Bericht vom 6. Records Management Fachtag 2012

4. Dezember 2012 17:10 Uhr  |  PC_admin  |  Permalink


Auch der 6. Records Management Fachtag von PROJECT CONSULT endete mit zufriedenen Gesichtern der Teilnehmer und Referenten. Jetzt sind auch den Bericht von Dr. Ulrich Kampffmeyer zum Fachtag, der am 27.11.2012 in Offenbach/Frankfurt stattfand, sowie Fotos der Veranstaltung online.

 

Bericht

"Records Management – keep it simple and intuitive" – das war das Motto des 6. Records Management Fachtags [ http://bit.ly/RMFT2012 ]. Er fand mit 33 Teilnehmern am 27.11.2012 im Büsing Palais in Offenbach statt.  Auch in diesem Jahr waren wieder eine Reihe von Anbietern dabei, die entsprechend den vorgegebenen Themen aus ihren Projekterfahrungen.  Die GARP "General Accepted Records Keeping Principles“ bildeten den Rahmen der Veranstaltung. Alle Referenten hatte die Aufgabe bekommen, in ihren Vorträgen darzustellen, wie ihre Lösungen GARP erfüllen (oder nicht) und warum die Systeme "simple & intuitive" nutzbar sind.

Den Auftakt der Veranstaltung bildete der Vortrag [http://bit.ly/RMFT2012-Prinzipien] von Dr. Ulrich Kampffmeyer [http://bit.ly/PC-Kff], PROJECT CONSULT [http://www.PROJECT-CONSULT.com], der auf die Entwicklung des Records Managements, Definitionen, Prinzipien und GARP abhob. Er stellte zunächst fest, dass Ordnung schaffen eine Grundeigenschaft des Menschen ist. Dinge und Situationen einzuordnen war überlebensnotwendig. Lediglich die ebenfalls angeborene Energieeffizienz im Handeln (oder "Faulheit") sträubt sich gegen das Ordnen und Klassifzieren. Mit der Erfindung der Schrift entstanden Dokumente und mit den Dokumenten die ersten Archive. Schrift, Dokumente, Akten und Archive bedürfen Strukturen und Ordnung – sonst sind sie nicht nutzbar. Ordnung ist die Vorasusetzung von Records Management, sozusagen das inhärente Grundprinzip. Dies zeigt sich auch in den Definitionen der Begriffe Record und Records Management. Auch PROJECT CONSULT hat eigene, weitergefaste Definitionen veröffentlicht, die auch dem ethischen und gesellschaftlichen Anforderungen des Records Managements Rechnung tragen. Die relativ griffigen englischsprachigen Definitionen der ISO 15489 und der ISO 33000 finden im deutschen Sprachgebrauch mit Begriffen wie Akte oder Schriftgutverwaltung nur unzureichende Umsetzungen. Daher sollte man auch in Deutschland besser den englischsprachigen Begriff Rercords Management verwenden, da dies auch für mehr Klarheit und Abgrenzung von angrenzenden Themenfeldern sorgt.

Im ersten Fachvortrag sprach Thomas Heepe [https://www.xing.com/profile/Thomas_Heepe], SER Solutions [http://bit.ly/SER-RMFT2012], zum Thema "Records Management im SAP-Umfeld: von der Archivierung zur elektronischen Akte" [http://bit.ly/RMFT2012-Heepe]. Er stellte zunächst dar, warum das Records Management innerhalb von SAP keinen ganzheitlichen Ansatz ermöglicht und zeigte welche Rolle ein externes ECM für die Umsetzung von Records Management bietet. Die elektronische Akte ist dabei die Sicht auf alle zusammengehörigen SAP-Daten nebst Dokumenten und Prozessinformationen aus dem Records Management. Dies ist essentiell, da die kaufmännischen Daten und die extern eingehenden oder entsteghenden Dokumente zusammengeführt werden müssen, um eine ganzheitliche Sicht zu gewährleisten. In Bezug auf GARP war er der Überzeugung, dass mit seinem Lösungsansatz alle 8 Kriterien erfüllt werden können.  Die Einfachheit der Lösung liegt in der direkten Integration in SAP. In der Fragerunde ging es dann im Wesentlichen um die Eigenschaften von SAP Modulen wie Records Manager, DVS, KnowledgePro u.a. für das Records Managements mit Dokumenten sowie um die Frage der Schnittstellen in SAP hinein – jenseits von Archivelink.

Für die SAPERION AG [http://bit.ly/SAPERION-RMFT2012] sprach Markus Imgrüth [https://www.xing.com/profile/Markus_Imgrueth] zum Thema "Sharepoint & Records Management – interne Lösung oder als Ergänzung" [http://bit.ly/RMFT2012-Imgrueth].  Er legte dar, dass Microsoft Sharepoint 2010 keineswegs eine vollständige ECM-Lösung ist und dass auch das Records Center innerhalb von Sharepoint keineswegs alle Anforderungen erfüllt, wie z.B. das Archivieren. Imgrüth sieht daher die Notwendigkeit, Sharepoint um ECM-Komponenten wie Erfassung, Records Management, Outputmanagement, elektronsiche Akte und Workflow zu ergänzen. Sharepoint sei dann im wesentlichen für die Collaboration, das Dokumentenmanagement und die Benutzeroberfläche zuständig. Auch SAPERION erfüllt die meisten der 8 GARP Prinzipien, führte dies zu jedem Prinzip aus, sieht aber den Leitsatz 1 zur Governance als eindeutig organsiatorische Aufgabe. Die Einfachheit der Lösung zeichnet sich dadurch aus, dass als Oberfläche vollständig Sharepoint genutzt wird und praktisch das ECM-/Records-Management-System unsichtbar im Untergrund funktioniert. Bei den Fragen ging es dann zum Beispiel darum, ob auch mit Sharepoint 2013 weiterhin zusätzliche ECM-Module notwendig seien, da Microsoft immer mehr Funktionalität aus dem traditionellen ECM-Umfeld integriert und auch die Themen Records Management, Einbindung Outlook-/Exchange-E-Mail, Metadaten- und Klassifikationsschema-Management sowie die Bereitstellung als Cloud-Lösung verbessert wurden.

Der qumram [http://bit.ly/qumram-RMFT2012] CEO Mathias Wegmüller [https://www.xing.com/profile/Mathias_Wegmueller] widmete sich mit seinem Vortrag "Records entstehen auch im Web: vom Management von Records und Inhalten" [http://bit.ly/RMFT2012-Wegmueller] dem speziellen Aspekt der Web-Archivierung. Eindrucksvoll demonstrierte er, dass Records auch im Web-Umfeld entstehen und Bezug auf die Dokumentation sträflich behandelt werden. Mit der qumram Suite kann man sich jedoch direkt auf den Kommunikationskanal zum Web aufschalten und alle notwendigen Informationen als Records erfassen und speichern.  Er ist der Überzeugung, dass sich die GARP-Prinzipien auf Internet-, Extranet- und Intranet-Situationen anwenden lassen und auch angewendet werden müssen. Die Einfachheit liegt darin, dass alles vollständig automatisierbar ist und den Anwender nicht belastet. Die Records können direkt mit den extrahierten Index- und Klassifikationsdaten in ein Archiv übergeben werden. In der Fragesession kam dann das Problemfeld der Automatisierung und damit verbunden der Qualität der Indizierung und des Abgleichs gegen Records-Management-Klassifkationsschemata zur Sprache.  Auch wuden die Grenzen bei Mashups, Individualisierung und Personalisierung von Webseiten deutlich.

Nach der Mittagspause ging Dr. Ulrich Kampffmeyer [https://www.xing.com/profile/Ulrich_Kampffmeyer] auf das unvermeidbare Thema von Standards im Records Management ein: "Records Management & Compliance: neue Standards und Regularien" [http://bit.ly/RMFT2012-Standards]. Ausgangspunkt war die Betrachtung der Themen Governance, GRC und Compliance, die ein wesentliches Argument für Records Management sind und aus denen sich auch die allgemeinen Anforderungen an ein Records Management-verfahren ableiten lassen. im Hauptteil ging er auf aktuelle Normen wie die ISO 30300 und 30301 ein, stellte die aktuellen Entwicklungen bei MoReq2010(R) dar, verwies auf neue ISO-Normen für das Outsourcing von Records Management, die Digitalisierung von Records, Vertrauenswürdigkeit und vieles mehr. Kampffmeyer ging auch auf den Stand des neuen Deutschen Organisationskonzeptes elektronsiche Verwaltungsarbeit und das neuen Schweizer GEVER Konzept ein. Kernaussage war, es gibt zu viele Records Management Standards, daher solte man sich vielleicht auf etwas Allgemeines wie die 8 GARP beschränken. Die Zukunft von Records Management sei sowie durch den Konflikt zwischen "Chaos & Ordnung", d.h. "Enterprise Search & Records Management", gefährdet. Das Thema Ausbildung und Rolle von Records Managern wurde nur kurz angerissen.

Der Vortrag "Records und Archive im Outsourcing verwalten" [http://bit.ly/RMFT2012-Boergmann] von Hans-Günter Börgmann [https://www.xing.com/profile/HansGuenter_Boergmann], Iron Mountain [http://bit.ly/IronMountain-RMFT2012] war das Kontrastprogramm zu den anderen Lösunsganbietrvorträgen – Records Management und Archivierung mit Fokus auf Papierdokumente und Akten. Natürlich werden diese auch elektronisch verwaltet, Records Management in Gestalt eines Registraturmanagements, und Iron Mountain managed natürlich auch elektronsiche Records und Datenträger. Die GARP-Kriterien 2 bis 8 werden dabei mit hoher Qualität und Sicherheit umgesetzt, Die Verantwortung für die Inhalte bleibt aber beim Kunden. Für den Kunden ist das Outsourcing simpel und intuitiv, fördert aber durch die verbundenen Kosten eines – dass man sich Gedanken um das Löschen von Informationen macht. In der Diskussion drehte es sich dann auch um die Frage, warum in der elektronischen Records-Management-Welt offenbar nicht gelöscht und damit das GARP Prinzip der "Deletion" ignoriert wird. Das unnötige Aufbewahren befeuert damit auch das unkontrollierte Informationswachstum und die BigData-Problematik. Deutlich wurde auch, dass Unternehmen mit ihren eigenen Verfahren kaum in der Lage sind den Qualitätsmasstab eines professionellen Dienstleisters zu erreichen.

Der Vortrag von d.velop ecspand [http://bit.ly/ecspand-RMFT2012] "Sharepoint, ECM und Records Management" [ http://bit.ly/RMFT2012-Laumer ] von Florian Laumer [ https://www.xing.com/profile/Florian_Laumer ] zeichnete ein ganz anderes Bild vond en Möglichkeiten des Microsoft Sharepoint als der Vortrag von SAPERION. Mit ecspand wird alles innerhalb von Sharepoint umgesetzt, auch wenn d.velop ebebnfalls nicht die integrierte Funktionalität des Sharepoint Records Center benutzt. Einzelne ECM-Module werden in den Sharepoint eingebettet, der aber selbst unverändert bleibt. Damit wird Sharepoint sozusagen "ECM-veredelt". Records-Management-Funktiomalität wird so einem wesentlich größeren Markt zugänglich gemacht. So lassen sich dann auch mit Sharepoint die GARP-Kriterien – bis auf die Frage der Verantwortung – vollständig erfüllen. Die EInfachheit liegt im weltweit anerkannten Nutzungsmodell von Microsoft begründet, das jetzt durch Windows 8 auch Device-übergreifend verfügbar wird. Auch in der Fragenrunde drehte es ich wieder darum, ob denn überhaupt noch zusätzliche Komponenten notwendig sind, wenn es denn in Richtung Sharepoint 2013 geht. Und natürlich spielt auch die Skalierbarkeit mit großen Dokumentenmengen innerhalb des Sharepoints eine gewisse Rolle – besonders dann, wenn nicht gezielt bereinigt und gelöscht wird.

Den letzten Fachvortrag hielt Andreas Schneider [https://www.xing.com/profile/Andreas_Schneider26] von der HENRICHSEN AG [http://bit.ly/henrichsen-RMFT2012]: "Records Management und digitale Akte: so geht es einfach und intuitiv" [http://bit.ly/RMFT2012-Schneider]. Er griff direkt das Motto der Veranstaltung auf und betonte dioe Notwendigkeit von optimeirten geschäftsprozessen – vond er Erfassung und Entstehung von Records über den Workflow bis zur Archivierung. Auch hier stand die elektronsiche Akte im Vordergrund, die für den Miutarbeiter der wichtigste Arbeitsmittel beim Records Management ist. Natürlich erfüllt auch die Lösung von Henrichsen, die verschiedene Basissysteme von ECM-Anbietern als Integrator für ihre Records-Management-Lösung einsetzt, alle acht GARPs bis auf Nummer 1. Die Einfachheit ergibt wich aus der individuellen Anpassung an die Anforderungen des Kunden. Dabei gilt es besonders manuelle Tätigkeiten zu minimieren. In den Fragen wurden die Hauptlinien der Vorträge noch einmal reflektiert – ist die elektronische Akte allein schon Records Management: nein;  wird wirklich nicht gelöscht: ja;  ist elektronische Archivierung schon Records Management: nein; braucht es auch Ordnung und Records Management in der Welt von Web 2.0: ja.

In der abschließenden, angeregten Diskussionsrunde "Records Management im Zeitalter von Cloud und Apps" [ http://bit.ly/RMFT2012-Podium ] auf dem Podium und besonders mit den Teilnehmern, wurden auch Themen aus dem vorangegangenen virtuellen Diskussionspodium auf der Competence Site aufgegriffen [ http://bit.ly/PCHH-CS-RM ]. Die Fragen aus dem Auditorium und des Moderators adressierten die Bedeutung von Records Management für Web 2.0, für mobile Geräte, die Sicherheitsgesichtspunkte, den Wert von Information, die Rolle von Compliance als wesentlichen Treiber für Records Management, die Sicherheit und Komfortabilität von Records Management in der Cloud, Qualitätsmasstäbe für die Klassifkation von Records und andere Themen. Sehr positiv wurde von allen aufgenommen, dass auch aus dem Publikum Beiträge zu den Thesen kamen. Zum Schluss wurde gemeinsam erörtert, ob denn Records Management zukünftig der richtige Begriff für das Thema sei, da man damit wahrscheinlich im deutschsprachigen Raum deutlich zu wenige Betroffene erreicht.  In den USA zeichnet sich bereits ein neuer, übergreifender Trend unter dem Begriff Information Governance ab, der auch gleich als Überschrift für den Records Management Fachtag in 2013 gesetzt wurde.

Einhellige Meinung aller Teilnehmer und Referenten zur Veranstaltung: eine runde Sache, aktuell und wichtig (siehe auch die Auswertung der Fachtagung im Vergleich mit den vorangegangenen Jahren). Dies zeigt auch der persönliche Bericht des Teilnehmers Martin Bartonitz [https://www.xing.com/profile/Martin_Bartonitz] in seinem Blog [http://bit.ly/TtmAz0], den wir auch auf der PROJECT CONSULT Webseite veröffentlicht haben [http://bit.ly/TGCa7w].
Vielen Dank an alle, die mitgemacht haben – Teilnehmer, Anbieter, Referenten und Pressepartner.

 

Agenda

Zeit Firma Thema Referent
08:30   Empfang, Begrüßungskaffee, Ausgabe Teilnehmerunterlagen   
09:00   Begrüßung  
09:10 PROJECT CONSULT Einführung ins Records Management: Definitionen & 8 Prinzipien Dr. Ulrich Kampffmeyer
10:00 SER Records Management im SAP-Umfeld: von der Archivierung zur elektronischen Akte Thomas Heepe
10:45   Kaffeepause  
11:00 SAPERION Sharepoint & Records Management – interne Lösung oder als Ergänzung  Markus Imgrüth

 

11:45 qumram Records entstehen auch im Web: vom Management von Records und Inhalten Mathias Wegmüller
12:30   Mittagessen  
13:30 PROJECT CONSULT Records Management & Compliance: neue Standards und Regularien  Dr. Ulrich Kampffmeyer 
14:15 Iron Mountain Records und Archive im Outsourcing verwalten Hans-Günter Börgmann
15:00   Kaffeepause  
15:30 d.velop  Sharepoint, ECM und Records Management  Florian Laumer
16:15 HENRICHSEN AG  Records Management und digitale Akte: so geht es einfach und intuitiv  Andreas Schneider
17:00   Podiumsdiskussion: RM im Zeitalter von Cloud & Apps   
17:30   Ende der Veranstaltung   

 

Dokumenationen

Handout aller Vorträge als PDF
Begrüßung  
PROJECT CONSULT (Einführung)  
SER  
SAPERION  
qumram  
PROJECT CONSULT (Compliance)  
Iron Mountain  
d.velop  
HENRICHSEN  
Podiumsdiskussion  

 

Fotos

Andere Quellen

In seinem Blog "Faszination Mensch" hat Martin Bartonitz einen ausführlichen Kommentar des Records Management Fachtags 2012 geschrieben: "Records Management – keep it simple and intuitive" ( http://bit.ly/TtmAz0 ).

Ein Kommentar zu “Bericht vom 6. Records Management Fachtag 2012

  • ECM ARENA - Einfachheit
    10. Dezember 2012 um 10:48
    Permalink

    Hallo Herr Dr.Kampffmeyer,
    die Einfachheit bei der gezeigten Lösung ergibt sich aus der bereits vordefinierten, an den Hauptgeschäftsprozessen unserer typischen Kunden ausgerichteten Struktur und dem optimierten Input Management – so wenig Klicks wie nötig.

    Antwort

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