Diskurs

15.10.2007

Gespräch zum Thema BPM und ECM zwischen Renate Karl, Geschäftsführerin der dsk Beratungs-GmbH, Pfaffenhofen (Renate.Karl@dsk-beratung.de), und Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg, Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com (Auszug aus der dsk-Studie „Der ECM-Markt 2007“).

[Renate] Mit der dsk Studie 2007 haben wir nun auch im 13. Jahr einen aktuellen Überblick zu den derzeitigen Schwerpunktthemen ECM und BPM geschaffen. Es wurden diesmal 15 Anbieter mit ihren Produkten unter die Lupe genommen, wobei wir nicht nur integrierte Suiten, sondern auch unabhängige BPM-Tools in die Betrachtung einbezogen haben, um dem Leser wirklich die Vielfältigkeit dieses Marktsegments zu zeigen.
[Uli] ECM ist ja nun ein sehr umstrittener Begriff, den jeder Anbieter nach seinem Gusto interpretieren möchte. Bei der jeweiligen Uminterpretation spielt natürlich das Leistungsportfolio des Anbieters eine wichtige Rolle. Dennoch orientieren sich die meisten Anbieter an der Definition der AIIM international für ECM: Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen.
In deinen bisherigen Studien hattest du doch immer nur bestimmte Schwerpunkte wie Workflow, DMS oder Archivierung. Wie spielt dies mit ECM als ganzheitlichem Ansatz zusammen?
[Renate] Veränderung im Markt bedeutet immer auch Veränderung der Inhalte unserer Studie. Unter dem Motto: „Nichts ist beständiger als der Wandel“…, haben wir natürlich der neuen Entwicklung Rechnung getragen und beginnen diesmal mit einer umfassenden Einordnungsmatrix zur Durchgängigkeit der von der AIIM definierten ECM Module.
[Uli] Gerade bei den so genannten „Manage“-Komponenten, also Document Management, Web Content Management, Records Management, E-Mail Management, Collaboration Management, Business Process Management etc., gibt es inzwischen massive Überschneidungen und Redundanz. Besonders, wenn man berücksichtigt, dass in Bezug auf die Durchgängigkeit von Prozessen immer mehr die Anforderung einer „Anfang-bis-Ende-Bearbeitung“ von Geschäftsvorfällen unterschiedliche Komponenten benötigt werden, die zum Teil noch als einzelne oder sogar als isolierte Produkte angeboten werden. Hinzu kommt, dass jeder in seine Produkte immer mehr Funktionalität aus angrenzenden Bereichen übernimmt. Wie grenzt du denn hier überhaupt noch ab oder ist inzwischen alles „eine Soße“?
[Renate] Zugegeben, es wird nicht einfacher, eine klare Abgrenzung zu schaffen, denn jeder Anbieter will ja bekanntlich alles können. Trotzdem ist es uns gelungen, die Unterschiede gut herauszuarbeiten.
Wir haben ja nach wie vor textuelle Beschreibungen der Produkte, in welchen die Highlights und Alleinstellungsmerkmale sehr genau beschrieben werden. Wir zeigen in graphischen Auswertungen die Leistung der Produkte in den einzelnen Kategorien und wir scheuen uns auch nicht vor konkreten Produktvergleichen – bezogen auf Teilaspekte wie beispielsweise die Leistung einer Workflow-Software im Internet.
Was wir den Kunden und unseren Lesern nicht abnehmen können, ist eine klare Anforderungsanalyse zu erstellen. Nur dann kann mit Hilfe der Studie herausgefunden werden, welches System sich am besten für die konkrete Aufgabenstellung eignet und zu der bestehenden IT-Infrastruktur passt.
Wir haben aber noch etwas – aus meiner Sicht sehr Wesentliches – verändert. Wir sind in unserer Studie weggegangen von der reinen funktionalen Gegenüberstellung der Systeme in endlosen Tabellen, hin zu praxisorientierten Auswertungen, Darstellungen, Beschreibungen und Abbildungen, die ein Stückweit das Resultat unserer zahlreichen Projekte sind, die wir in der letzten Zeit begleiten durften.
Um eine Möglichkeit zu schaffen, gut und bestplatzierte Produkte plakativer herauszustellen, vergeben wir in dieser Ausgabe das erste Mal Bewertungen wie GUT und SEHR GUT, nicht bezogen auf das gesamte Produkt, sondern immer fokussiert auf Teilaspekte.
[Uli] Bei einer solchen Beschreibung kommt es aber dann sehr auf die Vergleichbarkeit der Analysen und eine einheitliche Begriffsnutzung an – etwas, was die Marketingabteilungen vieler Anbieter aber gern verhindern möchten, um die „Einmaligkeit“ ihres Ansatzes, ihres Produktes herauszustellen. Offenbar wurde immer noch nicht erkannt, dass alle davon profitieren, wenn Klarheit im Markt herrscht.
Begriffe dürfen nicht allein für sich stehen, sie müssen mit konkreten Inhalten und nachprüfbarer Funktionalität unterlegt sein. Die Marketiers der Anbieter versprechen viel und mancher der Begriffe ist nur ein Etikett für Vorhandenes oder gar nur für Geplantes. Wie überprüft man überhaupt das Vorhandensein einer bestimmten Funktion um es dann in einer neutralen Studie bewerten zu können?
[Renate] Unsere Methodik zeichnet sich durch einige Merkmale aus, die sie von anderen Vorgehensweisen unterscheiden. Da ist zum einen der enge Dialog mit den Entwicklungsabteilungen der Anbieter – nicht mit dem Marketing – und zum anderen die Überprüfung der Angaben in den Kriterienkatalogen vor Ort beim Hersteller. Wir führen Workshops durch, die uns einen tiefen Einblick in das Leistungsspektrum der einzelnen Software geben und in welchen uns von denen die es wissen müssen - den Entwicklern - alle Fragen beantwortet werden. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass nur in den Labors der Hersteller mit der kompletten Infrastruktur, die die Systeme benötigen und Experten des jeweiligen Tools, aussagekräftige Testergebnisse erarbeitet werden können. Wir gehen bewusst diesen Weg, weil sonst die Gefahr viel zu groß ist, dass ein Tool durch Testfehler schlecht bewertet wird und das liegt weder im Interesse der Anbieter noch unserer Kunden und schon gar nicht in unserem.
Das Entscheidende unserer Vorgehensweise ist aber die Tatsache, dass alle Tests vom gleichen Team durchgeführt werden, denn nur so kann eine übergreifende Beurteilung und durchgängige Vergleichbarkeit der Systeme sichergestellt werden.
Ein weiteres Merkmal unserer Methodik ist die Unterteilung der Testszenarien in bestimmte Produkt- oder Funktionskategorien. Das erlaubt eine granulare Auswertung mit dem Vorteil für die Kunden, dass sie detaillierte Ergebnisse gegenüberstellen können. Eine globale Bewertung – nach dem Motto „Produkt X ist das Beste“ – gibt es bei uns nicht, denn damit kann kein Kunde etwas anfangen. Es gibt immer nur „ein Bestes“ für ein Unternehmen. Voraussetzung dafür ist der bereits erwähnte Anforderungskatalog, den man mit unseren Ergebnissen abgleichen kann.
[Uli] Ich persönlich halte einen Anforderungskatalog nur dann für sinnvoll, wenn er sich auf die realen Anforderungen eines bestimmten Anwenders bezieht. Für einen generellen Katalog ist es immer eine große Herausforderung die Realität eines bestimmten Unternehmens abzubilden. Der Ansatz, direkt beim Kunden die Anforderungen zu hinterfragen und auf die Produkte abzubilden ist die einzige Chance eine konkrete Einschätzung der Eignung von Produkten zu erlangen.
Wir sehen dies ja auch in unserem gemeinsamen Bewertungsforum, www.Benchpark.de. Die Beurteilungen der Kunden dort weisen sehr häufig divergente Aussagen zu den Positionierungen der Anbieter auf, von der Qualität manches Produktes ganz zu schweigen. Auch dort spielt die Zuordnung einer Gruppe von Einzelfunktionalitäten zu einer Produktkategorie und den mit ihr verbundenen Schlagworten immer eine große Rolle.
Wenn du dir die Lösungen beim Kunden direkt ansiehst, wie orientieren die sich denn an den Begriffen? Ich habe eher den Eindruck, dass Anbieter und Anwender aneinander vorbeireden; die einen sprechen von ILM, ECM, DMS und DRT, die anderen brauchen aber eher einfache Archive, Posteingangslösungen, E-Mail-Verwaltung, Entlastung von ERP-Systemen und ein bisschen Prozesssteuerung.
[Renate] Da sprichst du ein heißes Thema an. Viele Jahre ist es her, dass wir den Anbietern sagten, sie sollen lösungsorientierte Produkte schaffen und nicht mit „Workflow“ oder ILM in den Markt ziehen. Noch heute hören wir die Argumente „für Lösungen muss man Branchen-Know-How aufbauen, wir sind reiner Technologielieferant“. Das mit dem branchenspezifischen Wissen ist ja unstrittig aber das sollte doch für einen Softwareanbieter kein Hinderungsgrund sein. Meines Erachtens ist das eine sehr bequeme Einstellung und einfach der Weg des geringsten Widerstands. Ich meine, es können sich nur die wirklich Grossen leisten, reiner Technologielieferant zu sein. Die Resonanz der Kunden auf den dsk-Lösungsguide, den wir seit zwei Jahren auf dem Markt haben, zeigt, wie wichtig dieses Thema ist und wie dringend für die diversen Bereiche (horizontal wie auch vertikal) echte Lösungen gesucht und gebraucht werden.
Deinen Eindruck, dass Anbieter und Anwender aneinander vorbeireden, kann ich nur bestätigen. Insbesondere hier bei uns in Deutschland starten nach wie vor die meisten Projekte im Bereich DMS/Archiv. Erst, wenn das läuft, denkt man über Prozesse nach – frühestens jedoch parallel zur Einführung. Ich kenne aus meinem Umfeld kein Projekt, das gezielt mit dem Auftrag BPM gestartet wurde. Die Kunden wollen auch kein ILM oder BPM, sie wollen eine Lösung eines realen Problems. Wie das richtige Werkzeug dafür heißt, ist letztlich Schall und Rauch.
Da fällt mir eine kleine Geschichte ein. Ich stellte einer Projektgruppe das Thema ECM vor und als ich mit dem Kapitel Workflow – Steuerung von übergeordneten, transaktionalen und administrativen Prozessen - fertig war, meldete sich eine Teilnehmerin und meinte: „Das klingt alles sehr interessant, aber das Thema Workflow, habe ich überhaupt nicht verstanden“. Ich zog das in solchen Fällen normalerweise hilfreiche Register des viel strapazierten Urlaubsantrages und begann mit den Worten: „Sie haben ja sicher für Ihre Urlaubsanträge die berühmten rosa oder gelben Zettel, mit welchen Sie kundtun, dass Sie urlaubsreif sind…“ – Stillschweigen – daraufhin eine Welle der Entrüstung aus dem gesamten Team. „Das läuft bei uns seit Jahren elektronisch, mit automatischem Bescheid über Genehmigung oder Ablehnung – sogar mit Begründung des jeweiligen Vorgesetzten! – und der Mitteilung über den noch verbleibenden Resturlaub. Aha, genau das ist Workflow, es wurde nur nie so bezeichnet! Das haben unserem Marktsegment gewissermaßen die Anbieter von Behördenlösungen, oder Kundeninformationssystemen voraus, sie arbeiten mit dem Wording ihrer Kunden und nicht mit irgendwelchen abgehobenen Begrifflichkeiten.
[Uli] Auch in unseren Projekten beginnt alles zunächst mit einer Auftragsklärung, die sehr eng mit einer Begriffsklärung verbunden ist. Dies heißt auch, dass wir unseren Kunden keine bestimmte Begriffsverwendung auferlegen. Wenn er in einem Projekt von einer Dokumentenmanagement- oder Wissensmanagementlösung sprechen möchte, dann ist das O.K., solange alle Beteiligten das gleiche Verständnis vom Begriff haben. Dies muss man natürlich einmal im Projektteam festlegen und dann auch in das Unternehmen kommunizieren, z.B. durch Informationsveranstaltungen, damit Klarheit über Ziele und gewünschte Ergebnisse erreicht wird.
Für die Auswahl eines Produktes gilt es dann, die Begrifflichkeit des Anwenders so deutlich zu formulieren, dass auch die Anbieter mit ihrer eigenen Begrifflichkeit wissen was gewollt ist. Daher ist bei einer Ausschreibung neben einem Kriterienkatalog die fachliche Beschreibung, das Fachkonzept oder Lastenheft, von besonderer Bedeutung um als Transmissionsriemen zu funktionieren.
Beim Thema ECM kommen nicht nur die Begriffsvielfalt zum Tragen, sondern auch die Strategien der Anbieter selbst. Nicht jeder adressiert unter dem gleichen Begriff auch die gleiche Funktionalität oder die gleiche Zielgruppe. War der Markt in der Vergangenheit in Punkto Funktionsdeckung mit Begriffsdeckung noch einigermaßen überschaubar, so ist durch die Veränderungen der letzten Jahre einiges in Bewegung geraten. Genau genommen gibt es inzwischen unterschiedliche Formen von ECM für unterschiedliche Marktsegmente und für unterschiedliche Zielgruppen.
Bei ECM zeigt sich so heute deutlich die Aufteilung des Marktes in Standardfunktionalität, die z.B. von Microsoft, IBM, SAP oder anderen Standardsoftwareanbieter zukünftig mitgeliefert wird und Anbietern wie beispielsweise Open Text, EMC oder IBM, die zudem auf ECM-Suiten setzen. Darüber hinaus gibt es dann noch spezialisierte Subsysteme für Capture, elektronische Akten, Records Management, Postkorbsysteme, Langzeitarchivierung, Output-Manage¬ment oder Business Process Management. Wie macht sich denn der Druck von Standardprodukten hier bemerkbar, also namentlich Microsoft Exchange oder Microsoft Sharepoint? Sind Microsoft und ECM-Anbieter hier Gegner, füllen die ECM-Anbieter nur Lücken oder geht es – wie ein Anbieter postuliert – um die Schaffung echter „Ökosysteme“?
[Renate] Natürlich gibt es hier eine Konkurrenzsituation und Interessenskonflikte, dies geben aber nur sehr wenige zu. Im Gegenteil, es drängt sich der Eindruck auf, dass alle „Marktbegleiter“ gemeinsam an einem Strang ziehen, um nur ja keine Klarheit aufkommen zu lassen. Jeder sieht sich als „strategischer Microsoft Partner“. Eine Karikatur, die ich vor einiger Zeit sah, drängt sich mir in diesem Zusammenhang auf: es wollten alle Fluggäste neben dem Piloten sitzen…. So gesehen hat sich nicht viel geändert. Oder doch?
Einen möglichen sinnvollen Ansatz sehe ich in den immer wieder strapazierten Partnerschaften, wenn es um wirkliche Lösungen für die Endanwender geht, denn die werden dringend benötigt. Die Technologie liefert Microsoft, die Lösungen (horizontal oder vertikal) kommen von den Partnern. Die Nutznießer sind voraussichtlich (hoffentlich) die Anwender, denn ein Trend ist ganz deutlich zu erkennen: es wird zukünftig wesentlich bessere und tiefere Integrationen zwischen den ECM-Systemen und der Microsoftpalette geben. Somit können sich tatsächlich positive Impulse durch die neue Microsoft Plattform für den ECM-Markt ergeben, was sicher den etablierten ECM-Anbietern die Tür in den Microsoft-Markt öffnet. Andererseits profitiert Microsoft von der Lösungskompetenz der ECM Anbieter, die sich bereits in vertikalen Märkten etabliert haben. ECM-Anbieter, die rechtzeitig auf Lösungen setzen, werden sich gute Marktanteile sichern.
[Uli] In Bezug auf Microsoft sind die Meinungen sehr geteilt. Das Urteil des Europäischen Gerichtshofes zur Beipackung des „Microsoft Mediaplayers“ oder aber auch das Scheitern der OOXML-Spezifikation als ISO-Norm macht deutlich, dass es eine Gegenbewegung gegen den Monopolisten gibt. Die Anwender erhalten zwar von Microsoft Basisfunktionalität vom Viewer für Dokumente über MOSS und Sharepoint Services bis zum integrierten Workflow in VISTA, andererseits blockiert Microsoft damit aber auch die Weiterenterwicklung bestimmter Produkte.
Wer sich heute als Partner von Microsoft mit Ergänzungsprodukten zu Sharepoint, Office oder Exchange positioniert ist ständig davon bedroht, dass Microsoft mit dem nächsten Release noch mehr Funktionalität mitliefert und irgendwann den Partner überflüssig macht. Die ECM-Anbieter können nicht davon leben, nur die Lücken bei den Großen wie Microsoft oder SAP zu füllen. Sie haben nur eine Chance, wenn sie ein echtes Mehr an Funktionalität und Innovation bieten. Die Produkte müssen so „sexy“, d.h. interessant sein, dass sie für den Anwender einen solchen Mehrwert bieten, damit sie ergänzend oder sogar anstelle von Microsoft-Produkten installiert werden.
[Renate] Eine von der dsk Beratung durchgeführte Umfrage bei Entscheidungsträgern und Software-Anbietern ergab: Die künftigen Anwender von ECM- und Business-Process-Management-Systemen interessieren sich neben leistungsfähigen Basis-Technologien immer mehr für Lösungen, die auch das fachliche Know-how des jeweiligen Anbieters und potentiellen Realisierungspartners unter Beweis stellen.
Außerdem gibt es nach wie vor für viele Unternehmen eine IT Welt außerhalb der Microsoft-Plattform, so dass die vorausschauenden ECM Anbieter gut beraten sind, sich plattformunabhängig zu positionieren. Der neue, übergreifende Ansatz der Studie geht natürlich auch auf diese Thematik ein, wobei man den Eindruck bekommen kann, dass keiner der etablierten ECM-Anbieter wirklich beunruhigt ist. Und doch hat meines Erachtens Microsoft mit dem Sharepoint Server eine große Verunsicherung erreicht.
Angeblich stehen hier ja alle Komponenten – vom traditionellen DMS bis Workflow – zur Verfügung. Nun fragen sich einige Kunden, wozu brauche ich dann noch ein eigenes Dokumenten Management oder ein BPM-Tool? Ich nehme MS-Sharepoint und archiviere nach NetApp oder EMC – Ende der Durchsage.
[Uli] Ich glaube nicht, dass dies die Anwender den Anbietern so ohne weiteres abnehmen.
[Renate] Richtig - so ganz so einfach ist es in der Wirklichkeit nicht. Selbst auf die Gefahr hin, dass ich mich wiederhole, es kommt auf die Situation beim Kunden an, welche Komponenten zum Einsatz kommen sollten. Im Augenblick arbeite ich in einem Projekt mit einem Heer von fitten Programmierern. Für die kommen ganz andere Systeme in Betracht, als für ein Unternehmen mit einem Halbtagsadministrator – um es mal überspitzt darzustellen.
Hinzu kommt, dass man die Marketingaussagen der Anbieter gut hinterfragen muss. Wir haben in einem umfassenden Test von Sharepoint gelernt, dass hier – von den Partnern - noch viel Arbeit zu leisten ist, bis der Stand der etablierten Workflow- oder BPM-Tools erreicht ist, das gleiche gilt für die Dokumenteneingangsbearbeitung und sogar für das Dokumenten-Management, obwohl hier schon einige Basisfunktionen zur Verfügung stehen.
[Uli] Gerade wenn man SAP mit seinem integrierten Webflow, dem ehemaligen Business Workflow, betrachtet stellt sich die Frage, wird ECM nur noch auf Zusatz-Komponenten reduziert, als Infrastruktur unterhalb der operativen Systeme eingesetzt? SAP bietet schließlich auch noch einiges an Produkten im Dokumentenmanagement- und Records-Management-Umfeld. Der Content Manager von SAP ist für viele SAP-Anwender heute schon für das Informationsmanagement ausreichend.
Einerseits macht dies viel Funktionalität von ECM-Produkten überflüssig und andererseits zwingt SAP als führende Oberfläche die ECM-Anbieter dazu, sich in die SAP-Clienten und Netweaver zu integrieren. Nur noch wenige spezialisierte Services werden dann benötigt, z.B. um ein Dokument direkt aus SAP heraus aufzurufen. Dies zeigt sich übrigens auch in anderen Umgebungen, bei Standardprodukten wie Sharepoint aber auch bei anderen Fachanwendungen, CRM-Lösungen und so weiter. Überlebt ECM vielleicht nur noch als „drei Knöpfe“ zum Speichern, Wiederfinden und Visualisieren von Dokumenten?
[Renate] Zuerst möchte ich auf in ERP-Systeme integrierten Workflow eingehen. Diese Systeme sind gut und leistungsfähig, solange man sich im Umfeld des ERP-Systems bewegt (also Prozesse zwischen FI und CO oder HR). Jeder, der schon einmal versucht hat, Prozesse übergreifend – also außerhalb des ERP-Systems – mit dem integrierten Workflow zu steuern, wird viel Aufwand betreiben müssen und muss beispielsweise gut ABAP programmieren können. Ich habe auf Wunsch eines unserer Kunden ein solches Unterfangen geleitet, ich weiß wovon ich spreche. Das gleiche gilt für Produkte wie den Content Manager von SAP. Sie sind „ausreichend“, wie du sagst, aber mehr auch nicht. Von den komfortablen DMS-Funktionalitäten, die von den ECM-Systemen erwartet werden, ist ja hier keine Spur.
Zu deiner These der „drei Knöpfe“: Sollte es tatsächlich so weit kommen, sind die etablierten ECM Anbieter ein Stückweit selbst Schuld. Warum greift keiner Problematiken aus der Praxis auf und schafft dafür Lösungen, die – wie du es vorhin nanntest – „ein echtes Mehr bedeuten und sexy sind“ (und die haben erst einmal nichts mit Branchen-Know-How zu tun!).
Die meisten trennen nach wie vor zwischen Dokumenten und Prozessen (also DMS und BPM) – auch in den so genannten integrierten Suiten! Von einigen Steuerungsprozessen abgesehen, gehören zu jedem Prozess Dokumente und jedes Dokument gehört zu irgendeinem Vorgang. Gib mir ein Beispiel aus der Praxis in dem Dokumente vom Prozess getrennt werden können und umgekehrt. Im Gegenteil, die meisten Prozesse werden von beliebig vielen Dokumenten begleitet bzw. die Mitarbeiter müssen im Laufe des Prozesses flexibel auf diese Dokumente zugreifen können.
Die dokumentbasierten Workflow-Systeme starten den Prozess auf Basis eines im Archiv bekannten Dokuments. Das reicht in der Praxis einfach nicht. Die Kunden benötigen Systeme, die ihnen passend zu jedem Prozess-Schritt den Zugriff auf ganze Akten ermöglichen. Dazu ist eine „Integration“ innerhalb einer „integrierten Suite“ nötig.
Ich frage dich WARUM? Warum kann nicht von Anfang an in Prozessen gedacht werden?
Das betrifft nämlich noch nicht die Schnittstellenthematik zu den führenden, etwa CRM oder ERP-Systemen. Das ist noch mal ein ganz anderes Thema zu dem wir uns auch über die dazu nötigen Architekturen unterhalten müssen.
[Uli] Die alte Frage – benutze ich z.B. ein externes Workflow, das ich mit dem ERP „reden“ lasse oder löse ich gleich alles innerhalb des ERP. Viele haben die Lösung innerhalb des ERP bisher abgelehnt, weil dann jeder auch den ERP-Clienten haben muss, auch wenn er nicht ständig oder fachlich mit dem ERP arbeiten muss – und dies bedeutet einfach hohe Lizenzkosten.
ECM-Systeme sind einfach keine führenden Systeme, außer sie bilden eine Geschäftslogik ab und werden selbst zur Fachanwendung. Dies wurde in der Vergangenheit auch vielfach mit Workflow-Werkzeugen getan. Moderne Architekturen wie SOA (Service oriented Architecture) mit dem Dienstekonzept zwingen aber die ECM-Anbieter in eine neue Rolle. Sie sollen spezialisierte Dienste für ECM-typische Funktionalität bereitstellen, die dann von den Anwendungen genutzt werden.
Ausnahme ist hier vielleicht das „echte“ BPM mit Orchestrierungsfunktionalität, das die Prozesse ganzheitlich steuert, aber damit automatisch auch zum integrierten BPM innerhalb von ERP-Systemen im Wettbewerb steht. Viele Analysten sehen ja BPM und SOA schon zusammenwachsen, aber spielen die Prozesse wirklich die wichtigste Rolle? ECM bietet ja viele Integrationsoptionen wie z.B. Portal-Integration oder aber die Nutzung eines einheitlichen Repositiories für alle Informationen, die allen Beteiligten Anwendungen unabhängig von der Quelle bereitgestellt werden können. Gibt es überhaupt losgelöste BPM-Projekte?
[Renate] Ich hatte dieser Frage vorhin schon etwas vorgegriffen. Meine Projekterfahrungen gehen dahin, dass die Kunden nicht mit der Sicht auf BPM ein Projekt beginnen. Alle sehen nur die Flut an Information in Form von Dokumenten, e-Mails, Faxen und Telefonnotizen und wollen diese so schnell wie möglich strukturieren, kanalisieren und vor allem revisionssicher archivieren. Da bleiben erst mal die Prozesse auf der Strecke.
Nun kann man sich fragen, woran liegt das? Ist es denn Aufgabe der Kunden, über so etwas nachzudenken oder sogar darüber Bescheid zu wissen oder könnten Berater, Analysten und Software-Anbieter gemeinsam daran etwas ändern? Manchmal habe ich den Eindruck, die Themen ECM und BPM werden von allen Seiten überholt und die Anbieter schauen tatenlos zu. Welcher Kunde braucht „losgelöste BPM-Projekte“.
Die meisten benötigen Massen an Informationen aus ihren Bestandssystemen, aus den Mainframes und deshalb werden z.B. WEB to HOST-Lösungen geschaffen, aber es wird nicht über BPM diskutiert. In diesen Überlegungen kommen oft nicht einmal die von dir angesprochenen ECM-Integrationsmöglichkeiten für eine Portallösung vor. Das sind reine Individuallösungen, die viel Geld kosten und wenig Standardisierung bieten. Das finde ich sehr schade, ist aber Tatsache.
[Uli] Ich persönlich sehe den Zug von ECM Enterprise Content Management eigentlich schon in Richtung eines ganzheitlichen IM Information Management oder EIM Enterprise Information Management – um wenigstens zwei Buchstaben des ECM Akronyms zu retten – abfahren. ECM setzt auch auf SOA und sieht z.B. BPM als integralen Bestandteil. Andere Anbieter wollen BPM - wobei BPM mehr ist als Workflow – als eigenständige Branche ansehen. Sie sehen keine Veranlassung, sich in den großen ECM-Topf werfen zu lassen, sondern verstehen sich als eigene Produktkategorie, als eigene Branche. Da aber ECM verschiedenste dokumentenlastige Prozesse umfasst, wie z.B. Posteingangserfassung oder Postausgangssteuerung, kann ECM ohne Workflow nicht auskommen.
Dabei spielt jetzt natürlich die „philosophische“ Diskussion, ob Workflow schon BPM (Business Process Management) ist, eine wichtige Rolle. Kann man eigentlich VBS Vorgangsbearbeitungssystem, VSS Vorgangssteuerungssystem, WFS Workflowsystem, BPO Business Process Operation, GPD Geschäftsprozessdesign, BPM Business Process Management, GPM Geschäftsprozessmanagement und all die anderen prozessorientierten Akronyme und Begriffe sauber trennen?
[Renate] Wenn du von „Abfahren“ sprichst, klingt das wie „Verlassen“ – „Weiterfahren“ würde mir in diesem Zusammenhang besser gefallen, denn wir verlassen ja auch mit einem neuen Akronym das Thema Enterprise Content Management nicht völlig, sondern es bleibt eine sinnvolle Ergänzung zu EIM. Somit hätten wir endlich die Brücke zwischen den unstrukturierten Informationen aus dem Content und den strukturierten Daten aus den BI-Systemen. Mit abfahrenden Zügen hatten wir es m. E. in der letzten Zeit viel zu oft zu tun und immer springen Anbieter auf, ohne zu wissen, wohin die Fahrt geht und ob sie das richtige Gepäck für diese Reise dabei haben.
Zu der von dir aufgeworfenen Diskussion zum Thema Workflow versus BPM und den genannten Akronymen kann ich ja mal versuchen, eine Abgrenzung zu formulieren. VBS und VSS sind Begriffe, mit denen wir es in der öffentlichen Verwaltung zu tun haben. Ein Vorgang ist aber nicht gleichzusetzen mit einem Prozess, er hat eine ganz andere Dimension und kann sich auch als virtuelle Akte dokumentenorientiert repräsentieren. VBS und VSS nutzen Workflow als Mittel zur Steuerung der Prozesse.
Herkömmliche Workflow Management Systeme bestanden – und bestehen noch heute aus drei Komponenten: Einem Designtool, also der Entwicklungsumgebung für das Prozessdesign zur Festlegung der Beziehungen zwischen den einzelnen Prozess-Schritten und den involvierten Mitarbeitern, sowie den zur Laufzeit aufzurufenden Applikationen und Fremdsystemen. Der Workflow Engine, der die Steuerung der Prozesse zur Laufzeit übertragen wird und einer Sammlung aller prozessrelevanten Daten – den Audittrails,. Diese auszuwerten, um Rückschlüsse für eine Prozessoptimierung ziehen zu können, obliegt der Kreativität und der vorhandenen Tools im Hause des Anwenders.
Business Process Management (BPM) schließt den Lifecycle eines Geschäftsprozesses von der Analyse in die Simulation über die Laufzeitunterstützung bis hin zur Auswertung der Workflow relevanten Daten aus den Audittrails für die Prozessoptimierung. Last but not least haben sich die BPM-Tools auf die Fahne geschrieben, integrativ alle nötigen Anwendungen unter sich zu vereinen und die Kontrolle über den Gesamtprozess sicherzustellen. Hier schließt sich der Kreis, um eine nahtlose Dokumentationskette aller geschäftsprozessrelevanten Daten zu erhalten.
[Uli] Ist dies der vielgesuchte Unterschied zwischen Workflow und BPM?
[Renate] BPM ist deutlich mehr als Workflow. Im Klartext heißt das, die oben genannten drei Komponenten wurden auf fünf erweitert: Einem Modellentwurf zu Analysezwecken und zur Festlegung des Gesamtprozesses sowie zur Simulation des Entwurfes. Dem bereits beschriebenen Designtool, das jetzt lediglich zur Ausarbeitung der im Modellentwurf definierten Vorgänge dient. Die Workflow Engine ist geblieben, ebenso wie die Audittrails. Hinzugekommen ist die Möglichkeit des Reportings und der Auswertung dieser Audittrails zur Rückführung der Ergebnisse in die Analyse zur Verbesserung der Modelle in einem iterativen Prozess.
Das Akronym BPO behandelt das Thema Prozesse aus einer völlig anderen Sicht, nämlich dem Auslagern der Geschäftsprozesse zu einem Provider – also eine andere Deutung von BPO, Outsourcing statt Operation. Mit Business Process Outsourcing beschäftigen sich Unternehmen, die sich ausschließlich auf ihre Kernkompetenzen zurückbesinnen wollen und alle Supportprozesse deshalb einem Dienstleister übertragen.
Du kannst aber auch BPO gern als Akronym für Business Process Optimization, Geschäftsprozessoptimierung haben.
[Uli] Ich habe dir gezielt ein paar skurrile Akronyme und deren Erklärungen vor die Füße geworfen und warum soll nicht BPO auch mal Business Process Operation heißen, passt doch ebenfalls. Schließlich wird auch das Akronym ECM nur gewandelt als Enterprise Change Management überleben.
[Renate] Wie du meinst - ich bleibe bei Business Process Organisation. Ebenso kann man hier das Akronym GBD für Geschäftsprozessdesign ansiedeln. Damit sind wir natürlich wieder zurück in der Tool-Landschaft. Ich habe es in einem meiner Projekte vor nicht allzu langer Zeit wieder live erleben dürfen. Die hier verwendeten Tools werden entweder falsch eingesetzt oder sie leisten im Endeffekt doch nicht das, was sich der Kunde erhofft hat. Wir hatten es mit riesigen Geschäftsprozessmodellen zu tun, die jedoch lediglich zu Dokumentationszwecken dienten und weit davon entfernt sind auf „Knopfdruck“ in ein Workflow-Tool übernommen werden zu können.
[Uli] Unterschiede zwischen den Designkomponenten von BPM oder Workflow gibt es nicht und auch die Workflow-Produkte, sei es als integrierte oder eigenständige Komponente haben inzwischen grafische Entwurfswerkzeuge und eigene Programmierungsskriptsprachen. Es wird schwer, dort Trennungslinien zu ziehen. Auch die Workflow- und BPM-Anbieter haben hier Positionierungsschwierigkeiten. Mancher BPM-Anbieter versucht sich zu dem in das noch Hype-Thema BI Business Intelligence, abzusetzen.
Zur Charakterisierung von BPM spielen meines Erachtens zwei Komponenten die wichtigsten Rollen: BPM als Orchestrierung, als Prozesskontrolle, als Bindeglied zwischen den Anwendungen, auch als BPM ohne eigene Anwendungsclienten; und zweitens im Unterschied zu Workflow die Feedback-Komponente, das Optimieren mit realen Nutzungsdaten während der Laufzeit, das Schließen des Zirkels von Definition, Ausführung, Auswertung und Optimierung der Definition. Macht da eine Trennung in BPO-Entwurfs-Werkzeuge und BPM-Ausführungs-Engines überhaupt noch Sinn, wie integriert man Prozessdesign und Prozessausführung?
[Renate] Da kann ich gleich an meine Ausführungen zum letzten Punkt anknüpfen. BPO als losgelöste Entwurfs-Werkzeuge bringen aus meiner Sicht sehr wenig Effizienz. Wenn man sich mal die Aufgabenstellung in der Entwurfs-phase vor Augen führt und die mit der Aufgabenstellung für ein Workflow-Modell vergleicht, kommt man sehr schnell selbst drauf, dass hier zweierlei Zielsetzungen verfolgt werden.
In der Analyse- und Entwurfsphase interessieren mich die Prozesse als solche, die verwendeten oder zur Verfügung stehenden Ressourcen, Zeiten, Kosten etc. In dieser Phase will man „spielen“, ermitteln, wenn möglich bereits im Vorfeld zum SOLL-Prozess optimieren. Das hat zur Folge, dass die Tätigkeiten sehr granular dargestellt werden, zu granular für einen Prozess, der einer Ausführungs-Engine zur Laufzeit übertragen werden soll.
In diesem Prozess interessieren uns dann ja auch mehr die involvierten Benutzer, die einzubindenden Applikationen, die Rechtevergabe und der Zugriff auf Dokumente. Die Auswertung der Audittrails (also der Echtzeitdaten) macht meines Erachtens dagegen mehr Sinn.
Wenn es nun BPM-Anbieter endlich schaffen, in ihren Tools diese Durchgängigkeit anzubieten, so wäre das sehr hilfreich. Leider habe ich es bislang nur in den Testlabors gesehen und nicht in Projekten zum Anfassen. Viele erwarten sich in diesem Zusammenhang von der SOA Architektur so eine Art Allheilmittel für alle nicht gelösten Probleme. Gibt es da aus deiner Erfahrung schon etwas zu berichten?
[Uli] Das Thema SOA - Service orientierte Architekturen: Kongresse gibt es genug, Produkte eher wenige.. Vielfach ist das Thema noch Vision. Bei SOA geht es darum, dass alle Dienste miteinander reden können. Protokolle, Schnittstellen, Steuerungsparameter, Metadaten spielen dabei eine wichtige Rolle. Drei Themen sind von entscheidender Wichtigkeit. Einmal die Frage der Orchestrierung der Dienste. Eigentlich könnte dies ein interessantes Anwendungsfeld für BPM-Werkzeuge sein, gäbe es da nicht die herkömmlichen Strategien für Middleware- und Enterprise-Bus-System-Lösungen. Orchestrierung würde zugleich auch ein zentrales Repository erforderlich machen, in dem alle Dienste mit ihren Steuerungsdaten, Schnittstellen, Parametern, Schemata, Verarbeitungsregeln, Attributen, Inhalten und Metadaten inklusive Versionierung und Historisierung verwaltet werden. Ein zentraler Management-Service ist gefordert, in dem auch die ECM-Dienste ihre Metadaten, Dokumentenklassen, Benutzerrollen usw. ablegen.
Das zweite Thema betrifft die Sicherheit und Interoperabilität der Dienste selbst. Wie wird die Transaktionssicherheit zwischen den Diensten sichergestellt? Wie wird ein Audittrail für Compliance-Anforderungen über die Dienste hinweg protokolliert? Wer kontrolliert die Dialoge zwischen den Diensten, besonders wenn die Kommunikation fehlschlägt oder in Fehlersituationen mündet?
Der dritte Punkt ist das Thema Durchgängigkeit – End-to-End-Prozesse. Nicht nur den Posteingang automatisieren sondern auch die Prozesse der Bearbeitung zusammen mit den operativen Anwendungen und dem Output-Management zusammen betrachten.
Hier sind meines Erachtens auch die größten Potentiale für die Anwender – vom Nutzen her – und für die Anbieter – weil kaum ein Anwender diese Durchgängigkeit bereits hat. Reichen hier einzelne Dienste oder sind wir doch wieder beim Thema Subsysteme oder gar ganze Lösungen angekommen. SOA hat es beim Thema Durchgängigkeit sehr schwierig, weil die einzelnen Dienste in Prozessketten verknüpft werden müssen wobei wir wieder bei Thema 1 „Orchestrierung“ und Thema 2 „Transaktionssicherheit“ wären. Wie spiegeln sich denn solche durchgängigen Ansätze im Produktangebot wieder?
[Renate] Die Aussage, dass kaum ein Anwender diese Durchgängigkeit bereits hat, wundert mich nicht. Woher sollen Anwender diese auch haben, wenn selbst die Anbieter nicht darüber verfügen. Nur einige wenige Große können mit einer wirklich durchgängigen ECM-Palette brillieren, allerdings meistens auch nur deshalb, weil die nötigen Module durch zugekaufte Software zur Verfügung stehen. Mit der Durchgängigkeit von Input bis Output wurden die meisten ECM Anbieter ziemlich überrascht, denn auf das meist ungeliebte Thema „Deliver“ war man nicht vorbereitet. Auf jeder Messe zeigt sich ja auch noch immer, dass es sich dabei eigentlich um ein völlig eigenständiges – äußerst facettenreiches – Marktsegment handelt.
[Uli] Output-Management war ja auch bisher ein völlig eigenständiges Feld. Man hat hier auch eine andere Auffassung von Dokumentenmanagement, sogar eigene Weiterbildungsprogramme, die auf Dokumentenmanagement im Sinne von Outputmanagement zielen.
Beim Thema „Deliver“, also Bereitstellung von Information einschließlich Outputmanagement, sind außerdem verschiedene Ansätze zu berücksichtigen. Einmal natürlich der Massenausdruck, der über Hostsysteme läuft und auch ein Textbausteinsystem und ein Formularmanagement einschließen kann, der dezentrale oder lokale, individuelle Ausdruck auf Abteilungsdruckern aber auch die neueren Themen von Multi-Channel-Distribution wie parametergesteuert die gleiche Information in unterschiedlicher Form für Drucker, Webseiten, E-Mail, RSS oder andere Kanäle bereitzustellen.
Für End-to-End ist sicherlich die Einbeziehung der Ausgabe und Verteilung von Information unabdingbare Voraussetzung, auch wenn sich das klassische hostbasierte und druckerstrassenorientierte Outputmanagement immer noch nicht so recht in die übergreifende ECM-Welt einordnen will.
Ein Anwender oder zumindest die IT-Abteilung, die für das Output-Management zuständig ist, wird kaum nach einem ECM-Produkt Ausschau halten, wenn es um die Aufbereitung von Druckströmen für Einzelversand geht. Die Anforderung kommt eher aus den Fachabteilungen und von den IT-Strategen im Unternehmen. Einerseits die bereits erwähnte Anforderung der Durchgängigkeit, andererseits die Nutzung von Diensten. Aber auch bei diesen Überlegungen kommen die Anwender oft nicht auf die Idee, nach einem ECM zu fragen.
[Renate] Aber die Anwender wollen letztlich doch irgendwie die Funktionalität von ECM schon nutzen!
[Uli] Das ist richtig, aber nicht als eigenständiges System. Häufiger ist die Nachfrage, ob man denn die Umgebung, mit der man ständig arbeitet, nicht um Funktionalität „enabled“ werden kann. Also das Einbringen von Dokumenten-Technologien in Oberflächen von Fachanwendungen. Dies ist auch für die Anbieter von ECM-Produkten ein zunehmendes Problem. Wenn die direkte Integration als „unsichtbarer“ Dienst oder nur das Enabling der Fachanwendung gefordert ist, wie bleibt man dann visibel? Und wie argumentieren die Anbieter,, wenn es darum geht, sich neben vorhandene führende Systeme zu positionieren, sei es ein ERP, ein CRM, ein Portal oder eine Hostanwendung? Besonders schwierig wird dies dann, wenn die führende Anwendung selbst Workflow, DMS oder andere Funktionalität beinhaltet:
[Renate] Mit dem redundanten Vorhandensein von bestimmten Funktionalitäten in unterschiedlichen Tools wird es in der Tat so kommen, dass die Kunden nicht vor der Wahl stehen, welches Workflow-System sie auszuwählen haben, sondern welches der bereits im Hause befindlichen zum Einsatz kommen soll.
Aber ECM ist ja nicht nur Workflow, sondern beinhaltet zahlreiche andere Komponenten wie Capture, Deliver oder Preserve. Letztlich sind also Schnittstellen, Komponenten und Standards entscheidend, weil es bereits wieder um das Thema Integration geht. Welche Standards können denn heute für das Thema ECM als wichtig erachtet werden?
[Uli] Wenn wir beim Thema BPM und Workflow bleiben, so gibt es hier in der Tat Standards, die für die Integration und Interoperabilität wichtig sind. Auch hier findet zur Zeit eine Konsolidierung statt, nicht nur des Marktes, sondern auch der Standards, die unterschiedlichen Ursprung haben.
Für Workflow und BPM sind zur Zeit die BPMN Business Process Management Notation, eine grafische Spezfikationssprache, BPEL Business Process Execution Language, die heute am weitesten verbreitet ist, und XPDL XML Process Definition Language, die aus dem Umfeld der WfMC stammt und auf dem klassischen Workflow-Modell der WfMC Workflow Management Coalition basiert.
Für den Bereich Capture gibt es nur proprietäre Ansätze, außer man wolle UIMA dazurechnen. Umso mehr Standards gibt es für Records Management. Jeder Staat hat hier etwas eigenes, aber mit MoReq und MoReq2 gibt es auch einen europäischen Standard. Für Records Management allgemein gilt die ISO 15489. Besonders im Bereich der Bibliotheken, Archive und Museen gibt es eine Vielzahl von Standards für Metadaten.
Für das bereits angeschnittene Thema VBS ist für Deutschland zumindest DOMEA zu berücksichtigen. Bei der Archivierung orientieren sich inzwischen viele Produkte am OAIS-Standard, der auch einer ISO-Norm 17421 niedergelegt ist. Bei den Speicherformaten für Objekte spielen neben dem herkömmlichen komprimierten TIFF immer mehr XML-Formate und PDF/A eine wichtige Rolle. Für die Integration von Anwendungen und Repositories sind sicherlich JSR170, JSR283 und WebDAV zu nennen.
[Renate] Für viele Anwender sind viele dieser Standards nur böhmische Dörfer und spielen in der Implementierung dann doch kaum eine Rolle.
[Uli] Dies ist leider vielfach so. Man könnte noch stundenlang über weitere Standards philosophieren. Standards vereinfachen für beide Seiten, Anwender und Anbieter, das Leben. Was standardisiert ist, muss der Anwender nicht beschreiben und es gibt ihm eine gewisse Investitionssicherheit. Beim Anbieter sichern Standards Akzeptanz, ermöglichen die Verringerung der Fertigungstiefe und machen die Interaktion mit anderen Anwendungen möglich. Auch wenn dies nicht für jeden Anwender und Anbieter sofort sichtbar ist, bieten Standards einen erheblichen Nutzen. Leider ist die Beantwortung von Fragen zu Standards in Anforderungskatalogen seitens der Anbieter meistens nur ein „Tick Mark“. Spielen Standards bei den Anwendern nach der Auswahl überhaupt noch eine Rolle oder nimmt man die Produkte des Anbieters wie sie kommen?
[Renate] Standards spielen schon eine Rolle, denn dass Bewusstsein der schnellen Marktveränderung bringt jeden Anwender zum Nachdenken. Besonders wenn Standards mit wirklicher Kompatibilität verbunden sind, werden sie sehr ernst genommen. Aber auch hier sieht ja bekanntlich die Praxis anders aus, als das in der Theorie oft beschrieben wird. Ein über zwar versprochene aber nicht vorhandene Kompatibilität seiner IT-Landschaft verärgerter Landsmann von mir (ein Bayer) fasste das sehr pragmatisch in dem Satz zusammen: „Ja, kompatibel sans alle, nur zampassen tut nix“.
Die Einhaltung von Standards ist aber letztlich nur ein nachrangiges Ziel bei einer Produktauswahl. Auch wenn man viel zu Funktionalität und Integrationsmöglichkeiten abfragt, so wird doch meistens über das Preis- / Leistungsverhältnis, die Kosten und den Nutzen entschieden. Standards sind nützlich, ja, aber beim Thema Nutzen denken die Anwender doch eher an den monetären Nutzen, was wird gespart, was geht schneller oder einfacher, was kostet weniger. Hier ist doch immer noch eher der ROI als die Einhaltung von Standards gefragt, oder Uli?
[Uli] ROI allein ist zu kurz gesprungen. Ohne eine Ist-Erhebung, der jetzigen Kosten sind jedoch eine Beurteilung der zukünftigen Kosten und die Berechung eines ROI nicht möglich. Viele der ROI-Betrachtungen in den „Success-Stories“ der Anbieter sind über den breiten „Daumen“ gemacht worden, da es keine Erhebung der vormaligen Kosten und auch keine Bestimmung des Wertes der Information für das Unternehmen gegeben hat.
Beim Thema Nutzen muss man natürlich ROI und andere Überlegungen anstellen. Jedoch sind neben Projekt-, Investitions-, Implementierungs- und Rollout-Kosten die Betriebs-, Wartungs- und Update-Kosten immer wichtiger geworden. Bedeuten gute Schnittstellen, Modularität, effektive Administrationstools etc. auch zugleich einen einfachen und kostengünstigen Betrieb? Gibt es Merkmale an dem man so etwas in der Studie festmachen kann?
[Renate] Beim Thema ROI und Nutzen gebe ich dir aus der Erfahrung der Projekte heraus völlig Recht. Diese von dir angesprochenen Themen sind jedoch viel zu individuell, um sie wirklich eindeutig und glaubhaft im Rahmen einer Studie abhandeln zu können. Das ist dann Teil unserer Managementkriterien im Rahmen der Beratungstätigkeit wie bei dir ja auch.
Allerdings haben wir in der Studie sehr genau auch auf die Werkzeuge geachtet, mit denen Prozesse entworfen, Klassenbibliotheken, Benutzer, Audit-Trails und so weiter eingerichtet werden. Die Güte, die einfache Nutzbarkeit der Werkzeuge und die Nachvollziehbarkeit von Veränderungen am System sind nicht nur wichtige Voraussetzungen für einen sicheren und effizienten Betrieb, sondern auch für die Einhaltung von rechtlichen Bestimmungen, wenn es um die Transparenz und Sicherheit der Systeme geht. Aber zum Thema Compliance bist du ja der Spezialist. Die Anbieter in unserer Studie sehen im Thema Compliance eine der wichtigsten Daseinsberechtigungen für ECM-Lösungen.
[Uli] Compliance ist sicherlich einer der Markttreiber für ECM, oder besser gesagt, für bestimmte Teilaspekte wie Archivierung oder Records Management. Dies sind häufig langfristige Entscheidungen auf Grund von Compliance-Anforderungen. Ich denke da z.B. an die Aufbewahrungsfristen, an die Auswertbarkeit steuerrelevanter Daten usw. Viele Anwender und auch Anbieter konzentrieren sich aber beim Thema Compliance häufig nur auf aktuell diskutierte Teilaspekte.
Man debattiert über Basel II, über die GPDU, über SOX Sarbanes Oxley. Man denkt über technische Lösungen nach und kauft Einzelpakete für die Behandlung von Detailproblemen. Compliance betrifft aber Menschen, Prozesse und Technik. Es geht um die kontinuierliche Einhaltung von Compliance-Anforderungen mit der dazu notwendigen Dokumentation zur Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit. Compliance beschränkt sich nicht auf Einzelthemen. Es ist ein ganzheitlicher Ansatz für Compliance gefordert aber ich habe den Eindruck, dass viele Anbieter eher Insellösungen propagieren, z.B. E-Mail-Archivierung, GDPdU-Archivierung, SAP-Archivierung usw.. Besonders schlimm ist es im Moment beim Thema E-Mail: Ich bin der Meinung, E-Mails dürfen nicht in einen separaten „Extra-Topf“ gespeichert werden, sie gehören in Kunden-, Projekt-, Vorgangs-, Fall- oder andere Aktensichten.
[Renate] Bleiben wir gleich bei dem genannten Beispiel der E-Mail-Archivierung. Es geht um E-Mail-Management! Genau genommen sogar um die Integration des E-Mail-Managements in Posteingangs-, Verarbeitungs- und Archivierungsprozesse. Die Archivierung steht aber erst am Ende und deshalb ist der Ansatz reine E-Mail-Archivierung betreiben zu wollen schon falsch.
Das Thema ist viel klassifikations- und prozesslastiger als eine vordergründige „Entlastung“ der E-Mail-Server suggeriert. Insellösungen sind natürlich der einfachere Ansatz. E-Mail-Archivierung beispielsweise geht in der Regel den Weg alle E-Mails ohne Bezug zu dem Vorgang zu dem sie gehören zu verwalten. Nachdem immer mehr geschäftsrelevante Inhalte in E-Mails enthalten sind, ist das natürlich eine Lücke die in der Nachvollziehbarkeit eines Vorgangs entsteht. E-Mail-Management ist sicher etwas, was zur Zeit alle Anwender bewegt, deshalb haben wir auch für die Studie hinterfragt, wer reine Massenarchivierung anbietet und von welchen Systemen eine vorgangsbezogene Zuordnung erwartet werden kann.
Aber es gibt noch so viele neue Themen. Lass uns doch zum Schluss noch etwas über die Markt-Trends sprechen. Aus diversen Vorträgen von dir weiß ich, dass du dich sehr intensiv bereits mit dem Trendthema Nummer 1 – Web 2.0. – beschäftigt hast.
[Uli] Sicherlich ist im Moment das sogenannte Web 2.0 einer der wichtigsten Treiber für neue Funktionalität und für neues Anwenderverhalten, aber in erster Linie ist Web 2.0 ein Marketing-Hype. Funktionalität „à la Web 2.0“ in ECM-Produkte zu integrieren ist bei vielen Anbietern der letzte Schrei.
Dies gilt aber nicht nur für ECM-Produkte sondern auch für Handy 2.0, CRM 2.0, Library 2.0, Enterprise 2.0, Freundin 2.0 usw. Ich bin da eher ein Freund von Web 42.0, frei nach Douglas Adams. Web 2.0 ist nicht nur auf neue Formen von Angeboten im Internet beschränkt, sondern macht sich in Intranets und den Anwendungen innerhalb der Unternehmen selbst inzwischen breit. Typische Funktionalität ist Foren, Wikis, Blogs, RSS-Feeds, Instant Messaging, Social Bookmarking, Tagging, MashUps, Folksonomy, Community, Profiling und anderes. Selbst Microsoft geht inzwischen mit Sharepoint in diese Richtung, IBM positioniert sich mit mit Quickr.
[Renate] Du erwähnst gerade Microsoft. Hier muss man sich doch nicht erst auf zukünftige Entwicklungen berufen. MOSS 2007 ist eine Realität, die den Markt verändert. Dies zeigt sich auch in der Studie. Interfaces zu Microsoft Exchange und zu Microsoft Sharepoint gehören bald zur Standardausstattung. Einige Anbieter arrangieren inzwischen ihr Portfolio um die Microsoft-Produkte herum. In Sharepoint selbst findet man noch sehr wenig, was echtes 2.0 ausmachen würde, ich nenne hier mal Blogs und Wikis.
[Uli] Funktionalität in neueren Web-2.0-Angeboten gibt es deutlich mehr als bei Microsoft. Allerdings steht Microsoft hier nur am Anfang der Entwicklung und passt seine Produkte immer mehr an die Trends im Web an. Andere Anbieter sind da zur Zeit offensiver und sprechen sogar von ECM 2.0, obwohl nie jemand Web 1.0 oder ECM 1.0 definiert hätte.
In den USA war ECM 2.0 der Slogan, mit dem EMC die neue Documentum Version D6 angekündigt hat. Nahezu gleichzeitig hat in Deutschland SAPERION den Begriff okkupiert – und natürlich gibt es auch Artikel und Vorträge von mir zum Thema 2.0 obwohl ich das Thema weniger technologisch geprägt sehe als gesellschaftlich. Mit der Verfügbarkeit größerer Bandbreite und einer neuen Generation von Anwendern, die mit dem Web und anderen modernen Kommunikationstechnologien aufgewachsen ist, verändert sich auch ECM. ECM wird meines Erachtens sowieso im Informationsmanagement aufgehen.
[Renate] Haben denn die Anbieter von Web Content Management Produkten, die sich ja ebenfalls in den Markt für ECM hineinentwickelt haben, hier bessere Karten als die traditionellen Archivsystem- und DMS-Anbieter? Es geht doch schließlich nicht nur um den Einbau von ein paar Funktionen sondern um ein ganzheitliches, geschlossenes Produktkonzept, eine einheitliche Architektur.
[Uli] Web 2.0 Technologien sind natürlich immer eine Domäne der Web Content Management Anbieter gewesen. WCM wird immer mehr in ECM integriert. Durchgängige Ansätze fehlen aber bei beiden Fraktionen, sowohl bei den ehemaligen reinen WCM-Anbietern wie auch bei den angestammten DMS-Anbietern.
Allein die Frage, wie archiviere ich revisionssichere Einträge aus einem Wiki oder einem Blog? Oder wie integriere ich Social Bookmarks meiner Kollegen in einem Workflow-Prozess, wo ich auf deren Seiten oder Dokumente zurückgegriffen habe? Was mache ich mit nicht persistenten URLs?
Web 2.0 bringt nicht nur neue Ansätze sondern auch neue Probleme. Aber aus den Angaben der Anbieter in deiner Studie kannst du doch ganz gut ermessen, was diese für wichtige Trends halten, was für Funktionalität für wichtig erachtet wird und was mehr in den Hintergrund tritt? Welches sind denn aus der Auswertung der Studie heraus für dich die wichtigsten Trends?
[Renate] Aufgabe unserer Studie ist es in erster Linie, Fakten zu präsentieren. Wir hinterfragen und prüfen ja keine Visionen, sondern reale Funktionen der aktuell zur Verfügung stehenden Releases. Somit kann ich dir nur einige Entwicklungen vorstellen, die sich aus der neuen Studie abzeichnen.
Wir hinterfragen natürlich auch Anforderungen, die sich aus unseren Projekten heraus ergeben und die noch von keinem der Produkte erfüllt werden. Die Ausführungen zu sich abzeichnenden Trends überlasse ich gerne dir als Abschluss-Statement.
Insbesondere im Workflow- und BPM-Umfeld gibt es erfreuliche Neuerungen wie den direkten Zugriff auf Dokumente von einem bestimmten Prozess-Schritt aus. Dabei handelt es sich unter anderem um eine Anforderung einer unserer Kunden.
Das leidige Thema, wer verfügt wirklich über BPM Komponenten und wer hat nach wie vor ein Workflow-Tool, haben wir in dieser Ausgabe besonders unter die Lupe genommen. Da zeigt sich sehr deutlich, dass wirklich nur eine Handvoll Anbieter den Lifecycle eines Prozesses schließen können, ohne Medienbrüche in Kauf nehmen zu müssen.
Standardfunktionen – primär aus dem DMS-Umfeld – werden inzwischen von allen Anbietern erfüllt und sind selbst im Sharepoint Server verfügbar, so dass wir diese teilweise sogar aus der Studie entfernt haben, wie beispielsweise die Übernahme und den Abgleich der Berechtigungen aus LDAP oder die gesamte checkin/checkout Thematik.
Seit langem bekannte Themen wie die Versionierung von Dokumenten werden ebenfalls inzwischen von den meisten unterstützt, so dass diese von uns granularer hinterfragt werden mussten, beispielsweise in Bezug auf die zusätzliche Versionierung der Attribute, um eine Nachvollziehbarkeit bei Namensänderungen, Fusionen etc. sicherstellen zu können.
[Uli] Es bleibt noch die Frage nach dem Client der Zukunft.
[Renate] Viel Bewegung hat es in Richtung Web-Clients gegeben. Eine lückenlose Gleichstellung der Funktionen mit den Standard-Clients konnte von vielen erreicht werden, indem reine JAVA-Clients entwickelt wurden. Hier schneiden wesentlich mehr Anbieter mit GUT und SEHR GUT ab, als in der letzten Ausgabe der Studie.

[Uli] Da bleibt mir nun doch das letzte Wort. Meine 20 wichtigsten Trends im Jahr 2007:
(1) Es gibt einen Aufwärtstrend - mehr Projekte und mehr anspruchsvolle Projekte!
(2) Es gibt noch mehr Wirrwarr im Markt - noch mehr Übernahmen, noch mehr Konvergenz, noch mehr Konsolidierung!
(3) Es gibt eine neue Schwerkraftsenke - Microsoft bestimmt mit MOSS und seiner ECM-Strategie immer mehr den Markt!
(4) Es gibt mehr Web 2.0 - neue Anwendungen, neue Architekturen, neue Funktionalität bringt Druck auf die bisherigen ECM-Spezialisten!
(5) Es gibt wahrscheinlich ILM - ja, es könnte Lösungen geben, die diesem Anspruch gerecht werden. ILM verändert die Speicherlandschaft und raubt den herkömmlichen Archivsystemanbietern den letzten Schlaf!
(6) Es gibt Insolvenzen - manchen wird’s erwischen, ohne dass jemand da ist, der ihn auffängt!
(7) Es gibt echte SOA-ECM-Produkte - die alte ECM-Vision der unabhängigen Dienste, der Middleware aus dem Jahr 2001 wird wahr!
(8) Es gibt einen Durchbruch für Business Process Management - Workflow Foundation und integrierte Produkte greifen die letzten Schlafpositionen in der Büroorganisation an!
(9) Es gibt eine Renaissance des Wissensmanagements - mit Wikis, Blogs, Collaboration Suites, Whiteboards, Video-Conferencing, RSS-Feeds, intelligenter Volltextsuche, Agenten-Software, Chat, Instant Messaging, Spracherkennung, assoziativer Informationsvernetzung, activity logging usw. erhält Wissensmanagement neuen Drive!
(10) Es gibt ein neues Hauptthema: Daten- und Informationsqualität. ECM wird Bestandteil von Projekten für einheitliche Directory Services, Master Data Management Solutions, Information Warehouses und anderen Harmonisierungslösungen!
(11) Es gibt aller Orten Enterprise Search - intelligent Suchen und Finden. Neben herkömmliche Volltextsuche und Internet-Suchmaschinen treten ontologische, semantische und andere Bewertungs- und Kontrollsysteme zur Verbesserung der Suchergebnisse.
(12) Es gibt es wirklich - ECM von Oracle. Der Datenbankanbieter tritt 2007 mit aller Vertriebsmacht an. Weh tut es besonders den Anbietern herkömmlicher Lösungen, die Oracle als Index-Datenbank im Bauch haben.
[Renate] Über Oracle wurde schon vielfach gesprochen, ohne dass Oracle eine Relevanz im Markt erreichen konnte. Und als Wettbewerber haben die meisten DMS-Anbieter Oracle noch überhaupt nicht wahrgenommen.
[Uli] Das ist richtig. Aber mit Stellent und neuen Modulen im 11g-Umfeld ist zumindest das Potential da, eine wichtige Rolle in Zukunft zu spielen! Aber machen wir mit meinen Prognosen weiter.
(13) Es gibt neue Lösungen von SAP - Netweaver, Content Server und ESB-Bus machen das eine oder andere extra-ECM-System im Unternehmen überflüssig.
(14) Es gibt sie langsam - Kartenlösungen mit Signaturen, Pads mit fortgeschrittener Signatur; aber 2007 dümpelt alles noch vor sich hin, weil die großen Kartenprojekte der öffentlichen Hand nicht in Fahrt kommen.
(15) Es gibt es noch - E-Government. Wenig Geld, hohe Ansprüche. Kleinere Anbieter mit kleineren Produkten machen hier das Rennen.
(16) Es gibt einen neuen Standard für Records Management - MoReq2 dürfte 2007 fertig werden.
(17) Es gibt sie vielleicht - die neue GoBS, zumindest als Entwurf, aber bitte nicht erwarten, dass das so schnell mit der Übernahme durch das Ministerium klappt.
(18) Es gibt Veränderungen auch im Beratungsmarkt - die Anwender werden schlauer und sparen mehr. Die Beratungsprojekte werden so vielfach kürzer und die Berater werden mit höheren fachlichen Anforderungen konfrontiert.
(19) Es gibt einen weiteren Preisverfall - der Mittelstand der DRT-Anbieter muss sich gegen die großen und die Vielzahl der vergleichbaren Marktbegleiter wehren. Mancher wird es nicht überleben.
(20) Es gibt vermehrt - OpenSource und Freeware, nicht nur für WCM sondern auch für Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung. (RK/Kff)
 

PROJECT CONSULT Newsletter 20071015

Zuletzt aktualisiert am 23.10.2016 , Autorenrechte, Persistente URL: https://www.project-consult.de/in_der_diskussion/diskurs

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