MoReq

MoReq ist die Abkürzung für “Model Requirements”. Die “Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records” (ab der Version MoReq2010  “Modular Requirements for Records Systems“) sollte eigentlich der europäische Standard für das elektronische Records-Management sein.

Nach ersten Erfolgen mit MoReq (Version 1) und der weiten Anerkennung für MoReq2 wurde mit Version MoReq2010 eine rein technische Spezifikation erstellt, die sich nicht bei Anwendern und Anbietern durchsetzen konnte.

Definition aus Wikipedia

MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records, ab der Version MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems) ist der europäische Standard für das elektronische Records-Management.
Die Richtlinie wurde im Rahmen des IDA-Programmes (IDA: Interchange of Data Between Administrations) der Europäischen Kommission entwickelt und vom DLM-Forum veröffentlicht. Ursprünglich sollte MoReq zur Vereinheitlichung des Dokumentenaustauschs zwischen der europäischen Kommission und den Regierungen der Mitgliedsstaaten beitragen. Inzwischen hat sich MoReq als Grundlage für verschiedene Standards für das elektronische Dokumenten-, Archiv- und Schriftgutverwaltung etabliert.
An MoReq orientieren sich z. B. die Standards für die Schriftgutverwaltung in der öffentlichen Verwaltung in England (TNA), in den Niederlanden (ReMano), in Norwegen (NOARK) und Luxembourg (SEL ECM). Obwohl der MoReq Standard nicht durch ein offizielles Standardisierungsgremium (wie z. B. ISO) erstellt wurde, hat er sich inzwischen über die Grenzen Europas hinaus als De-facto-Standard für elektronische Schriftgutverwaltung etabliert.

MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records

(Der folgende Beitrag stammt aus dem Jahr 2009 und bezieht sich auf MoReq2. Zur Entwicklung von MoReq und den Ressourcen für den Standard siehe auch unsere archivierte Webseite “MoReq & Records Management“.)

MoReq ist die wichtigste Spezifikation für elektronisches Dokumenten- und Records-Management in Europa. Die Abkürzung MoReq steht für „Model Requirements for the Management of Electronic Records“. Der europäische Standard spezfiziert die Anforderungen für Schriftgutverwaltung, Dokumenten- und Records-Management sowie die elektronische Archivierung. Die aktuelle Version MoReq2 wurde am 13.02.2008 veröffentlicht und wurde durch ein Zertifizierungsverfahren für Softwareprodukte komplettiert.Der Standard ist der Maßstab für alle Anwender, die elektronische und papiergebundene Informationen systematisch verwalten und langfristig aufbewahren müssen.
Die Vorteile von MoReq liegen darin, dass Anbieter ihre Produkte zukünftig nur noch auf einen europäischen Standard ausrichten müssen, und nicht mehr für jedes Land einen eigenen Standard in der Implementierung zu berücksichtigen haben. Anwender erhalten durch die einheitlichen Standards Records-Management-Anwendungen, die als standardisierte, austauschbare und kompatible Produkte der Anbieter zur Verfügung stehen werden. Aus der Perspektive der Archive ist vor allem die Kompatibilität und langfristige Stabilität von Interesse. Zudem ist zu erwarten, dass vor dem Hintergrund, dass die Produkte nur noch an einen Standard angepasst werden brauchen, zukünftig günstigere Standardprodukte der Softwarehersteller verwendet werden können.

MoReq liefert im Gegensatz zu anderen Standards (wie z.B. ISO 15489 ) eine sehr detaillierte Anforderungsliste sowohl für funktionale Anforderungen an ein elektronisches und papierbasiertes Records-Management-System, als auch für die dazugehörigen elektronischen Vorgangsbearbeitungs- und Dokumenten-Management-Systeme.

MoReq schließt auch Richtlinien zur Betrachtung von operationalen Systemen und Managementsystemen ein und erstellt nicht nur Anforderungen für eine Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen, sondern auch für die Anforderungen anderer elektronischer dokumentenbezogener Funktionen wie Workflow, E Mail und Elektronische Signaturen. Bereits die ursprüngliche Version von MoReq aus dem jahr 2002 besteht aus 390 definierten Anforderungen in einem Dokument mit über 100 Seiten Beschreibung der Spezifikation. MoReq1 wurde vom englischen Beratungsunternehmen Cornwell (heute SERCO) im Auftrag der Europäischen Kommission und des DLM-Forum in den Jahren 2000/2001 erstellt.

Die Anforderungschecklisten von MoReq (heute MoReq1 genannt) sind modular aufgebaut und stellen eine Art Schablone für die jeweiligen Anwendungsbereiche dar. In diesen Anforderungslisten werden alle Anforderungen beschrieben und jede einzelne Funktion detailliert definiert. Darüber hinaus wird für jede Funktion spezifiziert, ob sie “Pflicht” oder “Wünschenswert” ist. Neben der Beschreibung der Anforderungen enthält MoReq einen Metadatenkatalog der Metadatenelemente, die zur Umsetzung der Anforderungen erforderlich sind.

Inzwischen hat sich MoReq als Grundlage für verschiedene Standards für das elektronische Dokumenten-, Archiv- und Records-Management etabliert. An MoReq orientieren sich z. B. die Standards für das Records-Management in der öffentlichen Verwaltung in England (PRO2 ), in Norwegen (NOARK ) und Luxemburg (SEL ECM ).

MoReq spezifiziert Anforderungen zu den Funktionsbereichen Klassifikationsschemata, Zugriffsverwaltung und Sicherheit, Aufbewahrung und Vernichtung, Erfassung von Schriftgut, Suche, Retrieval und Ausgabe, Administrative Funktionen sowie nicht-funktionale Anforderungen wie z.B. Anwenderfreundlichkeit und Systemverfügbarkeit.

Das Spezifikationsdokument MoReq1 wurde mittlerweile in 12 Sprachen übersetzt , ist aber nicht in einer deutschen Version verfügbar.
Angesichts der ständigen und rasanten Entwicklungen der Informationstechnologien und der zunehmenden Ausgefeiltheit elektronischer Archive wurde eine Überarbeitung von MoReq notwendig, um seinen Status als anerkanntes europäisches Referenzmodell zu wahren . So wurde von der Europäischen Kommission auf Basis eines Anforderungsdokuments des DLM-Forums für Erweiterungen von MoReq in 2005 das MoReq2-Projekt ausgeschrieben .

Wesentliche Inhalte der Erweiterungen sind die Schaffung einer flexibleren Struktur, die Erweiterung des Basismoduls, die Schaffung neuer optionaler Module, die Entwicklung eines MoReq Compliance Tests für Softwareprodukte sowie die Ergänzung um eine länderspezifische Einleitung (Chapter “0″), wie aus dem Scoping Report zu MoReq2 hervorgeht. MoReq2 ist bereits ohne Anhänge 200 Seiten stark. Die neun Anhänge umfassen noch einmal 100 Seiten und die Testszenarien gehen weit über 1000 Seiten hinaus.

Der MoReq2 Standard baut auf dem MoReq1 Standard auf und lehnt sich in Struktur und Format an diesen an. Dadurch wurde auch eine weitgehende Abwärtskompatibilität zur Ursprungsspezifikation erreicht. Bei der Erstellung von MoReq2 wurden Ergänzungen aus relevanten Quelldokumenten wie z.B. der ISO 15489, der ISO 23081 und der ISO 14721 sowie dem deutschen DOMEA Standard und der UK TNA 2002 Spezifikation berücksichtigt, sowie aktuelle Trends im Umfeld von ECM, ILM, Archivierung und Dokumentenmanagement. MoReq2 beschäftigt sich nicht nur mit dem Kernbereich des Records Management sondern deckt auch den gesamten Entstehungs-, Nutzungs-, Archivierungs- und Aussonderungsbereich ab.

Fazit (2008): MoReq schafft eine hohe Austauschfähigkeit, langfristige Sicherheit sowie einheitliche Rahmenbedingungen für die Entwicklung und den Einsatz von Systemen zum Dokumenten- und Records Management sowie zur elektronischen Archivierung. (Dr. Ulrich Kampffmeyer, seinerzeit Co-Autor von MoReq und MoReq2, Mitherausgeber von MoReq2, Mitglied des MoReq Steering Committee der Europäischen Kommission, Manager des DLM Network EEIG; 2009)

Fazit 2019: MoReq konnte sich nicht durchsetzen und ist Geschichte. Ebenso wie der US-amerikanische Records-Management-Standard DoD 5015.2, der eingestellt wurde.

MoReq war die wichtigste Standardisierungsinitiative der EU zum Records Management – eine Chance, die die Information-Management-Branche leichtfertig vertan hat.

Dr. Ulrich Kampffmeyer,
DLM Forum EEIG, 2014

Ressourcen