Archivierung, Records Management, Compliance & Rechtsfragen

Das dreitägige Vertiefungsseminar zu elektronischer Archivierung, Records Management, Compliance und Rechtsfragen bietet einen umfassenden Einblick alle wichtigen rechtlichen Grundlagen bei Dokumentenmanagement-Lösungen.

Die Schwerpunkte und Themen des Seminars werden mit dem Auftraggeber individuell abgestimmt.

Am ersten Tag werden Umfeld, Definitionen und Architekturen von elektronischen Aufbewahrungs- und Archivierungssystemen sowie Standards, Normen und Speicherlösungen sowie das Thema Migration behandelt. Der zweite Tag beinhaltet die Grundsätze des Records Management, Metadaten und Ordnungskriterien und eine Auswahl verschiedener Schwerpunktthemen nach Teilnehmerwunsch. Der dritte Tag behandelt relevante Governance-, Compliance- und Rechtsfragen, die für elektronische Archivierung und Records Management wichtig sind. Das Seminar schließt mit einem Ausblick auf zukünftige Entwicklungen.

Durch die oben genannten Themen des Seminars erhalten die Teilnehmer ein fundiertes Wissen um ihre eigenen geplanten oder vorhandenen Lösungen entsprechend rechtlichen Vorgaben und Verfügbarkeit zu beurteilen oder zu beschaffen. Zudem basiert dieses Wissen auf dem jeweiligen aktuellen Stand und umfasst ebenso Trendprognosen bezüglich angewandten Technologien und der Marktsituation.

Das dreitägige Seminar mit jeweils einer längeren Mittags- und zwei kürzeren Kaffeepausen geht im Detail auf elektronische Archivierung, Records Management und die zugehörigen aktuellen Rechtsfragen ein. Es ist auch für Einsteiger mit nur geringen Vorkenntnissen geeignet. Die Teilnehmer erhalten eine ausführliche Dokumentation einschließlich der Folien im verarbeitungsfähigen Format.

Programm 1. Tag

  • Begrüßung und Zielsetzung des Seminars
  • Grundlagen
    • Definitionen und Abgrenzungen
    • Prinzipien und Grundsätze der elektronischen Archivierung
  • Arten und Architekturen von Archivsystemen
    • Drei Typen von Archivsystemen
    • Architekturmodelle
  • Funktionalität von Archivsystemen
    • Erfassung
    • Indizierung
    • Verwaltung
    • Formen des Zugriffs
    • Speicherung
    • Administration
    • Protokollierung
  • Standards im Archivierungsumfeld
    • Architekturen und Funktionalität (ISO 14721 u.a.)
    • Schnittstellen (Archivelink, CMIS u.a.)
    • Metadaten
    • Formate (JPEG2000, PDF/A, DITA u.a.)
  • Archivspeicher und Archivmedien
    • Medien und Subsysteme
    • Outsourcing, Cloud und Vertrauenswürdigkeit
  • Archivierung aus organisatorischer Sicht
    • Informationslandkarte
    • Rollen und Verantwortlichkeit
    • Ausbildung und Weiterbildung
  • Maturity Modelle zur Bewertung der Archivierungssituation
    • Reifegradmodell für Archive nach Nara
    • Überblick zu Records Management und Information Governance Reifegradmodellen

Programm 2. Tag

  • Records Management
    • Definitionen
    • Standards für Records Management
    • Unterschiede Records Management und elektronische Archivierung
    • Records Management Prinzipien
    • Funktionalität von Records Management Lösungen
  • Organisation von Inhalten
    • Prinzipien der Taxonomie
    • Strukturierung von Information
    • Metadaten
    • Klassen & Vererbung
    • Erschließung mit Navigation, Suche und Enterprise Search
  • Auswahl aus folgenden Einzelthemen
    (alle Folien in den Handout-Unterlagen vorhanden)
    • Historische Archive, akademischer Ansatz und vertrauenswürdige Archivierung
    • Archivierung in der öffentlichen Verwaltung
    • E-Mail-Archivierung
    • Elektronische Akte & Archivierung
    • Daten-, Report- und Listenarchivierung
    • Datenbank-Archivierung
    • Web-Archivierung
    • CAD-Archivierung
    • Media-Archivierung (Ton, Video, Film. Multi-Media, Modelle etc.)
    • Imaging & Archivierung
    • Elektronische Rechnung & Archivierung
    • Archivierung auswertbarer Daten nach GoBD
    • Archivierung und DSGVO
    • Archivierung & elektronische Signatur
    • Archivierung in der Cloud
    • Archivierung & Blockchain
  • Studien zum Thema Archivierung

Programm 3. Tag

  • Prinzipien
    • Prinzipien von Governance, Risk Management & Compliance
    • Erhebung und Bewertung von rechtlichen und regulativen Vorgaben
  • Rechtliche Vorgaben
    • Wichtige internationale rechtliche Anforderungen einschließlich USA
    • Europäische Gesetzgebung
    • Gesetze und Verordnungen in Deutschland
      • HGB, AO, Steuerrecht, GoBD etc.
      • BGB, ZPO, ProdHaftG, EHUG u.a.
      • EGovG, De-Mail, SigG
      • ITSM (Kritis)
      • DSGVO
    • Branchen-spezifische Anforderungen (Auswahl entsprechend Teilnehmerkreis)
    • Behandlung konkurrierender rechtlicher Anforderungen
  • Aufbewahrung
    • Prinzipien der Aufbewahrungsfristen
    • Aufbewahrungsfristen Deutschland
    • Aufbewahrungsfristen Europa
    • Legal Hold
    • Verfahrensdokumentation
  • Trends und Ausblick
    • Aktuelle Anforderungen durch Cloud, Mobile, Analytics, IoT und andere
    • Veränderung des Berufsbildes hin zum Information Manager
    • Zukünftige Entwicklungen und Trends
  • Abschlussdiskussion

Hinweise: Alternativ kann ein verkürztes zweitägiges Seminar “Elektronische Archivierung und Rechtsfragen des Dokumentenmanagements” oder verkürzte eintägige Kompaktseminare zu Archivierung (Basics) und Compliance (Basics) gebucht werden. Im dreitägigen Seminar wird besonders auf die individuellen Fragestellungen des Unternehmens eingegangen.

Zielgruppe

Führungskräfte, Projektleiter und Mitarbeiter aus den Bereichen:

  • Fachabteilungen, die Archivierungslösungen einführen wollen
  • Informationsmanagement
  • Organisation und Datenverarbeitung
  • Archiv-, Records- und Dokumentenmanagement
  • Revision
  • Prüfungsstellen

Teilnehmerzahl

Das Seminar ist auf eine Teilnehmerzahl von vier bis zehn Personen ausgelegt.

Organisatorisches

Seminare und Kurse werden als Inhouse-Veranstaltung durchgeführt. Für Inhouse-Veranstaltungen wird das Programm auch individuell zusammengestellt, auf die aktuellen Anforderungen des jeweiligen Kunden zugeschnitten und die erforderliche Raumausstattung sowie Teilnehmerverpflegung festgelegt.

Anfrage

Referenten

Die Durchführung erfolgt durch einen Berater mit Spezialwissen im vereinbarten Themenbereich. Folgende PROJECT CONSULT Mitarbeiter sind als Leiter und Referent für diese Seminarveranstaltung vorgesehen:

  • Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Curriculum auf Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer