KLA: Empfehlung für PDF/A für die Aufbewahrung in Behörden und Gerichten

18.07.2017

Die "Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder" (KLA) habe das Format PDF/A für die Aufbewahrung von Dokumenten in Behörden und Gerichten empfohlen. Die vom Ausschuss "Digitale Archive" (DA) herausgegebene Empfehlung vom Juni 2017 (http://bit.ly/2uxOjHK) weist darauf hin, dass PDF/A-1 und PDF/A-2 für die Aufbewahrung gut geeignet sind, jedoch PDF/A-3 nur für bestimmte spezielle Aufgaben aber nicht für die langzeitige Aufbewahrung eingesetzt werden kann:

<Zitat> Die Verwendung von PDF/A-3 ist im behördlichen Alltag nur in einem speziellen Szenario sinnvoll: Wenn es notwendig ist, in einem einzigen Dokument neben der langfristig lesbaren PDF/A-Version eines Dokuments die ursprüngliche Datei mit zu speichern. In allen anderen Fällen muss von der Verwendung von PDF/A-3 dringend abgeraten werden, da die langfristige Lesbarkeit der eingebetteten (beliebigen) Dateiformate nicht garantiert werden kann – was den eigentlichen Zweck der Verwendung von PDF/A natürlich konterkariert. </Zitat>

Dass PDF/A-3 kein Archivformat ist sondern besser als PDF/C - für "PDF Container" - hätte standardisiert werden sollen, haben wir bei PROJECT CONSULT bereits mehrfach ausgeführt: http://bit.ly/PDFA3_PCHH.

Der Leitfaden ist eine Empfehlung und PDF/A ist nicht verbindlich für die öffentliche Verwaltung. Auch beinhaltet er keine Aussage für die Langzeitarchivierung.

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