicher und regulativer Vorgaben
  • Design von Verschlagwortung, Ordnungsstrukturen und Suche
  • Definition von Dokumententypen mit Aufbewahrungsfristen
  • Technisches Lösungsdesign mit Integration in vorhandene Systeme
  • Organisations- und Betriebskonzepte
  • Einführungskonzepte
  • Migrationskonzepte
  • Schulungs- und Qualifizierungskonzepte
  • Kosten-/Nutzen- und Wirtschaftslichkeitsanalysen
  • Auschreibungen und Produktauswahl
  • Einführungsunterstützung
  • Projekt-, Qualitäts- und Change-Management
  • Test-Design und -Umsetzung
  • Abnahme-Unterstützung
  • Moderation und Mediation in Konfliktsituationen
  • Lessons Learned
  • Gutachten
  • Informationsveranstaltungen
  • Kurse, Seminare und Workshops

Beratungsanfrage