SAGE erweitert mit eFileCabinet ECM in der Cloud

7. August 2015 09:24 Uhr  |  Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  Permalink


Der ERP-Anbieter SAGE ergänzt sein Lösungsportfolio um ECM in der Cloud. Durch die Integration der eFileCabinet Lösung entsteht eine durchgängige "Comprehensive Business Management Platform", die ERP- und ECM-Funktionalität kombiniert.

Die angebundene eFileCabinet Komponente dient zur Archivierung von Daten und Dokumenten, die in SAGE verarbeitet und genutzt werden. eFIleCabinet bietet Scannen, Records Management, Verteilung und Speicherung der Informationsobjekte. eFileCabinet ist eine relativ einfache Cloud-Lösung, die bereits vielfach eingesetzt wird und seit längerem Schnittstellen in ERP-Lösungen bietet, so die Pressemitteilung. Die Kombination der beiden Systeme dürfte daher nicht schwer gefallen sein sondern eher ein gemeinsamer Vorstoß aus Marketing- und Wettbewerbsgründen sein.

Durch das Bundling werden gleich drei aktuelle Themen angesprochen:

(1) Durchgängigkeit von Buchhaltung und Aufbewahrung
In Deutschland sind durch die GoBD sowohl für die Durchführung der Buchungen – das klassische ERP- und FiBu-Thema – als auch für die Aufbewahrung – das klassische Thema der revisionssicheren Archivierung – Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Ordnungsmäßigkeit etc. gefordert. Die meisten ERP- und FiBu-Systeme haben jedoch die Aufbewahrung meistens anderen Systemen überlassen, die über Schnittstellen angeschlossen sind. Besonders die Belege zu den Buchungen aber auch aufbewahrungspflichtige Datensätze aus den führenden Systemen lagen so separat verwaltet. Mit einer durchgängigen Lösung, die Buchungsdurchführung und Aufbewahrung kombiniert, ist es einfacher und konsistenter zu arbeiten. Auch die Dokumentation einer einheitlichen Lösung fällt einfacher.

(2) Integration von ECM-Funktionalität
Die aktuelle Diskussion um die Zukunft von ECM stresst auch den Trend der Intergation von ECM-Funktionalität in andere Software. Zum Einen werden ECM-Dienste als Services genutzt, zum Anderen aber direkt Funktionen zur Erfassung Indizierung, Ordnung, Erschließung, Visulaisierung, Aufbewahrung und Archivierung als Bestandteil der Anwendung integriert. Ersterer Ansatz zielt auf eine Service-basierte Middleware. Der Zweite auf das "Enabling" beliebiger Business-Software. In beiden Fällen sieht der Anwender nicht mehr das klassische, eigenständige ECM-Produkt, sondern arbeitet mit den Informationen aus der jeweils genutzten Benutzeroberfläche heraus – sei es E-Mail, sei es ERP, sei es CRM, sei es PLM usw. Die Nutzung von Apps auf mobieln Geräte und die Bereitstellung der Software in der Cloud tragen hierzu bei, da man in sich geschlossene, durchgängige und gesicherte SaaS-Anwendungen bereitstellen muss. Für ein "Extra-ECM" ist dabei selten Platz. Bei der derzeitigen Kombination der Produkte von SAGE und eFileCabinet ist allerdings eher eine Anbindung als eine tiefe Integration festzustellen. Der Trend geht aber dahin, dass keine eigenständigen ECM-Produkte sondern nur noch einzelne Funktionen und Services in der Geschäfts-Software, den "Business Applications", enthalten sind.

(3) Rechtskonforme Speicherung in der Cloud
Die Speicherung der Daten in der Cloud bringt zwei weitere Aspekte mit sich: Zum Einen wird die Cloud damit hoffähig gemacht. Galt es in der Vergangenheit die wichtigen und vertraulichen Informationen im Hause zu verarbeiten, breitet sich das Outsorucing sowohl bei der Buchhaltung als auch bei der Aufbewahrung aus. Damit kommen automatisch auch öffentliche Cloud-Lösungen ins Spiel. Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen sind Cloud-Lösungen eine echte Alternative, da sie aufwändig zu betriebende Inhouse-Lösungen ersparen. Zum Zweiten stellt sich aber dann automatisch die Frage, wo werden Daten und Dokumente gespeichert, und wie wird sichergestellt, dass man jederzeit an sie wieder herankommt? Das Outsourcing und die Nutzung der Cloud befreit den Steuerpflichtigen nicht von seiner alleinigen Verantwortung für die steuer- und handelsrechtlich aufbewahrungspflichtigen Informationen. In vielen Staaten ist zu dem geregelt, dass steuer- und handelsrechtlich relevante Daten und Dokumente nur im Inland oder in zugelassen vertrauenswürdigen Drittländern gespeichert werden dürfen. Der Standort des Rechenzentrums des Cloud-Anbieters ist hier entscheidend. Auch muss der Steuerpflichtige dem Außenprüfer jederzeit den Zugriff auf die steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen Informationen nebst der dazugehörigen Softwarefunktionalität der Lösung über den Aufbewahrungszeitraum – also mehr als 10 Jahre – sicherstellen. Letztere Argumente waren häufig ein Hinderungsgrund für die Nutzung von SaaS-Cloud-Lösungen.

 

Mit dem Angebot ist SAGE aber auf dem richtigen Weg – durchgängige, integrierte Geschäftslösungen, die alle Belange der Verarbeitung, Nutzung, Erschließung, Auswertung, Verwaltung und Aufbewahrung von Informationen – sei es strukturierte Daten oder unstrukturierte Dokumente – ermöglichen. Würde sich SAGE in Bezug auf seine Kundeninformationen in Deutschland noch etwas mehr "zurückhalten", dann könnte man diesen Ansatz grundsätzlich empfehlen.

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Curriculum auf Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer

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