Cloud

Die Speicherung von Information in Public Clouds und Private Clouds beginnt Inhouse-On-Premise-Lösungen zu verdrängen.

Enterprise Content Management und Enterprise Information Management Lösungen werden zunehmend als IaaS, PaaS und SaaS genutzt.

Die Cloud ist so die Grundlage die „alte Vision“ von „alle Informationen unabhängig von Erzeuger, Zeit, Ort und Format“ bereitzustellen.

Definition aus Wikipedia

Cloud.
Cloud-Computing (deutsch Rechnerwolke oder Datenwolke) ist eine IT-Infrastruktur, die beispielsweise über das Internet verfügbar gemacht wird. Sie beinhaltet in der Regel Speicherplatz, Rechenleistung oder 
Anwendungssoftware als Dienstleistung.
Technischer formuliert umschreibt Cloud-Computing den Ansatz, IT-Infrastrukturen über ein Rechnernetz zur Verfügung zu stellen, ohne dass diese auf dem lokalen Rechner installiert sein müssen.
Cloud File Hosting ist eine Online-Dateiablage, die es Nutzern erlaubt, Dateien über das Internet oder ein Unternehmensnetzwerk auf einem zentralen Datenspeicher abzulegen und über einen Client oder via Webbrowser darauf zuzugreifen

Enterprise Content Management in der Cloud

Enterprise Content Management beschreibt Strategien, Methoden und funktionale Komponenten um Information im Unternehmen zu handhaben und zu erschließen. Die daraus abgeleiteten Softwarelösungen sind inzwischen matur denn ECM gibt es als Marktkategorie seit rund 15 Jahren. Auch wenn der Begriff in Deutschland noch keine große Visibilität erlangt hat sind die Funktionen eines ECMs wie Archivierung, Workflow, Dokumentenmanagement usw. heute unerlässlich. Bei der Entwicklung von ECM hat man sich immer an „on premise“ Installationen beim Kunden vor Ort orientiert. Galt es doch, die vielfältige Funktionalität mit anderen Programmen wie E-Mail, ERP, CRM usw. zu integrieren. Die Komplexität der Systeme führte dann auch häufig zu überladenen Benutzeroberflächen, die sich schlecht mit den neuen Prinzipien mobiler und Web-2.0-Anwendungen vertrugen. Selbst wenn heute Apps und Web-Clienten für ECM angeboten werden verbergen sich unter dem modernen Gewand häufig noch die ursprünglichen technologischen Konzepte. Ähnlich wie andere gewachsene Lösungen hat es daher ECM nicht leicht den Weg in die Cloud zu finden.

Beim Begriff Cloud denkt man meistens zunächst an die Public Cloud: Die öffentlich zugänglichen Anwendungen (SaaS Software as a Service), die auf eine große, undifferenzierte Nutzergemeinschaft zugeschnitten sind. Konfigurierbarkeit und Integrierbarkeit bleiben hier oft auf der Strecke, da das Cloud-Angebot so ausgelegt werden muss, dass die Anwender nicht in der Lage sind das „System zu schießen“. Solange man mit der eingeschränkten Funktionalität zufrieden ist und sich auf die Nutzung ausschließlich über App- und Web-Interfaces ohne Integration anderer Anwendungen beschränken kann, ist dies auch alles OK. Aber der Begriff „Cloud“ hat noch andere Dimensionen, die für komplexe Anwendungen entscheidend sind. Beachtet man „Private Cloud“-Systeme mit den Angeboten einer einfach zu nutzenden externen Infrastruktur und Rechen-„Power“ (IAAS Infrastructure as a Service) oder von Plattformen mit bereitgestellten Softwarekomponenten, die aber individuell einrichtbar sind (PaaS Platform as Service), dann bewegen wir uns eigentlich im Umfeld des traditionellen Outsourcings. Lediglich die Mechanismen und die zu Grunde liegende Virtualisierung unterscheiden diese Angebote von den herkömmlichen Betriebsmodellen externer Rechenzentren. Hinzukommen noch Angebote, die als „Hybrid Cloud“ firmieren, wo Lösungen in der Wolke mit Anwendungen beim Nutzer vor Ort integriert werden. Vielfach werden hier nur einzelne Funktionen wie z.B. Verteilung, Sicherung und externer Zugriff in die Cloud ausgelagert.

Betrachtet man nun das Thema ECM Enterprise Content Management in der Wolke unter diesen Voraussetzungen, zeigen sich folgende Trends:

  • Die Komplexität der Anwendungen und besonders der Nutzerinterfaces reduziert sich, bzw. muss sich reduzieren. Funktional sind außerdem die meisten ECM Suiten heute vergleichbar.
  • Mandantenfähig, Sicherheit durch kryptografisch enkodierte Übertragung, Abrechnungsmodelle und kooperative Funktionalität ergänzen die bisherigen Systeme.
  • Hybride Lösungen bilden die Brücke für viele Anwender um zunächst einmal Teile in die Cloud zu bringen ohne die Einschränkungen einer fehlenden Integration in die vorhandene Anwendungslandschaft in Kauf nehmen zu müssen.
  • Seitens der Anbieter ist Cloud eine Zusatzstrategie, die mit eigenen Rechenzentren oder über externe Dienstleister den bröckelnden Markt zu sichern – nirgendwo ist grüne Wiese und ohne Cloud im Katalog klingt man nicht mehr „modern“
  • Die rechtlichen Bedenken, wo etwas zu speichern oder wie die Information zu schützen ist, werden spätestens dann über den Haufen geworfen, wenn das Cloud-Angebot deutlich günstiger und flexibler bei den Kosten und im Betrieb ist. Hier leiden zur Zeit eher die internen und outgesourcten Unternehmens-IT-Bereiche denn die ECM-Anbieter.
  • Mobile und Apps fördern eine neue Anwendungsstrategie die weg von den allumfassenden eierlegenden Wollmilchsäuen hin zu kleineren, dedizierteren Lösungen führt. Dies kommt der Cloud ebenso wie den mobilen Anwendungen zu Gute.

Bleibt die Frage, ist dies überhaupt noch ein eingrenzten Thema der traditionellen ECM-Anbieter, die aus dem Host-, Client-Server- und Webserver-Umfeld gekommen sind? Hier sind zwei große Strömungen zu berücksichtigen, die den sehr speziellen ECM-Markt aufbrechen. Zum Einen sind die junge Anbieter, die ohne den Ballast der alten IT-Architekturen den Cloud-Markt aufmischen. Sie bieten noch wenig Funktionalität gemessen am ECM-Portfolio, beschränken sich vielfach noch auf Speicherung, Synchronisation und Verteilung von Informationen mit Endkonsumentenorientierung. Aber der Trend geht auch hier zu „Enterprise Lösungen“ die auch Collaboration, Workflow, E-Mail-Management, Projektmanagement, Archivierung und andere funktionale Blöcke des ECM-Modells einschließen. Mit viel Geld und Agilität setzen diese Unternehmen wie z.B. Dropbox, Box, Evernote u.v.a. die bisherigen ECM-Gralshüter unter Druck. Hinzu kommt, dass in moderneren Anwendungen viel ECM-Funktionalität inkorporiert ist, so dass auch noch die USPs schwinden. Der zweite Trend ist die Erweiterung von ECM zu EIM Enterprise Information Management. Es geht um die Erschließung aller Informationen für, im und des Unternehmens. Nicht mehr nur Dokumente, Records, Reports und vergleichbare Objekte sondern auch um die vielfältige Welt der neuen Formate. Enterprise Search und Bigdata Analytics bieten zudem neue Zugangswege und Bewertungsmöglichkeiten jenseits der traditionellen ECM-Technologien. Auch wenn ECM immer noch das Herz von EIM bildet so zeichnet sich doch ab, dass ECM als Basistechnologien im Untergrund der Lösungen unsichtbar verschwindet. Dies wird auch die Zukunft von ECM in der Cloud sein. Informationsverwaltung und –erschließung nicht als eigenständige Anwendung sondern als Infrastruktur und Bestandteil der Anwendungen, mit den wir täglich kommunizieren und arbeiten. ECM in der Cloud ist so Zukunft für wie auch der Abschied vom herkömmlichen Konzept des Enterprise Content Management. (Dr. Ulrich Kampffmeyer, 2014)

Cloud im funktionalen EIM Modell von PROJECT CONSULT 2012

Die Cloud stellt Anwendungen und Daten orts- und zeitunabhängig zur Verfügung. Sie ist damit eine der wichtigsten Entwicklungen für den Arbeitsplatz, den Workplace, der Zukunft.

EIM unterstützt das Management von Informationen für die Cloud ebenso wie die Nutzung der Cloud selbst als Plattform mit SaaS oder Hybridlösung.
Die Cloud macht es EIM möglich, die Informationen ohne örtliche, systemtechnische oder zeitliche Einschränkungen bereitzustellen. Ubiquitous Computing wird die Erstellung und die Nutzung von Informationen verbessern.

Die Cloud ist da und geht auch nicht mehr weg.

Auch Enterprise Content Management wird sich komplett in private und öffentliche Cloud-Lösungen verlagern, da Cloud eigentlich nur eine Frage der Systemarchitektur und Installation ist.

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Update Information management, 2015

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