Gartner Magic Quadrant "Content Collaboration Platforms" 2017

27.07.2017

In dem am 25.7.2017 veröffentlichten Gartner MQ "Magic Quadrant for Content Collaboration Platforms 2017" (CCP) der GartnermitarbeiterInnen Monica Basso, Karen A. Hobert und Michael Woodbridge wurde die Definition von "Collaboration" auf EFSS erheblich angepasst. Nun spielt EFSS Enterprise File Sync & Share eine noch größere Rolle beim Content Management und es gewinnen Lösungen aus der Cloud immer mehr an Gewicht. Collaboration verlagert sich zunehmend aus "Inhouse-Groupware"-Systemen der Vergangenheit in Saas-Lösungen. Der bekannte "EFSS" MQ (seit 2013) wurde daher nicht nur "umetikettiert" und sondern wird mit neuer Gewichtung "Content" und "Platforms" (ähnlich wie bei "Content Services") platziert.

Gartner gibt hierfür folgende Gründe und Definitionen an:

<Zitat>"Market Definition/Description
Gartner defines the CCP market as a range of content-centric platforms enabling secure file productivity and content collaboration for individuals and teams as well as supporting the creation of a modern digital workplace. Core functionalities include mobile access to content repositories; file synchronization across devices and cloud repositories; file sharing with people and applications inside or outside the organization; and file search and retrieval across multiple file repositories. In addition, these platforms support, at different levels, collaborative document creation and teamwork, lightweight content management, and workflows, natively or through integration with third-party tools. Deployments can be in public cloud, hybrid cloud, private cloud or on-premises architectures. CCP offerings present different levels of support for:

  • Mobility, with native apps for mobile devices, notebooks and desktops, as well as web browser support; and integration with third-party mobile apps for productivity or management.
  • Simplicity and usability with modern UIs and optimized interactions, such as file drag and drop and file open-in mobile applications.
  • File manipulation, including easy file access, synchronization and sharing.
  • User productivity, such as file creation, editing, annotations, tagging and note taking — natively or through integration with third-party suites, such as Microsoft Office 365 apps or Google Docs
  • Collaboration, such as team workspace and folders, cooperative editing, change tracking, and comments on files and conversations.
  • Content management, including metadata classification, search, retention policies, audit trail, e-discovery and analytics.
  • Workflow, including document-based process automation with actions on files, task notifications, metadata and users, and file handling triggered by specific events.
  • Analytics, including data collection on content usage, business relevance, user preferences, work patterns, social interactions and more.
  • Security and data protection on connected devices, in transit and in cloud services (or servers). It includes password protection, remote wipe, data encryption, data loss prevention (DLP) and disaster recovery management (DRM). 
  • Data governance, including file access control, retention, centralized oversight and data residency. 
  • Administration and management, including integration with standard enterprise identity, access management and authentication protocols, performance reporting, and centralized management tools for the operational management of the platform.
  • Integration with corporate on-premises data infrastructure, enterprise servers and cloud services; also, support for content management interoperability services (CMIS), APIs and design tools.
  • Storage, with some using a central data repository, cloud-based or on-premises, and others integrating with existing third-party repositories. Cloud storage may include unlimited storage space per user.

Gartner defined this market as enterprise file synchronization and sharing (EFSS) in 2013. We have renamed it CCP in 2017 to align the market name with the evolution that file syncing and sharing offerings went through over the past years. This evolution saw offerings expand well beyond initial file synchronization and sharing functions to deliver content-driven collaboration among individuals and teams, lightweight content management, and file-centric workflows. This transformation has been described in the document "The EFSS Market's Future Will Present an Opportunity for IT Planners" — and in the 2016 "Magic Quadrant for Enterprise File Synchronization and Sharing," where this market change was anticipated. This renaming also recognizes the changing nature of work and use cases. </Zitat

Lässt man sich die Liste der Funktionen auf der Zunge zergehen, dann ist eigentlich CCP der legitime Nachfolger von ECM Enterprise Content Management: Workflow, Metadaten, Document Management, Collaboration, Governance, Content Management. Nimmt man dies als Grundlage, dann verschwinden "Content Services" wirklich als Infrastruktur im Untergrund der IT-Systeme. Gartner gibt selbst den Hinweis, dass diese neue CCP Produktkategorie ältere ECM-Systeme ablösen kann.

Ein Blick auf die Unternehmen, die hier positioniert werden, zeigt auch, dass keiner der traditionellen  ECM-Anbieter hier mitspielt. Gelistet wurden Accelion, Axway, Blackberry, Box, Citrix, Ctera, Dropbox, Egnyte, Google, HighQ, Intralinks, Microsoft und Thru. 

Gartner_MQ_Content_Collaboration_Platforms_CCP_2017  

Betrachten wir einfach nur einmal den rechten oberen Quadranten. Ganz weit vorn Box. Nicht zuletzt die sehr enge Kooperation mit IBM hat Box beflügelt (IBM fährt ihr Engagement mit traditionellen ECM-Produkten runter). IBMs eigene Collaborationsplattform "Connections" taucht hier nicht auf. Box hat immer mehr ECM-Funktionalität integriert, da EFSS zunehmend "Commodity" ist.
Microsoft ist mit Office365 und Sharepoint aus der Cloud weiterhin ganz vorn, hängt aber mit traditionellen Konzepten aus den Tagen der Inhouse-Lösungen und Office-Umgebung langsam zurück. Man kann auch sagen, zu viele Altlasten. Entscheidende Fortschritte wird aber hier die Einbindung von KI-Ansätzen bringen - dem aktuell wichtigsten "Schlachtfeld" der ITK-Landschaft.
Dropbox ist Box auf den Fersen und baut auch ihr Enterprise Angebot aus. 
Erstaunlicherweise hat sich Citrix mit seiner Plattform hier zu einem ernst zunehmenden Gegner entwickelt. 
Und natürlich darf hier Google nicht fehlen, auch wenn es um Google Docs ruhiger geworden ist. Wie auch Microsoft wird Google aber seine Position hier durch den Einsatz von KI ausbauen.
Axway und Egnyte als kleinere Anbieter werden weiter mit guten Funktionen punkten, aber langfristig am Markt nur Nischen besetzen können. Im Moment treiben Microsoft, Google, IBM/Box und Dropbox die Entwicklung voran. Wie immer interessant ist die lange Liste der Unternehmen, die im CCP nicht berücksichtigt wurden ("Honorable Mentions"). Immerhin finden sich hier bereits Amazon als zukünftiger Herausforderer und natürlich IBM und Workshare.

Als Ausblick gibt der Report einen Marktüberblick, der die zukünftigen Entwicklungen aufzeigt und es geht immer mehr in Richtung der klassischen ECM-Funktionalität:

<ZitatMarket Overview
CCPs originated from the EFSS market, which emerged in 2010 and evolved through commoditization and consolidation, forcing surviving players to expand their value propositions. Offerings evolved beyond initial file synchronization and sharing, with capabilities to support use cases in content-driven collaboration among individuals and teams, secure external collaboration, lightweight content management and file-centric workflows.

CCPs evolved from the EFSS "destination" offerings (see "The EFSS Market's Future Will Present an Opportunity for IT Planners" ) and are stand-alone products with file sync and share as the core capability. They are enhanced with collaboration and content management functions. Integration with cloud productivity and collaboration suites (e.g., Microsoft Office 365, G Suite) is common now. Some players also developed native capabilities for collaborative content editing, such as Box Notes and Dropbox Paper, challenging the traditional definition of a document as a file. CCP vendors are increasingly integrating their products with workstream collaboration platforms (e.g., Slack, Microsoft Teams, Workplace by Facebook, Atlassian, HipChat and Cisco Spark) for more conversationally driven collaboration styles.

A look at the vendors in this Magic Quadrant indicates that different macro categories of vendors can be identified (although, some offer support in multiple categories):

  • CCP vendors with a strong value proposition on broader productivity suites and content creation support (i.e., Microsoft and Google).
  • CCP vendors with a strong focus on their own cloud-based content repository and storage, collaboration applications, and a platform offering to enable customizations and business application integration and developments (i.e., Box, Dropbox).
  • CCP vendors focusing on hybrid architectures that allow customers to preserve existing content repositories, avoiding migrations to the cloud, if not desired (i.e., Citrix, Egnyte, Syncplicity by Axway).
  • CCP vendors that specialize in team collaboration and support specialized use cases, such as VDR (i.e., HighQ, Intralinks by Synchronoss).
  • CCP vendors that specialize in large file transfer and optimization (i.e., Accellion, Thru).

These vendors bring "platform" as a common element in their offerings, including characteristics such as:

  • A repository
  • Integrated services
  • User interfaces and clients
  • Integration and extensibility

As with most platforms these days, users are able to leverage other repositories, services and clients that are not native to the platform. This is done with APIs, connectors and designer tools.

The emergence of personal and team "drive" folders, as an evolution of traditional desktop sync engines, is an interesting trend. Drives connect desktops to a cloud repository and, through file streaming, give users access to an unlimited file space without occupying their hard drive space. As CCP adoption grows in the organization, this capability can potentially become a replacement for traditional network drives and file shares.

In May 2018, the new General Data Protection Regulation ( GDPR (http://ec.europa.eu/justice/dataprotection/reform/index_en.htm) ) will take effect as the new European privacy law, and it will have an impact on this market as well. GDPR will be a big theme over the next several months, because it imposes new rules on companies, government agencies, nonprofits and other organizations that offer goods and services to people in the EU, or that collect and analyze data tied to EU residents. Many CCP vendors are looking at this area, and some (e.g., Microsoft, Box, Dropbox and Egnyte) have already delivered compliance.

Emerging capabilities in these CCP products will enable further digital transformation use cases, especially the unique content platform with its APIs that enable organizations to access content repositories and build new applications that leverage enterprise content. In addition, machinelearning functions will increasingly help to automate content tagging and classification. Future evolution of these products toward digital transformation and digital business enablement could include blockchain and Internet of Things (IoT) scenarios. CCP can also be seen as a type of content services platform (see "What You Need to Know About Content Services Platforms" ) to provide structured content infrastructure services, such as a cloud repository. This can support simple content management use cases or replace traditional enterprise content management systems where simpler metadata modeling, retention management and business processing are required.

Gartner estimates that the EFSS market reached close to $2.8 billion in 2016 and grew 40% year over year in revenue from 2015. The market also grew an impressive 39% year over year from 2014. Gartner forecasts the EFSS market will reach over $9.2 billion by 2021, with a 32% compound annual growth rate (CAGR).

The CCP market is blooming in a much broader area populated by new or traditional markets that relate to enterprise content or enterprise collaboration activities that complement or partly overlap with it. In addition to CSP, a neighbor market is workstream collaboration services (WSC) (e.g., Slack), which focuses on conversations (see "Embrace Workstream Collaboration to Transform Team Coordination and Performance" ). Another emerging neighbor market is that of cloud document creation (CDC) services, which focuses on real-time collaborative editing and may potentially disrupt the traditional notion of "file" and "content" (e.g., Quip, Evernote and Google Docs). CCP and CSP products are different from WSC and CDC ones — and the former vendors are increasingly pursuing integration with the latter ones.

Organizations consider CCP offerings for user productivity, external collaboration, agile data infrastructure and centralized governance. As organizations accelerate on digital transformation initiatives, we expect CCP investments will continue to grow and force organizations to reconsider traditional approaches to collaboration and content management. </Zitat>

Der Gartner-Bericht gibt wie immer in sehr guter Qualität die Argumente nebst Pros und Kontras wieder. Auch wenn man sich mit Gartner über - technologisch-funktionale - Einordnungen in Produktgruppen (Quadranten :) ) streiten kann, sind die Nachvollziehbarkeit und saubere Definitionen der Kriterien immer wieder sehr positiv zu würdigen.

 

Kommentare

Lieber Herr Kampffmeyer, wie immer von Ihnen eine schlüssige Analyse, danke dafür.

Auch wenn das anhand der Gartner-Kriterien vordergründig nachvollziehbar ist, man muss schon einen sehr hoch fliegenden Helikopter bemühen, damit CCP der legitime Nachfolger von ECM wäre. Unbestreitbar definiert der CCP Kriterienkatalog basisch ein ECM (in Uli Kampffmeyers Begrifflichkeit sogar definitiv ein EIM). Die Realität der high end ECM (EIM) Systeme geht aber über diese Kriterien weit hinaus. Ernsthaft fraglich ist aber, wie viele Kunden dieses mehr an Funktionalität heute noch gutheißen und sie nicht vielmehr als übertriebene Komplexität verorten.

Der Erfolg der CCP ist doch zu einem Drittel genau diese Einfachheit gegenüber den ECM/EIM. Das zweite Drittel ist die Sozialisierung - die CCP kommen aus dem Consumerumfeld und schwappen deshalb ganz natürlich mit den groß werdenden Handy-Natives ins B2B. Die kennen das einfach schon (und mal ehrlich, ist doch auch gut gemachte Software) und machen dann einfach beruflich damit weiter. Die schauen sich ein ECM/EIM nicht einmal an. Gewogen und zu schwer befunden und Deckel drauf gelassen.

Und das dritte Drittel, auch wenn's den ECM/EIM weh tut: Das, was sie machen, hat auf dem Niveau von Usability + Commodity + Skalierung + Stabilität kein ECM/EIM bisher geboten. Da hilft es auch nicht, gegen die unsichere Verwendung von dropbox für unternehmenskritischen Informationen zu wettern (und auf dem eigenen Handy dropbox selbst zu verwenden...).

Dass die ECM/EIM im CCP MQ nicht erwähnt werden, liegt sicher einerseits daran, dass sie tatsächlich in manchen Kriterien schwächer als die aufgeführten CCP sind (nicht in allen). Es liegt auch daran, dass sie in dieser Beziehung auch nicht sehr visionär sind. Würde ein ECM/EIM Hersteller ein ECM/EIM heute nach modernen Kriterien und deshalb auch leichtgewichtiger und schöner bauen, dann würde das vielleicht anders aussehen. Mit dem Boliden der 90er ist das kaum möglich, die sind nun einmal 2017 den Gartners kaum als visionär zu verkaufen.

Last not least, bitte vor allem nicht vergessen, die ECM/EIM sind nicht drin, weil man nur in einen MQ kommt, wenn man sich dazu von Gartner "beraten" lässt. Da ist man drin, wenn man drin sein will und sonst garantiert nie.

Lieber Herr Wolf,

Einfachheit und Beschränkung auf ein paar wirklich benötigte Funktionen sind hier der Schlüssel des Erfolges. Man darf aber auch nicht außer Acht lassen, dass z.B. Box komplette Lösungen für E-Health, E-Gov- und andere Anwendungen bereits im Portfolio hat. Wie ich seit einigen Jahren schreibe (z.B. hier im Blog aber auch in den Updates) - der Zug geht bei EFSS immer mehr in Richtung ECM weil das reine File-Sharing inzwischen Commodity und bei den ganz Großen zu finden ist. 

Dass in der Studie nicht auf ECM (Entschuldigung - Content Services) direkt Bezug genommen wird, liegt auch daran, dass dort eine andere Gruppe bei Gartner zuständig ist. Und das ECM für Gartner ja auch als Branchenkategorie tot ist.  Ebenso wie es bei Gartner auch eine Truppe für EIM gibt. Interessant ist eher, dass sich die Begrifflichkeit angleicht. Auch bei "Content Services" spricht man von der Ausprägung "Content Services Platform". Unterschiede werden so kleiner, da es beim CCP eigentlich nur um einen Ausschnitt für "Collaboration" geht - halt "Collaboration" anstelle von "Services", anwenderorientierte Funktionalität anstelle von Diensten im Untergrund der Systeme. Wirft man einen Blick auf die vollständige Liste der Quadranten von Gartner, dann findet sich dort noch die eine oder andere Selektion, die ebenfalls unserer "Branche" zuzurechnen wäre. Letztlich sind die Quadranten nur eine Sicht auf bestimmte zusammengestellte Kriterien. Die Texte sind immer wichtiger als das Bild - aber an letzterem hängt man sich in den Diskussionen immer gern auf.

Was nicht richtig ist, ist die Annahme, dass man für die Beteiligung im Quadranten sich "einkaufen" kann. Gartners Kriterien sind veröffentlicht und in Bezug auf internationale Präsenz, Anzahl der Lösungen, Funktionsumfang etc. knallhart. Da kann man noch soviel "Beratung" einkaufen wie man will - für den Magic Quadrant reicht es bei den meisten Anbietern dann doch nicht. 

Ulrich Kampffmeyer

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