Enterprise Information Management (EIM)

EIM Enterprise Information Management steht für die ganzheitliche Verwaltung aller Informationen im Unternehmen, unabhängig von Ort, Nutzer, Autor, erzeugenden System, Anwendung, Format, Device und Zeit.

EIM vereint hierzu funktionale Ansätze von Enterprise Content Management, Business Process Management, Enterprise Search, Business Intelligence, Governance-Risk-Compliance Management Infrastructure, Data Warehousing und Information Lifecycle Management.

Definition aus Wikipedia

Der Begriff Enterprise Information Management (EIM) beschreibt „die Zusammenführung von strukturierten Daten, unstrukturierten Dokumenten und den dazugehörigen betriebswirtschaftlichen Anwendungen.“
EIM vermittelt den Ansatz einer ganzheitlichen strukturierten Verwaltung und Organisation von Informationen im Unternehmen. Es ist eine Fortführung oder Weiterentwicklung von Enterprise-Content-Management (ECM) mit den wesentlichen Ergänzungen der Kommunikation, Collaboration und Prozessorientierung. Die Unterschiede zwischen den Informationstypen, die bisher die Grundlage von Definitionen wie Content-Management, Records-Management, Dokumentenmanagement, Asset-Management usw. gebildet haben, werden aufgelöst, da alle Informationen unabhängig vom Typ verwaltet und erschlossen werden müssen.
Als Erweiterung von ECM und im Unterschied zum allgemeinen Informationsmanagement (IM), zielt EIM auf eine unternehmensweite Betrachtungsweise, auf die prozessualen Abläufe in sich verändernden Unternehmensbereichen und die nachhaltige, transparente und “Compliance”-gesicherte Kommunikation und Dokumentation der unternehmensweiten Verwaltung von Information.

Von ECM zu EIM

ECM ist der heute in der Fachwelt gebräuchliche Begriff, der alles abdeckt was irgendwie mit Content und Dokumenten zu tun hat. Das Kürzel ECM und den dazugehörigen Begriff Enterprise Content Management gibt es inzwischen seit 1999/2000. Damals positionierte der sich der internationale Dachverband der Branche, die AIIM Association for Image and Information Management international, nach der Übernahme des IMC Verbandes neu. Gesucht war ein Begriff, der einerseits eine Brücke schlug von Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow, den traditionellen Themen der AIIM, zweitens die aktuellen Entwicklungen des Internet, denn das Web begann das klassische Dokumentenmanagement zu überholen, und drittens eine einprägsame Formel zu finden, die dem Management der Anwender die Bedeutung des Themas klarmacht – also in etwa wie die Trendthemen zur Jahrtausendwende: ERP, CRM und CMS. Der Begriff Enterprise sollte deutlich machen, das es sich um ganzheitliche Lösungen für alle Bereiche des Unternehmens dreht, die mindestens genauso wichtig sind wie ERP. Der Begriff Content sollte verdeutlichen dass es nicht mehr nur um Dokumente geht sondern beliebige Formen von elektronischer Information wobei Content die Verbindung zu Web, WCM und Internet bringt. Um den Begriff Management kommt man nicht herum denn in erster Linie geht es immer noch um das Verwalten von Information und Content Management schließt nahtlos an Document Management an.

Die Definition von ECM

In den letzten 10 Jahren hat sich die Definition von ECM Enterprise Content Management mehrfach aber meistens nur leicht geändert. Sie umfasst die wichtigsten Hauptkomponenten von Lösungen zur Erfassung, Verwaltung, Erschließung, Speicherung, Bereitstellung und Archivierung von Informations-objekten. Die aktuelle Definition lautet: „Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization’s unstructured information, wherever that information exists.“

Der Fokus lag dabei zunächst auf unstrukturierten oder schwach strukturierten Dokumenten, hat sich aber durch den Technologiewandel inzwischen universeller für alle Formen und Typen elektronischer Information aufgestellt. Diese Informationsobjekte können gescannte Papierdokumente, E-Mails, elektronische Dokumente aus der Office-Welt, digitale Bilder, Web-Inhalte, Multimedia-Informationen, Datensätze aus Datenbanken, Listen aus Anwendungen, SMS oder Twitterfeeds sein.

Ein Grundprinzip von ECM, das sich bereits in frühen Grafiken aus Jahr 2000 findet, ist der Ansatz, strukturierte Informationen und unstrukturierte Informationen zusammenzuführen und gemeinsam zu verwalten. Eine wesentliche Komponente war daher auch immer das universelle, einheitliche Repository für alle Formen von Daten und Informationen.

In dem Maße, wie sich der Markt veränderte und neue Komponenten für die Informationsverwaltung den ursprünglichen Kanon der ECM-Funktionalität ergänzten – E-Mail-Management, Digital Asset Management, Wiki, Teamroom, usw. – wurde das Spektrum von Enterprise Content Management kontinuierlich erweitert und angepasst. Dennoch gab es vermehrt kritische Stimmen, die ECM ganz anders definieren – oder ECM gleich den Geschichtsbüchern hinterlassen wollten.

Bereits seit 2006 hat sich PROJECT CONSULT mit der Weiterentwicklung der Branche rund um Enterprise Content Management beschäftigt.

  • Begrifflichkeiten an Hand von Inhaltstypen greifen nicht mehr, da Systeme heute alle Formen von Informationsobjekten übergreifend verwalten müssen.
    (Ulrich Kampffmeyer; ContentManagerDays, 2006)
  • Begriffe wie Dokument oder Record bezeichnen den inhaltlichen, rechtlichen oder wertbezogenen Zustand von Information.
    (Ulrich Kampffmeyer; DMS EXPO 2010)
  • Angrenzende Themenbereiche der ITK nehmen ECM-Funktionalität auf und ECM wird zur Infrastruktur.
    (Ulrich Kampffmeyer; DMS EXPO 2005)
  • Technologien wie Social, Web 2.0, Cloud, Mobility, Tablets verändern ECM und drücken ECM in den Hintergrund der Systeme und der Wahrnehmung.
    (Ulrich Kampffmeyer; SAPERION Days 2007)
  • Die Notwendigkeit der Weiterentwicklung manifestierte sich dann in verschiedenen Keynotes der Jahre 2009 bis 2013, z.B. die Keynote für Fujitsu oder der Vortrag an der HTW in Hamburg.

    Warum Enterprise Information Management?

    EIM Definitionen aus den USA

    Natürlich ist der Begriff nicht neu. Er taucht in den USA ab dem Jahr 2006 vermehrt auf. Besonders Analysten und große Anbieter nahmen sich damals bereits des Begriffes an. Forrester (Januar 2006) und Gartner (Juni 2006) definieren EIM Enterprise Information Management jedoch sehr eingeschränkt als Kombination von ECM Enterprise Content Management: “Enterprise information management is the name for the field that combines business intelligence (BI) and enterprise content management (ECM). Enterprise information management (EIM) takes these two approaches to managing information one step further, in that it approaches the information management discussion from an enterprise perspective. Where BI and ECM respectively manage structured and unstructured information, EIM does not make this rather “technical” distinction. It approaches the management of information from the perspective of enterprise information strategy, based on the needs of information workers. ECM and BI in a sense choose a  enominationalised approach, since they only cover part of the information within an organization. This results in a lack of available information during decision making processes, market analysis or procedure definition.”

    Hier kann man nur feststellen – zu kurz gesprungen. EIM Enterprise Information Management ist deutlich mehr!

    Nachdem wir alle derzeitig verfügbaren wichtigen Akronyme und Schlagworte verbraucht haben, wollen wir einmal versuchen eine Reihe von Charakteristika herauszuarbeiten, die EIM vom vorangegangenen ECM unterscheiden.

    EIM Enterprise Information Management als logische Fortführung von ECM

    EIM Enterprise Information Management hat das Zeug zum neuen Modewort. Es ist die logische Weiterführung des Begriffes ECM Enterprise Content Management. ECM selbst sieht sich schließlich seit Anbeginn in der Rolle, schwach strukturierte, unstrukturierte und strukturierte Informationen ganzheitlich zusammen zuführen. Man kann also in Bezug auf ECM mit dem Auftauchen von EIM von einer „selbsterfüllenden Prophezeiung“ sprechen. ECM macht sich mit Erreichen seiner Ziele selbst obsolet und ebnet den Weg zu EIM. Das Problem von EIM liegt jedoch darin, dass der Begriff Information Management selbst zu weit gefasst ist, eigentlich alles umfasst was wir mit Informationen tun.

    ECM als Kern von EIM

    “EIM Enterprise Information Management ist die konsequente Weiterentwicklung von ECM Enterprise Content Management, die die Trennung zwischen strukturierten und unstrukturierten Informationen überwindet.”

    Dr. Ulrich Kampffmeyer; Update Information Management 2008

    Grundlagen von EIM Enterprise Information Management

    Wesentliche Grundlagen von Enterprise Information Management – zusätzlich zu den herkömmlichen Komponenten und Ansätzen von ECM – sind:

    • Einheitliches und übergreifendes Master Data Management, Adressmanagement und Berechtigungsmanagement
    • Übergreifend nutzbare Informationsrepositories
    • Verbindung von Anwendungen mit gemeinsamer Nutzung und Verwaltung von Daten
    • Nutzung von Diensten, die eine gleiche Funktion einmal und allen Anwendungen zur Verfügung stellen
    • Durchgängige End-to-End Prozesse – ohne Medienbrüche, transaktions-gesichert und durchgängig protokolliert
    • Zentralisiertes Management aller Komponenten, Einstellungen, Parameter und Konfigurationen
    • Sichere, plattform- und anwendungsunabhängige Verwaltung aller übergreifend genutzten Daten und Informationen
    • Durchgängige IT-Governance über alle beteiligten Systeme und Prozesse
    • usw.

    Die Liste ließe sich noch beliebig fortsetzen.

    Enterprise Information Management funktionales Modell

    PROJECT CONSULT hat Ende 2012 ihre Vision von EIM als Fortführung von ECM in einer Reihe von Keynotes, Vorträgen und Seminaren konkretisiert. Acht funktionale Bereiche ergänzen das bisherige ECM-Modell.

    Web 2.0 & Enterprise 2.0

    Funktionalität aus dem “Web 2.0“-Umfeld wie Community, Foren, Wiki, Feeds, Messaging, Tagging und andere reichern ECM an und verbinden strukturierte und unstrukturierte Inhalte in einer Oberfläche mit intuitiver Nutzbarkeit.

    Social Business

    Informationen aus datenorien-tierten Geschäftsanwendungen wie ERP, CRM, PLM u.a. werden mit Informationen wie Dokumenten, Profilen, Protokolldaten und Geo-Daten zusammengeführt. Sie erlauben übergreifende, integrierende und personali-sierte Anwendungen im Intra-, Extra- und Internet.

    Multi-Channel Publishing

    Output-Management und Bereitstellung von Informationen werden durch neue Technologien, die unterschiedliche Kanäle von einer Quelle aus individualisiert und automatisiert bedienen können, ergänzt. Jeder Empfänger erhält die Information im richtigen, gewünschten Format und Medium.

    Multi-Devices & Mobile

    Es werden die verschiedensten Kommunikationskanäle online und offline für alle Typen von Geräten wie Smartphones, Tablets, Notebooks und zukünftige mit den verschiedensten Arten von Benutzerinterfaces gleicher-maßen und kompatibel bedient.

    Cloud, SaaS & Ubiquitous

    Die Bereitstellung für Informationen und Standard-Anwendungen ohne individuelles Installieren und Pflegen auf dem eigenen Rechner, löst herkömmliche Lösungen ab. Ubiquitous Computing sorgt dafür, dass Information überall gewonnen und genutzt werden kann.

    Automation & Auto-Classification

    Automatisierung bei Kategorisierung und Klassifkation sowohl bei der Erfassung, in Prozessen als auch bei der Suche überwinden manuelle Engpässe und verbessern die Qualität. Automatisierung krempelt Büroarbeitsplätze um.

    Enterprise Search

    Enterprise Search bietet für Suche und Zugriff auf Informationsbestände im Unternehmen mehr Komfort, führt aber auch zum Konflikt zwischen geordneter und ungeordneter Informationsspeicherung.

    Analytics (BigData, BI)

    Umfassende Verknüpfungs- und Auswertungswerkzeuge erschließen alle Informationen im Unternehmen und bringen eine neue Qualität in die Steuerung von Unternehmens- und strategischen Prozessen.

    Enterprise Information Management Plattform & Ökosystem

    Inhalte/Texte aus Folien 2013

    Umfassende Funktionen für EIM

  • Information Governance Angesichts der Informationsflut kommt der Beherrschung der Information besondere Bedeutung zu.
  • Datenschutz Vertraulichkeit und Schutz der Werte müssen im EIM über alle Komponenten sichergestellt werden.
  • Informationssicherung Richtigkeit und Verfügbarkeit müssen über den gesamten Informationslebenszyklus gewährleistet werden.
  • Universeller Zugriff Die Nutzbarkeit der Information muss unabhängig von Ort, Zeit und Typ mit multiplen Formen von Devices und Nutzungsmodellen ermöglicht werden.
  • Komponenten des EIM-Öko-Systems

    EIM Enterprise Information Management – Eine ständige Herausforderung für den CIO

    Aus dem neuen übergreifenden Spektrum von EIM ergeben sich auch zusätzliche Anforderungen an die CIOs, die Chief Information Officers in den Unternehmen:

    • Durchgängige Governance im Unternehmen, die IT-Governance als strategische Komponente einschließt
    • Entwicklung von langfristig stabilen IT- und Informationsarchitekturen zur Sicherstellung der Informationsnutzbarkeit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens
    • Ständige Überprüfung der IT-Strategie in Bezug auf notwendige Anpassungen, Verfügbarkeit und Informationsqualität
    • Bereitstellung einer einfach anzupassenden, standardisierten IT- und TK-Infrastruktur
    • Optimierung der IT-Landschaft durch Vermeidung heterogener Ansätze, Sicherstellung eines einheitlichen Betriebs und Erreichung größtmöglicher Transparenz
    • Präventive, getestete Fallback-, Ausfall- und Migrationsverfahren zur Sicherstellung der Business Continuity
    • Umsetzung von Governance-, Risk-Managementund Compliance-Anforderungen durch geeignete, unterstützende IT-Systeme
    • Wandel von der Reaktion auf die Veränderung des IT-Marktes und neue Anwenderanforderungen hin zur aktiven, antizipierenden Gestaltung des Informationsmanagements

    So gesehen setzt EIM zwar auf bestimmten Anforderungen und Prinzipien von ECM auf, ist jedoch wesentlich weiter gefasst. Und eine weitere Brücke lässt sich schlagen, die sich aus den oben genannten Anforderungen ergibt – Enterprise Information Management beschäftigt sich ständig mit dem Wandel – in allen Bereichen! So kann denn auch das Akronym ECM weiterverwendet werden – für Enterprise Change Management. Die Auseinandersetzung mit den Veränderungen in Technik, Informationsnutzung, Märkten, Kommunikationen, sozialem Verhalten usw. wird immer die wichtigste Herausforderung für das Informationsmanagement bleiben.
    (Dr. Ulrich Kampffmeyer, 2009 / Update EIM 2013)

    EIM Enterprise Information Management ist die logische Fortführung des Konzeptes von ECM Enterprise Content Management.

    Die Trennung zwischen “strukturierter” und “unstrukturierter” Information wird aufgehoben.

    Der Kern der Funktionalität von ECMS wird um Technologien wie Analytics, Cloud, Mobile, Automation und Artificial Intelligence ergänzt.

    Dr. Ulrich Kampffmeyer,
    Keynote Enterprise Information Management, 2013

    Brauchen wir den Begriff Enterprise bei Enterprise Information noch?
    Geht es nicht darum alle Informationen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu verwalten und zu erschließen?

    Information Management als Branchenbegriff reicht!

    Dr. Ulrich Kampffmeyer,
    Keynote Enterprise Information Management, 2013

    Ressourcen