Content Management (CM)

Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen. Content beschränkt sich nicht auf unstrukturierte Informationen wie herkömmliche Dokumente, sondern schließt auch strukturierte Informationen ein.

Eine Beschränkung von Enterprise Content Management auf nur unstrukturierte Information ist daher unzutreffend.

Definition aus Wikipedia:

Content-Management, (Abkürzung CM), Content-Management ist ein Sammelbegriff für Tätigkeiten, Prozesse und Hilfsmittel, die den Lebenszyklus digitaler Informationen in Form von Unterlagen und Dokumenten unterstützen. Ein Content-Management-System (CMS) organisiert diese Tätigkeiten und archiviert die Inhalte. Die digitalen Informationen – Text, Bild, Audio, Video – werden oft als Content (Inhalt) bezeichnet, sie können als Dateien vorliegen, die einzeln verarbeitet werden oder auch als zusammenhängende Dateisysteme wie Webseiten (Hypertext) oder in strukturierter Form wie in Datenbanken.

WCM Web Content Management und CMS Content Management System werden in Deutschland nahezu gleichbedeutend benutzt (Wikipedia-Weiterleitung). Ein Content-Management-System (kurz CMS, deutsch Inhaltsverwaltungssystem) ist eine Software zur gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung und Organisation und Darstellung von digitalen Inhalten (Content) zumeist zur Verwendung in Webseiten, aber auch in anderen Medienformen. Diese Inhalte können aus Text- und Multimedia-Dokumenten bestehen. Ein Autor mit entsprechenden Zugriffsrechten kann ein solches System in vielen Fällen ohne oder mit wenig Programmier- oder HTML-Kenntnissen bedienen, da die Mehrzahl der Systeme über eine grafische Benutzeroberfläche verfügt.

Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst die Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten („Content“) und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen. ECM führt strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen.

CM, ECM und WCM – Versuch einer Annäherung

Dokumenten-Management gibt es in vielerlei Ausprägungen seit rund 20 Jahren. Aus Sicht der Marketing-Experten ist damit der Begriff „etwas in die Jahre“ gekommen. Neben dem herkömmlichen Dokumenten-Management, oder abgekürzt DMS für Dokumenten-Management-Systeme, hat sich inzwischen der Begriff Content Management etabliert. Ähnlich wie Dokumentenmanagement umfaßt er inzwischen unterschiedlichste Technologien und Anwendungsfelder. Vom Dokumenten-Management führt eine gradlinige Entwicklung zum Enterprise Content Management. Content-Management-Systeme sind daher grundsätzlich dem Enterprise Information Management zuzurechnen. Content Management jedoch für sich genommen umfaßt viele weitere Facetten – vom Web Content Management bis zur Content Syndication. Neben der neuen Begrifflichkeit gibt es aber auch echte Unterscheidungsmerkmale und Weiterentwicklungen, die es nicht mehr erlauben, Dokumenten-Management und Content Management in einen Topf zu werfen. Im Content-Management-Markt möchte gern jeder mitspielen. Von den großen Plattformanbietern wie Microsoft, Lotus und SAP über die gesamte Riege der Enterprise Information Management -Anbieter bis hin zum kleinsten Web-Authoring-Tool-Garagenanbieter. Durch die globale Definition von Enterprise Content Management wird ein gigantischer Markt suggeriert, der in seiner Gesamtheit nicht besteht, sondern sich in viele Einzelfacetten auflöst.

Vom Dokumenten- zum Content-Management

Geht man an die Wurzeln des Begriffes Content Management, so muß man feststellen, daß bereits der Begriff Content nicht eindeutig faßbar ist. Er ist nicht einfach eine Neudefinition des herkömmlichen Dokumentenbegriffs. Content ist im Prinzip alles was an inhaltlicher Information in Systemen vorgehalten wird. Selbst die herkömmliche Abgrenzung zwischen un- oder schwachstrukturierten Daten greift nicht mehr. Content wird heute in Datenbanken verwaltet und die Grenze zwischen strukturierten Datensätzen und unstrukturiertem Content ist längst verwischt. Es gibt jedoch Merkmale für Content, die diesen von anderen Inhalten unterscheiden.

Was ist Content ?

  • Content (engl. Inhalt) ist Information in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt wird
  • Content ist nicht einfach eine Übertragung des herkömmlichen Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, daß die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen
  • Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank)
  • Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien)
  • Unstrukturierter Content besteht aus beliebigen Informationsobjekten, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)

Content setzt sich immer aus dem Inhalt und zugehörigen Meta-Informationen zusammen. Diese Meta-Informationen müssen für den Nutzer nicht unbedingt sichtbar sein. Sie dienen vorrangig der Verwaltung und Kontrolle des eigentlichen Inhalts. Wichtige Komponente von CMS Content-Management-Systemen ist daher die Trennung von Layout- und Strukturinformationen vom eigentlichen Inhalt. Für diese Aufgabe gewinnt XML immer mehr Bedeutung, ohne dass die Nutzung von XML für Schnittstellen und Dokumentformate heute bereits als grundlegende Eigenschaft zu werten ist.

Was sind CMS Content Management Systeme?

Content Management Systeme im übergreifenden Sinn unterstützen:

  • die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung weiterer Programme)
  • die Verwaltung von Content (Content Management im engeren Sinn)
  • die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)
  • die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)
  • die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)
  • Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)
  • Content Management ist die logische Weiterführung von klassischem Dokumenten-Management mit Nutzung von Internet-Technologien
  • Die Begriffe Content Management und CMS werden von den Anbietern und differenziert benutzt

Bei der Betrachtung des Themas Content Management muß daher zwischen der generellen Kategorie CMS Content Management Systeme sowie zwei speziellen Ausprägungen, den WCMS Web Content Management Systemen und ECMS Enterprise Content Management Systemen unterschieden werden. Sie haben verschiedene Ursprünge, differente Funktionen und einen sehr unterschiedlichen Anspruch. Derzeit sind so drei Hauptströmungen der ,,Begriffsbesetzung“ Content Management festzustellen.

Content Management in engeren Sinn

Die erste kann man als Content Management im engeren Sinn betrachten. Hier geht es wirklich um den Inhalt, den Content. Man spricht in diesem Zusammenhang von Content Syndication. Der Content sind digitale Bücher, digitale Videos, digitale Musik, die verwaltet, abgerechnet, geschützt und verteilt werden sollen. Ziel der Verleger und anderer Content Anbieter ist die gesicherte und auf die Anforderungen der jeweiligen Zielgruppe gerichtete Vermarktung des Content. Hier spielen deshalb Komponenten wie MultiMedia Clearing Rights Systems zur autorenrechtlich einwandfreien Nutzung, Content Syndication zur Zusammenführung von Inhalten, eProcurement zur Abrechnung der Nutzung, Telecommunication Integration für WAP und den Internet-Fernseher zu Hause, eBooks, digitale Wasserzeichen und Kopierschutzmechanismen, schnelle komprimierte Bereitstellung über unterschiedlichste Netze etc. eine besondere Rolle. Firmennamen, die im Umfeld dieser inhaltsbezogenen Variante des Content Management fallen sind Bertelsmann, Disney, EMI, Sony und andere. Die technische Lösung ist hierbei von nachgeordneter Bedeutung, der Schwerpunkt liegt auf der kommerziellen Ausnutzung des Content selbst.

Web Content Management

Die zweite Ausprägung ist Content Management im Sinne von Web-Content-Management (WCM). Hier ging es zunächst nur darum, die unzulänglichen Möglichkeiten von HTML zur Gestaltung einer WebSite mit professionellen Tools zu überwinden. Versionierung von WebSites, Integration von geschützten Intranet-Bereichen, eCommerce mit Bezahlfunktionalität, dynamisches Füllen von Seiten aus Datenbanken und effiziente Pflegetools, die den editorischen Prozess der Inhaltserstellung und Publikation unterstützen, bilden den Schwerpunkt dieser Produktkategorie. Sie unterscheiden sich von herkömmlichen Dokumenten-Management-Produkten durch die fokussierte Ausrichtung auf Internet-Formate wie HTML, XML, GIF und andere. Inzwischen sind die Grenzen zwischen Website-Gestaltung, WebSite-Inhaltsverwaltung, datenbankgestützte Informationsbereitstellung, Personalisierung und automatisierte Inhaltspublikation weitgehend verwischt. Das Web-Content-Management entwickelt sich zur Basistechnologie von Portalen. Benötigte Dokumenten-orientierte Komponenten wurden dabei häufig neu erfunden.

Was sind WCMS Web Content Management Systeme ?

  • Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen.
  • Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren:
  • Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.)
  • Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)
  • Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität einer WebSite
  • Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung
  • Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet.

Für Web Content Management lassen sich derzeit vier Hauptkategorien unterscheiden:

WCM Authoring

Diese Lösungen dienen hauptsächlich zur Gestaltung der WebSite und zur Unterstützung des Editionsprozesses mit Workflowfunktionalität.

WCM Repository

Hier geht es um das interne Management der bereitgestellten Informationen und die Bereitstellung als Laufzeitumgebung. Als besondere Eigenschaft kommt die zusammenführung von Inhalten aus verschiedenen Quellsystemen hinzu.

WCM Publikation

Diese Lösungen bieten neben der reinen Pull-Bereitstellung von Informationen auch das Push-Prinzip mit der gezielten Distribution von Informationen

WCM eBusiness

Bei diesen integrierten Systemen geht es über die reine Aufbereitung, Verwaltung und Verteilung des Content hinaus. Weitere Funktionen erlauben auch die direkte Interaktion und individualisierte Nutzung. Basis für diese Lösungen sind in der Regel aufwendige Portal-Systeme.

Enterprise Content Management

Die dritte Strömung, ECM Enterprise Content Management ist auf den ersten Blick nur eine Transformation bestehender Technologien oder gar nur von Marketingaussagen – frei nach der Devise ,,aus dem Archiv-Server wird ein Document-Server wird ein Content Server wird ein Portal-Server wird ein xyz…“.
Die Studie der AIIM International zum ECM-Markt, die von der Gartner Group 2002 erstellt wurde, tut sich daher auch sehr schwer mit der Abgrenzung. Folgende Definition für Enterprise Content Management diente der Untersuchung als Grundlage:

The technologies used to create, capture, customize, deliver, and manage enterprise content to support business processes.

Aus dem Umfeld des EIM werden die Funktionalität traditioneller Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen auf die Anforderungen des Content Management umgebaut oder neue Produktsuiten generiert, die Web-basierte Komponenten mit den herkömmlichen Produkten verbinden. Aus Content Management wird in diesem Zusammenhang dann meistens Enterprise Content Management (ECM). Damit soll deutlich gemacht werden, daß es nicht nur um die weborientierte Außenwirkung, sondern um die Erschließung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen geht. Der Fokus der meisten Lösungen ist daher häufig noch auf Intranets oder anders abgekürzt, auf B2E, business to employee, ausgerichtet. Aber auch aus diesem Ansatz kommen neue Komponenten, die das Content Management sinnvoll erweitern – automatische Klassifikation, Profiling, Transaktions-Archivierung und andere.

Was ist ECM Enterprise Content Management

  • Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern bereitzustellen („Unified-Federated-Repository“, Data-/Document-/Content-Warehouse)
  • ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien
  • Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen
  • ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse

Mit dem Begriff Enterprise Content Management werden daher Lösungen zusammengefaßt, die ebenfalls Internet-Technologien benutzen, aber schwerpunktmäßig auf die Inhouse-Informationsbereitstellung zielen. Lösungsspektrum sind hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der bisherigen Dokumenten-Management-, Groupware- und Workflow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig umgestellt haben und lediglich einen Web-Server vor ihre Anwendungen stellen, finden sich auch in dieser Kategorie wieder. Wichtigste Anwendungsschwerpunkte sind:

ECM Portal

Browser-basierte, personaliserte Oberfläche zum Zugriff auf Informationen aus unterschiedlichen internen und externen Quellen sowie zur Ablösung bisheriger Host- und/oder Client-Benutzeroberflächen.

ECM Data/Document-Warehouse

Applets, Middleware und Meta-Datenbanken zur Zusammenführung und Verdichtung von unstrukturierten Informationen aus verschiedenen Quellen im Unternehmen.

ECM Workflow

Prozessgesteuerte Zusammenführung und Nutzung von Informationen.

ECM Knowledge Management

Aufbereitung von strukturierten und unstrukturierten Informationen und automatische Klassifikation sowie einschließlich CBT Computer based Training.

Merkmale von unternehmensweitem Enterprise Content Management

Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche von ECM und WCM wird deutlich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede in den Systemkategorien nicht mehr lange aufrechterhalten werden können. Dies gilt für die Produkte und die technischen Plattformen ebenso wie für die Nutzungsmodelle. Was heute noch als reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits dem Partner oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigen, auf Außenwirkung ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform für die interne Informationsbereitstellung sein. Der Anspruch eines Enterprise Content Management Systems reduziert sich dann auf drei wesentliche Ideen, die solche Lösungen vom Web Content Management unterscheiden.

Grundidee 1: ECM als integrative Middleware

ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen und „Insel“-Architekturen überwinden. Der Anwender sieht im Prinzip nicht, daß er mit einer ECM-Lösung arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, die sich quasi als dritte Plattform neben herkömmlichen Host- und Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECM die notwendige Infrastruktur. Für die Einführung und Nutzung von ECM spielt daher EAI Enterprise Application Integration eine besondere Rolle.

Grundidee 2: ECM-Komponenten als unabhängige Dienste

 ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und unabhängig von der benötigten Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird hier als Dienst bereitgestellt, der von den verschiedensten Anwendungen genutzt werden kann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und redundante, aufwendig zu pflegende und teuere Parallelität gleicher Funktionalität vermieden wird.

Grundidee 3: ECM als einheitliches Repository für alle Typen von Informationen

ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend für DataWarehouse und DocumentWarehouse) Informationen des Unternehmens in einem einheitlich strukturierten Repository zusammenführen. Aufwendige Redundanz und damit verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen werden überwunden. Alle Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab das wiederum allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt.

ECM ordnet sich so in ein Mehrschichtenmodell ein und umfaßt das gesamte EIM Enterprise Information Management zur Handhabung, Erschließung und Verwaltung schwach strukturierter Daten. ECM Enterprise Content Management stellt damit eine der notwendigen Basiskomponenten des übergreifenden Anwendungsfeldes eBusiness dar. ECM erhebt auch den Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten und als universelles Repository die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken.

Dieser Anspruch sichert zugleich, dass ECM kein kurzfristiges Aufleben eines neuen Schlagwortes bleibt. Die Information in den Systemen stellt den eigentlichen Wert dar. Unternehmen machen sich zunehmend abhängig von der Verfügbarkeit dieser Informationen. Längst stellt nicht mehr das Scannen von Papier den Informationsengpass dar. E-Mails überfluten die Postkörbe, elektronische Dokumente in unterschiedlichsten Versionen bevölkern die Dateisysteme, operative Systeme generieren immer mehr Daten und Auswertungen, gleiche Information wird in immer mehr unterschiedlichen Renditionen für verschiedene Nutzungsaspekte aufbereitet. Die Probleme einer effizienten Informationsorganisation übertreffen inzwischen die altbekannten Probleme von Papierarchiven und herkömmlicher papiergestützer Vorgangsbearbeitung. Der rasche Wandel der IT trägt dabei durch fehlende Standards, Medienbrüche und mangelnde Kontinuität wesentlich zu diesen Problemen bei. Verläßliche ECM-Lösungen, die unabhängig von den Anwendungen Informationen bereitstellen können, stellen daher zukünftig das Rückrat jeder modernen IT-Lösung dar. Die langfristige Informationsverfügbarkeit, die Erschliessung mit Datenbanken, Suchmaschinen und Klassifikationstools macht Content erst nutzbar. (Dr. Ulrich Kampffmeyer, 2010)

Dr. Ulrich Kampffmeyer,

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