Update Information Management 2019: Trends & Zahlen

04.03.2019

Veranstaltungsorte

Gastreferenten und Gastgeber

In 2019 führten wir nur 2 öffentliche und eine geschlossene Update-Veranstaltung durch.

  • Frankfurt, 20. Februar 2019 (Airport Club Frankfurt)
    Gastreferent Richard Reed, Theum:  "Zur Zukunft von Dokumenten: Sterbende Fossile oder atomare Teile unseres Wissens?"

Dementsprechend ist auch die Basis der von den Teilnehmern abgegebenen Trendeinschätzungen deutlich geringer als in den Vorjahren. 

Die Unterlagen des Update Information Management 2019 werden wir wie in den vergangenen Jahren kostenfrei und registrierungsfrei als Video, Powerpoint-Präsentationen, Theum-Wissensbasis und PDF veröffentlichen. "Wissen ist das einzige Gut, das sich vermehrt, wenn man es teilt".

In diesem Blog-Beitrag gibt es zunächst die 10 PROJECT CONSULT Trends und die Auswertung der Befragung. Die folgenden Unterlagen werden hier kontinuierlich veröffentlicht. http://bit.ly/updateDokus. Die PROJECT CONSULT Trends sind Bestandteil des 5. Kapitels der Update Information Management Veranstaltungen (Agenda).   

 

Die 10 PROJECT CONSULT Trends für das Information Management 2019

Die PROJECT CONSULT Trends entstehen bei unserem “Berater-Weihnachts-Meeting”. Dort diskutieren wir gemeinsam, welche Themen für unsere Kunden und uns im kommenden Jahr wichtig wird.

Die 10 Trends

1. Cloud

  • Skalierbarkeit und weltweite Verfügbarkeit sind die Treiber für die Verlagerung von Lösungen in die Cloud
  • Private Cloud (IaaS, PaaS) wie auch Public Cloud mit SaaS profitieren.
  • Cloud ist der am schnellsten wachsende IT-Marktbereich

      Relevanz für das Information Management:

  • Immer mehr Anwenderunternehmen verschieben ihre Speicher oder gleich ihre komplette Anwendungslandschaft in die Cloud
  • Public SaaS Cloud Angebote wie Office365, Google und andere werden vermehrt um Dokumenten-Management-Funktionalität ergänzt

2. DSGVO

  • Die DSGVO soll durch ein zweites Anpassungsgesetz praktikabler gemacht werden („DSAnpUG 2.0“)
  • Immer mehr kleinere Unternehmen, dass sie kaum in der Lage sind, wortwörtlich die DSGVO zu erfüllen.
  • Datenschutz und Datensicherung gewinnen angesichts der Hacks immer mehr an Bedeutung

     Relevanz für das Information Management:

  • Möglichkeiten müssen geschaffen werden, um DSGVO-relevante Information zu finden und bei Bedarf zu löschen
  • Informationslandkarten und Verfahrensdokumentation werden wichtiger
  • WORM-Speicher erfüllen in der Regel nur das logische Löschen aber nicht das physische Löschen

3. Künstliche Intelligenz

  • Künstliche Intelligenz wird in nahezu alle Arten von Anwendungen integriert. KI wird zum Unterscheidungsmerkmal in Bezug auf die Nutzbarkeit.
  • Die Diskussion um Chancen & Risiken weitet sich aus und wird zu einem generellen gesellschaftlichen Thema. KI ist der Treiber für Automatisierung
  • Vernetzte komplexe Systeme, wie IoT, Cloud, Mobile usw. sind nur noch mit Künstlicher Intelligenz handhabbar

     Relevanz für das Information Management:

  • RPA Robotic Process Automation wird zum Trend
  • KI greift in alle Bereiche des Informationsmanagements bei Aufbereitung, Suche und Bereitstellung von Information direkt ein

4. Collaboration

  • Microsoft hat sich mit Office365 als Cloud-basiertes Collaborations-Werkzeug durchgesetzt.
  • IBM zieht sich aus Lotus Notes zurück. Cisco spielt nur on-premise noch eine Rolle. Zahlreiche kleinere Anbieter decken Nischen ab.

     Relevanz für das Information Management:

  • Schnittstellen zu Office365, Outlook und Sharepoint und möglichst enge Integration sind heute Grundvoraussetzung für eine ECM-Lösung
  • Cloud-Kompatibität und Cloud-Lauffähigkeit sind essentiell
  • Eigene Collaborationswerkzeuge in ECM-Suiten sind ein Auslaufmodell

5. GoBD

  • Die GoBD werden in 2019 aktualisiert: Cloud, Ausland, Handy-Fotos u.a. wird zulässig
  • Weitere Gesetze ergänzen die GoBD, wie z.B. das KassenG, mit erhöhten Aufbewahrungsanforderungen
  • Die GoBD haben den Druck auf die Anwender erhöht, nicht nur in Aufbewahrungssysteme zu investieren sondern auch generell Ordnung in die Informationsbestände zu bringen

     Relevanz für das Information Management:

  • Zahlreiche ERP- und Fibu-Anbieter binden inzwischen selbst Archivierungslösungen ein
  • Musterverfahrensdokumentationen sind vielfach zu finden und erste Anbieter integrieren solche als elektronische, sich selbst aktualisierte Akte in ihre Archivierungssoftware
  • Elektronisches Signieren nicht erforderlich

6. Mobile

  • Die mobile Nutzung des Internets und von Informationslösungen übertrifft den herkömmlichen PC-Arbeitsplatz inzwischen bei weitem
  • Bessere Performance (z.B. 5G, Glasfasernetze) unterstützen Heimarbeit, Notebooks, Tablets und Telefone zukünftig besser

     Relevanz für das Information Management:

  • Mobile Geräte erhalten immer mehr Apps für Dokumentenmanagement-Funktionalität wie Scannen, OCR, Klassifikation, Sharing  usw.
  • Die Umwandlung bisher nur statischer Dokumente (TIFF, PDF u.a.) in Daten, die in Apps und mobilen Geräten genutzt werden können, schreitet voran

7. Migration

  • Die Migration von Anwendungen und kompletten IT-Systemen liegt im Trend. Es geht nicht nur um die Migration von ECM-Repositories

     Relevanz für das Information Management:

  • Angesichts der Geschwindigkeit der Entwicklung ist „Continuous Migration“ das Gebot der Stunde, um Informationen nutzbar zu halten
  • Immer mehr Anwenderorganisationen nutzen ECM aus der Cloud. Vorhandene Daten und Dokumente müssen in die Cloud überführt werden.
  • Bei Erstinstallation wie auch bei Ersatz älterer ECM-Lösungen ist Migration unerlässlich

8. Big Data Analytics

  • Big Data Analytics saugt andere Themen wie BI Business Intelligence, Enterprise Search, etc. auf
  • Die Analyse der ständig wachsenden Informationsflut gewinnt hohe Priorität
  • Big Data Analytics ist ist bei Machine Learning eine Schlüsselkomponente für Künstliche Intelligenz

     Relevanz für das Information Management:

  • Auch Content Repository sollen in die Analyse mit einbezogen werden
  • Big Data Analytics verbessert die Erschließung vorhandener Informationsbestände
  • Analytics ergänzt die Statistik-Funktionen von ECM-Systemen

9. Persönliche Change Auswirkungen

  • Veränderungen passieren so schnell, dass kaum jemand mit der Entwicklung mitkommt. Der psychologische Druck wächst
  • Automatisierung, Künstliche Intelligenz und Digitalisierung bekommen zunehmen ein negatives Image und führen zu Angst. Die Furcht vor Arbeitsplatz- und Statusverlust wächst und wird instrumentalisiert
  • Die Anforderung, sich ständig weiterzubilden, ist nicht bei jedem vorhanden. Nicht jeder kann bei Digitalisierung „mitgenommen“ werden

     Relevanz für das Information Management:

  • Wissensmanagement wird durch den demografischen Wandel wieder aktuell
  • Neue User-Interfaces und Vereinfachung der Anwendungen sollen Benutzer-gerechter und angemessener werden

10. Digitalisierung "öffentliche Verwaltung"

  • Riesiger Nachholbedarf im E-Government in Deutschland
  • Viele Meilensteine bis Ende 2020: elektronische Rechnung, elektronische Akte, Bundes-E-Government-Portal, eIDAS-Umsetzung, DSGVO-Umsetzung usw.
  • Vieles wird outgesourct, da keine ausreichenden Ressourcen oder Kompetenzen für Digitalisierung vorhanden sind

     Relevanz für das Information Management:

  • Viele Projekte im E-Government-Umfeld, besonders zu elektronischer Akte
  • Neue Lösungsansätze für Signaturen (eIDAS), X-Rechnung, Aufbewahrung/Archivierung usw.

 

 

Die Trendeinschätzungen der Teilnehmer am Update

Wie jedes Jahr boten wir unseren Teilnehmern die Wahl aus 30 Verschiedenen Begriffen, welche in den Kategorien "Sehr relevant, relevant, Wenig relevant, irrelevant und Keine Vorstellung" anwählbar waren. Ferner hatten die Teilnehmer die Möglichkeit, ihre eigenen Trends mit einzubringen. Die Auswertung der bis zu 5 Angaben finden sich im untereren Bereich der Seite.

Vorgegebene Themen im Fragebogen: Multiple Choice

Für ein gutes und ersichtliches Feedback aus den Reihen der Teilnehmern werten wir jedes Jahr erneut Ihre Angaben zu den 30 Themen des Seminars Update Information Management aus. Viele neue Trends und Entwicklungen werden durch solch eine Auswertung ersichtlich und können ein Spiegelbild der aktuellen Situation sowie neuer Interessengebiete der Branche sein.

Gesamt

Tabelle 1: wählbare Begriffe des Fragebogens

Wählt man nun den direkten Vergleich der Multiple-Choice-Angaben der Verabstaltungen von 2019 und 2018, ergeben sich doch einige interessante Verschiebungen der Interessenlage. Die Angaben wurden entsprechend den unterschiedlichen Bezugsummen hier in Prozente umgerechnet (fehlende % an 100 sind "kann mir darunter nichts vorstellen" und "keine Angabe").

Im Vergleich zum Vorjahr sind einige neue "Trend" Begriffe welche von aktuellster Bedeutung sind, mit in die Auswahl gekommen.
Unter anderem hat das Thema Cloud viele unserer Teilnehmer beschäftigt und damit für eine große Übereinstimmung der beantworteten Fragen gesorgt.
Auffällig in diesem Jahr war die geringe Relevanz aus Sicht der Teilnehmer der Themen: BigData Analytics, IoT und Web Content Management

Der Vergleich 2018/2017

Tabelle 2: Der Vergleich wählbarer Begriffe zum letzten Jahr

Freie Angaben im Fragebogen

Zusätzlich zu den Multiple-Choice-Angaben wurden die Teilnehmer gebeten, frei die maximal fünf für sie wichtigsten Entwicklungen anzugeben. Die zwei erstgenannten Einträge wurden als "sehr wichtig", die drei weiteren als "wichtig" klassifiziert. Nicht bei jedem Teilnehmer gab es dann fünf Trends, bei manchem Fragebogen fehlte diese Angabe ganz. Den Teilnehmern war es freigestellt, auch Trends aus dem Multiple Choice zu benennen oder aber eigene Themen zu definieren. Letztere sind deshalb interessant, weil sie andere Aspekte beleuchten, die in den vorgegebenen Kategorien des Multiple Choice "untergehen". Es wurden die Angaben aller Orte und Teilnehmer-Kategorien zusammengefasst. Die Sortierung erfolgte nach Häufigkeit in den beiden Wertigkeitsstufen.

Freie Begriffe 2019

Tabelle 3: frei wählbare Begriffe des UpdateIM2019

Im Vergleich zum Update Information Management 2018 sind viele Begriffe weniger gewählt worden als im Vorjahr,
dieser Wandel liegt selbstverständlich am sich stets ändernden Interesse der Teilnehmer des jährlichen Seminars sowie die Relevanz aktuellerer Themen der Branche.
Nicht zu vergessen ist auch, dass die Veranstaltung Update Information Management in diesem Jahr nur an drei Standorten stattfand, was sich auch maßgeblich im Vergleich der Punktewertung zeigt.

Freie Begriffe 2018/2019

Tabelle 4: Gegenüberstellung zum letzten Jahr der frei wählbaren Begriffe

Legende Tabelle 4

 

Dokumentation des Update

Die Dokumentation des Update wird in mehreren Schritten im Sommer 2019 öffentlich kostenfrei und registrierungsfrei im Open Access unter CC Creative Commons verfügbar gemacht. Dieses Jahr wurden in Hamburg Video-Aufzeichnungen der 4 Vorträge von Herrn Dr. Kampffmeyer gefertigt. Die Links werden rechtsprechend Freischaltung in den Kommentaren zu diesem Beitrag ergänzt:

  • PDF mit allen Vorträgen und Gastvorträgen
  • Theum Wissensbasis, zusammen mit den Vorträgen der Vorjahre semantisch erschlossen
  • Einzelne Vorträge kontinuierlich in unserem Slideshare-Account: www.slideshare.net/DRUKFF
  • Handoutversionen der Vorträge als PPTX:
    • Sieben Fragen - sieben Antworten (Kampffmeyer)
    • Aktuelles zu Standards 2019 (Kampffmeyer)
    • Aktuelle zu Rechtsfragen 2019 (Kampffmeyer)
    • Zur Zukunft von Dokumenten: Sterbende Fossile oder atomare Teile unseres Wissens? (Reed, Theum)
    • Aktuelle Trends 2019 (Kampffmeyer; Auszug siehe oben) 
  • Vollständige Videos
    • Sieben Fragen - sieben Antworten
    • Aktuelles zu Standards 2019
    • Aktuelle zu Rechtsfragen 2019
    • Aktuelle Trends 2019
  • Video-Auszüge in unserem Youtube-Channel www.youtube.com/channel/UC74uVGF-zwVQUPj2a_FX26w
  • Dokumentationen der vorangegangenen Updates seit 2004: PDF Handouts www.project-consult.de/content/handouts_aller_update_veranstaltungen

Kommentare

Die letzte Inhouse-Update-Veranstaltung ist vorbei. Wie versprochen gibt es jetzt die Dokumentation des Update Information Management 2019 "Digital First" frei verfügbar - entsprechend Creative Commons CC by nc 4.0 und Link auf die Quelle: http://bit.ly/updateHandouts. Die einzelnen Kapitel werden mit Video und Folien hier kontinuierlich ergänzt.

0.  Begrüßung & Intro [PPTX] [Video]

Sieben Fragen - sieben Antworten [PPTX] [Video]

1.1 Digital First - ist die Digitalisierung in Deutschland "hängengeblieben"? [PPTX] [Video]
1.2 Geht kontrolliertes Löschen in Blockchain mit Block Chain? [PPTX] [Video]
1.3 Wird das Dokument aufgelöst, atomisiert? [PPTX] [Video]
1.4 Sind SICS Selbstinstallierende und -konfiguriende System schon da? [PPTX] [Video]
1.5 Wie steht es um die Umsetzung von eIDAS für die elektronische Signatur? [PPTX] [Video]
1.6 Ist Textract von Amazon ein Paradigmenwechsel für ECM? [PPTX] [Video]
1.7 Wie ist es um Künstliche Intelligenz generell und besonders in Deutschland bestellt? [PPTX] [Video]

Aktuelles zu Standards im Information Management [PPTX] [Video]

2.1 Elektronische Rechnung mit EN 16931, XRechnung und ZUGFeRD 2.0 [PPTX] [Video]
2.2 TR 03138 Resiscan Update [PPTX] [Video]
2.3 Farbiger 2D-Barcode JAB 03137 [PPTX] [Video]
2.4 Cloud-Interoperability [PPTX] [Video]

Aktuelles zu Rechtsfragen im Information Management [PPTX] [Video]

3.1 Aktualisierung GoBD: GoBD 2.0 [PPTX] [Video]
3.2 Geschäftsgeheimnisgesetz: GeschGehG (EU) 2016/943 [PPTX] [Video]
3.3 Anpassung der DS-GVO: DSAnpuG 2.0 [PPTX] [Video]
3.4 EU e-Privacy Richtlinie [PPTX] [Video]
3.5 EU Directive on security of network and information systems (NIS Directive) [PPTX] [Video]
3.6 EU Urheberrecht im digitalen Binnenmarkt (COM/2016/0593) [PPTX] [Video]
3.7 Landgericht Dresden: Fax mit qeS [PPTX] [Video]
3.8 Landgericht Hamburg: Wann gilt eine E-Mail als zugestellt? [PPTX] [Video]

Gastvorträge (keine Video-Aufzeichnung)

4.1 Hamburg: Drs. Köhler-Krüner, Gartner "Latest Workplace Trends and Why You Should Care" 
4.2 Frankfurt: Richard Reed, Theum "Zur Zukunft von Dokumenten: Sterbende Fossile oder atomare Teile unseres Wissens?" [Theum]

Trends im Information Management 2019 [PPTX] [Video]

5.1 Studien zum Einsatz von Information Management & ITK in Deutschland [PPTX] [Video]
5.2 Veränderungen im deutschen ECM-Markt [PPTX] [Video]
5.3 Internationale Studien zum Information Management: Forrester, Gartner & Co. [PPTX] [Video]
5.4 Die 10 PROJECT CONSULT Trends für das Information Management 2019 [PPTX] [Video] [Text]
5.5 Etwas für den Nachhauseweg zum Nachdenken [PPTX] [Video]

 

Das Update Information Management 2019 als Theum und PDF.

 

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Einhaltung der EU-Urheberrechtsrichtlinie
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