Enterprise Content Management (ECM)

ECM Enterprise Content Management steht seit der Jahrtausendwende für Strategien, Methoden, Lösungen und Technologien, die Content und Prozesse im Unternehmen verbessern und kontrollieren sollen.

Zu ECM gehören Erfassungslösungen, „Manage“-Komponenten mit Document Management, Collaboration, Web Content Management, Records Management und Business Process Management ebenso wie die Speicherung und Archivierung, Erschließung und datenbankgestützte Verwaltung nebst verschiedenen Möglichkeiten der Bereitstellung, Nutzung und Ausgabe.

Definition aus Wikipedia:

Der Begriff Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst die Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten („Content“) und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen. ECM führt strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen.
Die Bezeichnung Enterprise-Content-Management ist ein modernes Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll. Sie setzt sich aus drei Einzelbegriffen zusammen, die in dieser Kombination eine spezielle Bedeutung haben:

Enterprise steht für eine von allen Zugriffsberechtigten einer Organisation nutzbare Lösung. Die Zugriffsberechtigung kann in Lese- und Bearbeitungsprivilegien differenziert werden.


Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen.


Management steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle von Systemen.

Es wurden mehrere Versuche unternommen, den Begriff Enterprise-Content-Management in die deutsche Sprache zu übertragen, z. B. Unternehmenscontentverwaltung oder Unternehmensinhaltemanagement. Diese Versuche leiden darunter, dass sie selbst ungewohnte Begriffsbildungen und nicht abgegrenzte Anglizismen als Wortbestandteil beinhalten. Inzwischen hat sich der Begriff Enterprise-Content-Management und das zugehörige AkronymECM im deutschen Sprachraum etabliert.

Einführung

Enterprise Content Management selbst ist nur einer der vielfältigen Begriffe im Umfeld des Content Managements. Enterprise Content Management hat den Anspruch, auch Web Content Management mit einzuschließen.
Der allgemeine Oberbegriff Content Management ist äußerst facettenreich und schließt seinerseits Web Content Management, Content Syndication, Digital oder Media Asset Management und natürlich Enterprise Content Management ein. Dieser „circulus vitiosus“ der Begriffe zeigt denn auch Mangel an Klarheit bei den Marketingaussagen der Hersteller.
Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Enterprise Content Management eine neue Qualität, ein Mehr an Funktionalität und Nutzen für die Anwender verbinden lässt. Dies ist sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim ganzheitlichen Anspruch von ECM Enterprise Content Management der Fall. Jedoch muss man auch angesichts des allumfassenden Anspruch und der zahllosen Komponenten von Enterprise Content Management konstatieren, dass ECM allenfalls als Vision, Strategie oder Bezeichnung einer Branche dienen kann – eine geschlossene Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist ECM nicht.
Man kann daher ECM gleichbedeutend mit EIM Enterprise Information Management oder DLM Document Lifecycle Management nur als eine mögliche zusammenfassende Gruppenbezeichnung für die verschiedensten Technologien und Unternehmen positionieren.

Enterprise Content Management

— Hier alles zu ECM aus dem Buch 2006 https://www.slideshare.net/DRUKFF/ecm-enterprise-content-management
ECM Enterprise Content Management ist ein modernes Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll. Die anerkannte Definition stammt vom Branchenverband AIIM International, die ins Deutsche übertragen wie folgt lautet.

  • ECM sind Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung/Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur der Geschäftsprozesse im Unternehmen

  • ECM schließt dabei herkömmliche Technologien wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow/Business Process Management, Output Management, Storage und elektronische Archivierung ein. ECM beschäftigt sich vorrangig mit sachstrunkturierten oder unstrukturierten Informationen, die auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden. Besonders das Internet veränderte den bisherigen Dokument-Begriff und die damit verbundenen Lösungsangebote. Man spricht modern von Content und den dazugehörigen Systemen wie Content management, Web-Conten-Management oder Enterprise Content Management. Dokument und Content haben eine unterschiedliche Qualität, man kann die Begriffe nicht synonym verwenden. Bei Content wied der geschlossene Charakter des elektronischesn Dokumentes aufgelöst. Strukturinformationen, beschriebene Metadaten, Layouts werden getrennt vom eigentlichen Inhalt verwaltet, damit der Inhalt in unterschiedlichsten Formen, für unterschiedlichste Zwecke benutzt werden kann. Enterprise Content Management selbst ist nur einer der vielfältigen Begriffe im Umfeld des Content Managements. Enterprise Content Management hat den Anspruch, auch Web COntennt Management mit einzuschließen. Jeodoch muss man angesichts des allumfassenden Anspruchs und der zahllosen Komponenten von Enterprise Content Management konstatieren, dass ECM allenfalls als Vision, Strategier oder Bezeichnung einer Branche dienen kann – oder DLM – Document Life-Cycle Management – nur als eine mögliche zusuammenfassende Gruppenbezeichnung für die verschiedenen Technologien, Produktansätze und Unternehmen positionieren

    Enterprise Content Management im Kontext des Content Managements

    Enterprise Content Management setzt sich aus drei Einzelbegriffen zusammen, die in dieser Kombination eine spezielle Bedeutung haben. Enterprise steht für unternehmensweit im Sinne einer einheitlichen, von allen Beteiligten im Unternehmen nutzbare Lösungen. Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen. Management wird im Sinne eines Softwaresystems benutzt und steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle von Systemen. Der Begriff ECM Enterprise Content Management Beinhaltet die Wortkombination Content Management und überschneidet sich so zugleich mit dem Anspruch von Content Management. Bevor man sich einer Definition von ECM zuwenden kann, muss daher zunächst der Begriff Content Management (CM) und die Abgrenzung zum Web Content Management (WCM) betrachtet werden.

    Content Management (CM)

    Geht man an die Wurzeln des Begriffes Content Management, so muss man fesstellen, dass bereits der Begriff im Angloamerikanischen nicht eindeutig fassbar ist (ein grundlegendes Problem ist hier die Abgrenzung der Termini Daten, Information, Content, Dokument und Wissen sowohl innerhalb einer Sprache als auch zwischen Sprachen wie z.B. Deutsch und Englisch). Conten ist nicht einfach eine Neudefinition des herkömmlichen Dokumentenbegriffs. Content ist im Prinzip alles was an inhalticher Information in Systemen vorgehalten wird. Selbst die herkömmliche Abgrenzung zwischen un- oder schwach strukturierten Daten greift beim Begriff Content nicht mehr.
    Content wird heute mit Datenbanken verwaltet und die Grenze zwischen strukturierten Datensätzen und unstrukturiertem Content ist längst verwischt. Es gibt jedoch Merkmale für elektronischen Systemen unterscheiden.
    „Content“ definiert sich im Rahmen des Enterprise Content Management Konzeptes wie folgt:

  • Content (engl. für Inhalt) ist Information in strukturierter, schwach strukturierter und in unstruktureirter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt wird.

  • Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einerr Datenbank).

  • Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien).

  • Unstrukturierter Content besteht aus beliebigen Informationsobjekten, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIFs, Digital Video, Sprache, Faksimilies etc.)

  • Content setzt sich immer aus dem Inhalt und zugehörigen Meta-Informationen zusammen. Diese Meta-Informationen müssen für den Nutzer nicht unbedingt sichtbar sein. Sie dienen vorrangig der Verwaltung und Kontrolle des eigentlichen Inhalt.
    Für diese Aufgabe gewinnt XML, eXtensible Markup Language, als universelle Beschreibungssprache immer mehr Bedeutung, ohne dass die Nutzung von XML für Schnittstellen und Dokumentenformaten heute bereits als grundlegende Eigenschaft zu werten ist.
    Ein Content Management System (CMS) im übergreifenden Sinn unterstützen:

  • die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung weiterer Programme)

  • die Verwaltung von Content (Content Management im engeren Sinn)

  • die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)

  • die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)

  • die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)

  • Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.).
    Die Begriffe content Management muss daher zwischen der generellen Kategorie CMS Content Management systeme sowie zwei speziellen Ausprägungen, den WCMS Webs COntent Management Systemen und ECMS Enterprise Content Management Systemen unterschieden werden. Sie haben verschiedene Ursprünge, differente Funktionen und einen sehr unterschiedlichen Anspruch.
    Es sind somit drei Hauptströmungen der „Begriffsbesetzung“ Content Management festzustellen. Rechnet man DAM – Digital Asset Management – bzw. auch MAM – Media Asset Management – oder RMM Rich Media Management – genannt, hinzu, sind es sogar vier Ansätze.

    Enterprise Content Management ist vorrangig Strategie, Vision, Methode, Organsiation – und dann erst Funktionalität, Software und Technologie.

    Dr. Ulrich Kampffmeyer,
    Keynote DMS EXPO, 2006

    ECM ist Infrastruktur im Untergrund der Systeme.

    Enterprise Content Management funktioniert dann am Besten, wenn man von der Software nichts sieht.

    Man bekommt die richtigen, benötigten Informationen in der Umgebung, mit der man ständig arbeitet.

    Dr. Ulrich Kampffmeyer,
    Seminar Dokumenten-Technologien, 2003

    Es gibt keine ECM-Software sondern nur Software, die ECM unterstützt.

    Bei ECM geht es um Visionen, Menschen, Strategien, Methoden, Organsiation, Prozesse, Informationsbeherrschung und Informationsnnutzung.

    Dr. Ulrich Kampffmeyer,
    Update Enterprise Information Management, 2014

    Integration auf Server-Ebene und Enabling auf dem Client sind die wichtigsten Eigenschaften für Enterprise Content Management Software.

    ECM sind Dienste, die in andere Software integriert werden.

    Dr. Ulrich Kampffmeyer
    Keynote DMS EXPO, 2006

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