AIIM Studie “Information Governance”

20. Oktober 2013 13:51 Uhr  |  Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  Permalink


Defizite bei der Information Governance

Passend zum Thema des Records Management Fachtag von PROJECT CONSULT ist die  AIIM Industry Study "Information Governance". Sie wirft ein recht düsteres Licht auf den Zustand der Informationsbeherrschung in den Unternehmen.

Die AIIM Studie "Information Governance – records, risks and retention in the litigation age" wurde von europäischen AIIM Director Doug Miles auf Basis einer aktuellen Marktbefragung März 2013 verfasst. In nahezu allen Bereichen der Umsetzung von Information Governance und Records Management zeichnen die Ergebnisse ein ernüchterndes Bild: In vielen Organisationen sind die EInhaltung von Vorgaben, die technischen Lösungen, die Schulung und das Bewußtsein der Wichtigkeit der Information Governance unzureichend ausgeprägt. Risiken werden ignoriert – es ist ja bisher alles gutgegangen. Vom papierlosen oder papierarmen Büro, das eine vollständige Nachvollziehbarkeit udn Informationssteuerung erlauben würde, sind wir noch weit entfernt. Die Automatiiserung von Prozessen und Klassifikation steckt immer noch in den Kinderschuhen. Dabei leidet besonders die Wirtschaftlichkeit, da die Umsetzung in Geschäftsprozesse und die Nutzung der Informationen als Wissen hintzer rein dokumentarischen Aspekten zurückbleibt. Vielfach wird auch die wahre herausforderung, Informationen aktiv zu managen, verdrängt und stattdessen setzt man einfach auf immer neue Speicher. Die Cloud sehen viele als Lösung am Horizont, um die eigene Verantwortung wegzubekommen – allerdinsg werden die rechtlichen Risiken des Outsourcings in die Cloud als sehr hoch eingeschätzt. Unter Budget-Gesichtspunkten tut sich allerdings einiges. Viele Unternehmen planen den Einsatz oder Ausbau von Records-, Document-, Archiving- und Process-Management-Lösungen in den kommenden Jahren.

All diese Themen sind auch Gegenstand unseres diesjährigen siebten Records Management Fachtag zu "Information Governance" am 26.11.2013 in Offenbach bei Frankfurt: http://bit.ly/RMFT2013

Key Findings

  • Progress toward the “Paperless Office” is slow. For 42% of organizations, the volume of paper records is still increasing.
  • Effective information governance is crippled by poor training. Only 16% regularly train all staff. 31% do no training at all.
  • Senior management is ignoring the risks. 31% of respondents report that poor electronic records-keeping is causing problems with regulators and auditors. 14% are incurring fines or bad publicity.
  • The answer to the data problem is to let the computer do the filing. 14% are already doing autoclassification electronic records, 37% are keen to do it.
  • Despite good intentions, the delete button isn’t being pressed. Electronic records aren’t being deleted even when retention periods are set.
  • IT is losing its ability to transform business. For a third of organizations, 90% of IT spend adds no new value.
  • Something has to be done about content accumulation. For 29% the response to the information deluge is “buy more discs”.
  • Emails are acknowledged as records, but the filing systems are chaotic. 73% include email in their retention policies, but most rely on manual methods to file them.
  • Social content management is not even on the radar. Less than 15% of organizations are even trying to include social postings in their retention schedules.
  • Cloud is not in everyone’s future. 46% of organizations would “definitely not” or “probably not” consider using cloud for managing electronic records. 23% would consider using their existing paper records outsourcer for cloud services.
  • The content may be electronic but the e-discovery mechanisms are still manual. 53% are still reliant on manual processes for e-discovery searches across file shares, email and physical records.
  • 45% of organizations plan to increase their records management spend over the next two years. In particular, automated classification is set for strong growth, along with enterprise search, RM modules, E-discovery and email management.

     

Inhaltsverzeichnis der Studie

  • Introduction 
  • Key Findings 
  • Paper vs. Electronic:

    •     Alignment of Practices
  • Risks and Rewards:

    •     Risks
    •     Rewards
    •     Concerns
  • Government Policies:

    •     Responsibility
    •     Training
    •     Scope
  • Content Storage and Retention:

    •     Is it Working?
  • Automated Classification:

    •     Is it Working?
  • Emails and Social:

    •     Social
  • E-Discovery:

    •     Jurisdictions
    •     Mechanisms
    •    Consequences
    •     Deletion
  • Cloud, SaaS and Outsourcing:

    •     Outsource
  • Spending Plans
  • Conclusion and Recommendations

Download bei AIIM: http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research/Industry-Watch/InfoGov-2013

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Curriculum auf Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer

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