JStG 2013 & Aufbewahrungsfristen

19.01.2013

Das Jahressteuergesetz 2013 beinhaltet auch neue Regeln für die Aufbewahrungsfristen. Es wurde zwar im Bundestag verabschiedet, aber der Bundesrat hat es - trotz Vermittlung - abgelehnt. Damit treten auch die neuen Aufbewahrungsfristen noch nicht in Kraft.

Am 5.10.2012 hatte der Bundestag das Gesetz nach der 2./3. Lesung endlich verabschiedet (http://www.jahressteuergesetz.de/jahressteuergesetz-2013/jahressteuergesetz-2013-jstg-2013-verabschiedet/). Am 17.01.2013 wurde der Einigungsvorschlag des Vermittlunsgausschusses für das JStG 2013 vom Bundesrat abgelehnt (http://gesetzgebung.beck.de/news/jahressteuergesetz-2013). Damit treten auch die neuen Aufbwewahrungsfristen noch nicht in Kraft.

Aufbewahrungsfristen

ab 2013 auf 8 Jahre
ab 2015 dauerhaft auf 7 Jahre

Die Regelung betrifft Rechnungen und Belege nach § 147 AO, § 257 HGB und § 14 b UStG. Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf 8 bzw. 7 Jahre betrifft folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare.
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz.
  • Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der vorgenannten Unterlagen erforderlich sind.
  • Buchungsbelege.
  • Unterlagen, die einer mit Datenverarbeitungs-Mitteln abzugebenden Zollanmeldung beizufügen sind. Das gilt, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie die Belege nach erfolgter Vorlage zurückgegeben hatten.

Ausnahmen

Abweichend von der Aufbewahrungsfrist von 8 bzw. 7 Jahren macht das HGB Einschränkungen. Sofern bestimmte Unterlagen handels- und gesellschaftsrechtlich bedeutend sind, gilt für diese auch nach 2013 eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. 

Ungeklärt

Immer noch ungeklärt ist die Regelung dass Bilanzen als Papier-Orginal aufbewahrt werden müssen, obwohl es seit 2012 die E-Bilanz gibt und ein Ausdruck keine rechtsbindendes Original mehr darstellt.

... und ... 

Das JStG wird in irgendeiner Form in Kürze verabschiedet werden und dann rückwirkend zum 1.1.2013 in Kraft treten. Rückwirkend ... wieder ein schönes Beispiel, warum es keine Rechtssicherheit bei elektronischen Archivsystemprodukten geben kann.

Kommentare

Drucksache 17/13082
Lesung im Bundestag am 19.04.2013
http://bit.ly/Aufbewahrungsfrist

Artikel 6 | Änderung des Handelsgesetzbuchs | § 257 Absatz 4 des Handelsgesetzbuchs in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 4100-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, das zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 20. Dezember 2012 (BGBl. I S. 2751) geändert worden ist, wird wie folgt gefasst:

„(4) Die in Absatz 1 Nummer 1 aufgeführten Unterlagen sind zehn
Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren."

Die Verkürzung der Aufbewahrungfristen (235. Sitzung vom 19.04.2013; TOP ZP 11; Erste Beratung CDU/CSU, FDP; Verkürzung der Aufbewahrungsfristen sowie Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften; Drucksache 17/13082 http://bit.ly/Aufbewahrungsfrist) wurde in die Ausschüsse verwiesen. Die Reden vor sehr kleinem Publikum waren eher Wahlkampfmasche denn sachdienlich. Hier gibt es das Video: http://bit.ly/Bundestag

Der Bundestag hat nun am 7.5.2013 das Thema "Verkürzung der Aufbewahrungsfristen" wieder in die Ausschüsse verwiesen: http://dip21.bundestag.de/dip21/btd/17/133/1713389.pdf

Verwirrend genug ist ja die Regelung mit der stufenweisen Anpassung der Fristen und die Diskussion um den Steuerfall Höneß lässt die Verkürzung sogar eher unwahrscheinlich werden.

Aber macht die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen überhaupt Sinn?
Wer soll außerdem in den Unternehmen in den nächsten Jahren die Entscheidungen treffen, was denn nun wie lange aufbewahrt werden soll?

Angesichts des offenbaren Hortens von Dokumenten ist Löschen und Vernichten derzeit eher unüblich. Das Wirrwarr der neuen Regeln wird voraussichtlich zu noch mehr und längerem Aufbewahrungswahn führen - man setzt dann einfach die Frist pauschal auf 15 Jahre um auf der "sicheren Seite" zu sein.

Nimmt man den Anlass für die geplante Verkürzung, dann ist man geneigt, zunächst an Papier zu denken. Dort kann das Freischaufeln der Regale im eigenen Haus und beim Dienstleister wirklich Geld sparen.

Aber wie sieht dies bei elektronischen Archiven aus?

Dort ist außer den "Informationsmanagement-Kosten" häufig nur der Speicherplatz ein Kostenfaktor. Hier beliebig anzupassen, zu verkürzen oder auch zu verlängern (wenn die Informationen noch da sind ...) - eigentlich kein Problem. Aber auch in der elektronischen Welt der Archive wird nicht gelöscht.

Vorschlag:

Um Steuerflüchtige nicht mehr entkommen zu lassen müssen einheitlich Belege in Papier 30 Jahre aufbewahrt werden, elektronische Daten und elektronische Dokumente einheitlich nur 15 Jahre :)

Diese Strategie fördert auch das papierlose Büro! 

Immer wieder kommt das Thema Verkürzung der Aufbewahrungsfristen hoch. Die elektronische Steuerprüfung sollte es eigentlich erlauben, die Aufbewahrungsfristen zu reduzieren. Das Steuerentlastungsgesetz von 2013 und Bürokratieentlastungsgesetz von 2016 brachten hier aber nicht den erhofften Fortschritt.

Nun liegt ein erster Entwurf für das 3. Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III) als Eckpunktepapier vor (http://bit.ly/BEG_III). Drei Regelungsbereiche werden nach NWB Expertenblog adressiert: 

  • Die Entbürokratisierung des Steuerrechts
  • Once only stärken – Chancen der Digitalisierung nutzen sowie
  • Schutz der Arbeitnehmer und angemessenen Aufwand beim Mindestlohn

Vorschläge zum Steuerrecht

  • Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Unterlagen im Handels- und Steuerrecht von zehn auf acht Jahre
  • Verkürzung der Abschreibungsdauer für digitale Innovationsgüter – allerdings ohne nähere Spezifikation zu Wirtschaftsgütern und Abschreibungsdauern
  • Befreiung der Existenzgründer von der monatlichen USt-Voranmeldung zugunsten einer vierteljährlichen bei Überschreiten einer Grenze von 7.500 Euro Umsatzsteuer
  • Anhebung der Umsatzgrenze der Ist-Besteuerung auf 600.000 Euro zur Harmonisierung mit der AO-Buchführungsgrenze
  • Anhebung der GWG-Grenze auf 1.000 Euro und Abschaffung der Sammelposten
  • Einführung eines Verrechnungsmodells bei der Erhebung der Einfuhrumsatzsteuer
  • Einführung einer objekt-/sachbezogenen Freigrenze für betriebliche Geschenkaufwendungen
  • Harmonisierung der Zusammenfassenden Meldefristen und der Umsatzsteuer-Voranmeldung

Weitere Vorschläge des Eckpunktepapiers

  • Flexibilisierung der Arbeitszeit zugunsten der Gastronomie im Rahmen der EU-Arbeitszeitrichtlinie
  • Anhebung der Minijob-Grenze von 450 Euro (seit 2013 unverändert) auf 500 Euro
  • Dynamisierung der Minijob-Grenze im Hinblick auf die Mindestlohnentwicklung, damit nicht bei jeder Erhöhung eine Neuberechnung der Arbeitsstunden nötig wird.
  • Einführung einer vorausgefüllten Steuererklärung mit allen Informationen, die dem Finanzamt bereits elektronisch vorliegen



Geht es noch schöner?

Unser Vorschlag ist weiterhin, Reduzierung der Aufbewahrungsfrist für originäre elektronische Aufzeichnungen, die auch elektronisch aufbewahrt werden, und Verlängerung der Fristen für Papierdokumente. Bei letzterem wird man auch wenig Widerstand von den Archivdienstleistern bekommen, denn sie haben dann zwar deutlich weniger Papier, dieses aber um so länger. Das würde die Digitalisierung voranbringen.

Wie wäre es mit europaweit Verkürzung auf 7 Jahre (plus natürlich das laufende Geschäftsjahr) bei elektronischen Daten und Dokumenten (Records) und Erhöhung auf 15 Jahre bei Papierdokumenten (eigentlich müsste man da noch für ausgedruckte E-Mails einen Zuschlag von weiteren 10 Jahren draufpacken. Das wären dann 25 Jahre)? Auf jeden Fall würde eine europaweite Vereinheitlichung der Aufbewahrungsfristen sehr sinnvoll sein. Ein ein einheitlicher Satz von 20% Umsatzsteuer für alles (keine Nebensätze) und 7 Jahre Aufbewahrungsfrist. Ein nettes Paar.

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