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Beratung

Finden Mitarbeiter an ihrem Digital Workplace alle Informationen, sind Prozesse effizient und schnell, sind Datenschutz und -Sicherheit gewährleistet? Möchten Sie passende Lösungen für das Managen von Informationen einführen, zum 360°Blick ausbauen und das Daten-Chaos souverän beseitigen?

PROJECT CONSULT berät Sie hersteller- und produktunabhängig zu allen Fragen, die sich mit der Umsetzung von Strategien und Lösungen zum Informationsmanagement beschäftigen.

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Digitale Transformation

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Rechtliches

KI Künstliche Intelligenz

Informationsmanagement bei der digitalen Transformation hat viele Facetten. Beginnend bei Aufbewahrung und Archivierung über Collaboration und Prozessmanagement bis hin zu den modernen Ansätzen der Digitalisierung und Automatisierung zieht sich das Erfassen, Ordnen, Erschließen, Verwalten, Schützen, Nutzen, Migrieren und Bereitstellen von Information als Lösungsansatz
hindurch. Künstliche Intelligenz (KI) eingeschlossen.

Digitale Transformation

Digital Business, Digitalisierung, Digitale Transformation, Internet of Things, Crowd Sourcing, Blockchain, Social Business und andere stehen vorrangig für die Veränderung der Geschäftsmodelle in einer globalisierten Wirtschaft. Die Umstellung auf softwaregestützte Prozesse spielt dabei eine wichtige Rolle. Beim Digital Business werden die bisherigen Grenzen der Unternehmen durch Einbeziehung von Partnern, Kunden, Lieferanten, Interessenten usw. überwunden. Dies erfordert einen neuen Umgang mit Information und Informationsnutzung.

Information Management

Information Management (IM) dient zur übergreifenden, kontrollierten Nutzung aller Informationen im Unternehmen. IM beinhaltet als Kern weiterhin ECM-Technologien, hebt jedoch die Grenze zwischen strukturierter und unstrukturierter Information auf

Information Governance

Information Governance betrifft die Information, das Wissen, die virtuellen, immateriellen Werte des Unternehmens selbst. Die Beherrschung der Information (Information Governance) ist angesichts der Informationsflut eine immer wichtigere Aufgabe. Ohne Überblick über alle Information im Unternehmen lassen sich redundante, veraltete oder wertlose Informationen nicht von wichtigen, aufbewahrungspflichtigen und wertvoll Informationen trennen. Governance wird heute als die führende Komponente im Dreiklang “Governance, Risk Management und Compliance (GRC)” gesehen. Zahlreiche gesetzliche Regelungen auf europäischer Ebene (wie z. B. Datenschutz (GDPR), elektronische Rechnung, elektronische Signatur) wie auch auf nationaler Ebene (z. B. in Deutschland GoBD, E-Government-Gesetze, Änderung der Schriftform u. a.) auf Unternehmen und Verwaltungen sind zu beachten.

Dokumentenmanagement

DMS, Dokumentenmanagementsystem, ist der landläufige Begriff in Deutschland wenn es um das papierlose Büro”, elektronische Archivierung, Scannen oder Workflow geht. Dokumentenmanagement ist dabei nur eine Komponente im übergreifenden Informationsmanagement. Dokumentenmanagement dient zum optimierten Verwalten, Finden, Nutzen und Schützen elektronischer Dokumente. Wirtschaftlichkeitsüberlegungen und rechtliche Anforderungen machen heute elektronisches Dokumentenmanagement unerlässlich.

Automatisierung

Themen wie KI Künstliche Intelligenz, Analytics, BigData, automatische Klassifikation und RPA Robotic Process Automation treiben das Information Management an. Ziel ist es, manuelle, fehlerträchtige Aktivitäten durch Automatisierung zu überwinden, Prozesse zu beschleunigen und bessere Ergebnisse beim Zugriff auf die wachsenden Informationen zu erhalten.

Enterprise Content Management (ECM)

ECM Enterprise Content Management ist seit dem Jahr 2000 der Sammelbegriff für alle Methoden und Technologien, die sich mit dem Management elektronischer Information beschäftigen. ECM ist eine notwendige Infrastruktur für jedes Unternehmen. Enterprise Content Management Systeme zur Unterstützung von ECM stellen die notwendige Software-Infrastruktur zur Verwaltung, Handhabung, Kontrolle, Nutzung und Erschließung von elektronischen Inhalten zur Verfügung.

Digital Business

Digital Business steht für neue Geschäftsmodelle. Geschäfte werden zunehmend elektronisch abgewickelt und global im Internet mit Kunden, Lieferanten und anderen Partnern gemeinsam durchgeführt

Elektronische Archivierung

Revisionssichere Archivierung dient zum optimierten Verwalten, Finden, Nutzen und Schützen aufbewahrungswürdiger und aufbewahrungspflichtiger elektronischer Informationen. Wirtschaftlichkeitsüberlegungen und rechtliche Anforderungen machen heute elektronische Archivierung unerlässlich. Elektronische Aufbewahrung und revisionssichere Archivierung sind Basisfunktionalität, die besonders für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben erforderlich sind. Die zeitlich begrenzten Anforderungen von Compliance und Governance münden in die Langzeitarchivierung aufbewahrungswürdiger Information.

Records Management

Records Management dient dazu, Compliance, Ordnung und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Records Management Software unterstützt bei der Verwaltung, Erschließung und Aufbewahrung von aufbewahrungspflichtigen Daten und Dokumenten

Integration SAP etc

Bei der Verarbeitung strukturierter Daten zu Kunden, Lieferanten, Aufträgen und Bestellungen kommen ERP-Systeme wie SAP zum Einsatz. Wer einen vollständigen Überblick und durchgängigen Prozess über Daten und Dokumente wie E-Mails, Verträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc. möchte, benötigt ein Information Management System als Zugang. PROJECT CONSULT unterstützt Sie bei der Planung und Realisierung von Lösungen z. B. innerhalb und außerhalb des SAP ERP

Migration

Eine Migration von Daten und Dokumenten ist ein vielschichtiges Thema, welches rechtliche, kaufmännische und technische Aspekte berücksichtigen muss. Vor allem ist aber Sorgfalt bei allen Teilaufgaben und Untersuchungen angebracht. Dies betrifft nicht zuletzt auch das Projektmanagement und die verwendeten Verfahren, die zur Migration eingesetzt oder entwickelt werden.

Künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz (KI/AI)
ChatGPT, People Analytics, Robotic Process Automation (RPA), Employee Self Service u.a.: Unternehmen nutzen die ständig wachsenden Möglichkeiten von KI & Maschinellem Lernen, um mit KI-Lösungen und -modellen Entwicklungen & Geschäftsprozesse schneller und nachhaltig voranzutreiben, sichere & gut begründete Entscheidungen zu treffen, Abläufe zu beschleunigen, Ergebnisse zu verbessern und Anwender von Routinearbeiten zu entlasten. Dabei gilt, KI-Lösungen sicher, vertrauenswürdig und verantwortlich zu gestalten.

Digitale Modelle

BIM verwendet 3D-Modelle, die detaillierte Informationen über die Bauteile eines Gebäudes enthalten. Diese Modelle können auch zusätzliche Daten wie Kosten, Zeitpläne, Materialien, Energieverbrauch und vieles mehr beinhalten.

Kollaborative Arbeitsweise

BIM fördert die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten wie Architekten, Ingenieuren, Bauunternehmern und anderen Fachleuten. Alle Beteiligten können am gleichen digitalen Modell arbeiten und Änderungen in Echtzeit verfolgen.

Phasenübergreifend

BIM begleitet ein Bauprojekt über seinen gesamten Lebenszyklus, von der Planung und Konstruktion bis zum Betrieb und zur Wartung. Es erleichtert die Informationsverwaltung über alle Phasen hinweg.

Fehlervermeidung und Früherkennung

Durch die Verwendung von BIM können Kollisionen oder Probleme zwischen Bauelementen frühzeitig im Modell erkannt und behoben werden, bevor sie in der Realität auftreten.

Simulation und Analyse

BIM ermöglicht die Durchführung von Simulationen und Analysen, um Aspekte wie Energieeffizienz, Klimaverhalten und andere Leistungsindikatoren zu bewerten.

Datenintegration und -management

BIM ermöglicht die Integration von verschiedenen Arten von Daten in das Modell, einschließlich Kostenberechnungen, Zeitpläne, Materialmengen, und mehr. Dies ermöglicht eine umfassende Projektdokumentation und -steuerung.

Verbesserte Kommunikation

BIM erleichtert die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten, da alle auf ein zentrales Modell zugreifen können. Das reduziert Missverständnisse und verbessert die Informationsweitergabe.

Nachhaltigkeit und Effizienz

BIM ermöglicht die Optimierung von Bauprojekten in Bezug auf Ressourcenverbrauch, Energieeffizienz und Umweltverträglichkeit.

Was ist ein CDE (Common Data Environment)?

  • Ein CDE ist eine digitale Plattform, die als zentraler Speicherort für alle BIM-bezogenen Informationen dient. Es ermöglicht die sichere und strukturierte Speicherung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung von BIM-Daten und Dokumenten.
  • Das CDE ist speziell auf BIM-Daten ausgerichtet und bezieht sich oft auf die 3D-Modelle, Metadaten und andere BIM-spezifische Informationen.
  • Es unterstützt die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektbeteiligten, indem es einen zentralen Ort bietet, an dem alle am Projekt beteiligten Parteien auf die neuesten BIM-Daten zugreifen können.
  • Ein CDE ist darauf ausgelegt, die Integrität und Verlässlichkeit der BIM-Daten sicherzustellen, um Inkonsistenzen und Konflikte zu minimieren.

ECM & EIM

Schwerpunkt EIM stellt die Ergänzungen zu ECM und die neuen Trends dar. Hier geht es um die wesentlichen Erweiterungen der Funktionalität, Plattform und Ökosystem EIM sowie die Auswirkungen aktueller IT-Trends. Zwei “Maturity Matrix” erlauben den Teilnehmern die Überprüfung der eigenen Situation und Vollständigkeit der eingesetzten oder geplanten Lösungen. Die Teilnehmer erhalten aus erster Hand von erfahrenen Beratern das notwendige Basiswissen um Technologien, Einsatzgebiete und Lösungen einzuschätzen.

Qualitätsverbesserung beim Prozess durch Wegfall händischer Übertragungstätigkeiten und Erhöhung der Transparenz.
Werden Rechnungen also elektronisch empfangen oder eingescannt,  dann automatisch analysiert und per Regelwerk an die Prüfer und Freigeber verteilt, treten im Detail beispielsweise folgende Vorteile ein:

  • Sicherstellung der Vollständigkeit und zeitnahen Erfassung der Verbindlichkeiten aus eingehenden Rechnungen
  • Transparenz der Prozessschritte (z. B. Rechnungsumlauf) und Sicherstellung der Auskunftsfähigkeit (z. B. bei Mahnungen) durch ein elektronisches Rechnungseingangsbuch und Prozessmonitoring
  • Priorisierung von Rechnungseingängen
  • digitaler und direkter Zugriff auf alle Dokumente
  • Vermeidung unkontrollierbarer Abläufe von Papierdokumenten innerhalb des Unternehmens durch elektronische Verfügbarkeit
  • Ausnutzung von Skontogewährung oder
  • Vermeidung von Mahnungskosten
  • Automatische Überprüfung von Unterschriftsberechtigungen
  • Sicherstellung der vollständigen digitalen Bearbeitung eingehender digitaler Rechnungen.

Change- und Akzeptanzmanagement

  • Ist-Aufnahme
  • Problemidentifikation und Soll-Formulierung
  • Ausarbeitung und Empfehlung von Vorschlägen zur Problemlösung nach Priorität,
  • Unterstützung zur Durchführung der entsprechenden Maßnahmen
  • Kontrolle der Funktionsfähigkeit dieser Maßnahmen durch Soll-Ist-Vergleiche.
  • Mitarbeiter mitnehmen, welche Kompetenzen zu entwickeln sind

für Ihre digitale Strategie, Prozess- und Projektmanagement, Change Management sowie rechtliche Vorgaben

Update Information Management

Das Update findet jährlich statt und behandelt aktuelle Standards, Trends und Rechtsfragen, Es wird jeweils in kurzen Fachvorträgen dargestellt, was im letzten Jahr an wichtigen Neuerungen hinzugekommen ist, was aus dem Vorjahr immer noch wichtig ist – aber nicht behandelt wird -, und was im kommenden Jahr zu erwarten ist. In lockerer Atmosphäre gibt es Zeit für Fragen und Informationsaustausch zu Anwendungen, Trends und Kuriosa.

Rechnungseingangsbearbeitung & ECM

Elektronische Rechnungsbearbeitung (Invoicing) & ECM: Wie wirken diese Lösungen wirklich effizient? Die Auswahl einer Eingangsrechnungslösung ist nicht immer ganz einfach. Ist sie dann schließlich eingeführt, wird die Lösung gelegentlich nicht ganz ausgereizt, bleibt hinter den Erwartungen zurück oder ist vielleicht nicht rechtskonform. Das Seminar vermittelt die Erarbeitung einer gelungenen Lösungskonzeption, Anbieter- und Systemauswahl unter Einbezug der Rechtsgrundlagen (Information Governance). Unsere Berater geben Ihnen einen guten Überblick, welche Optimierungsfelder sie auch bei bisherigen Lösungen wahrnehmen können.

Akzeptanz-/ Change Management

Erfolgreich digitale Projekte und Veränderungsprozesse gestalten. Es geht nicht mehr darum, ob sondern wie neue digitale Prozesse und Informationen kontinuierlich eingebunden und genutzt werden. Wie können Mitarbeiter mitgenommen werden, welche Lösungswege gehen?

Verfahrensdokumentation nach GoBD

Das Seminar bietet einen Überblick zu Grundlagen der Verfahrensdokumentation, den rechtlichen Anforderungen (HGB, AO und GoBD) sowie zu Anwendungsgebieten, Struktur und Lösungsansätzen.

Compliance Information Governance

Es geht um die Beherrschung der Information und damit verbunden die nachvollziehbare Erfüllung von rechtlichen und regulativen Anforderungen zum sicheren und gesetzeskonformen Umgang mit Ihren Daten wie u.a. die Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO).

Information Management (ECM)

Neben der Klassifikation der unterschiedlichen Ansätze, Architekturen und Basisideen beschäftigt sich das Seminar ausführlich mit den ECM-Hauptkomponenten Capture, Manage, Deliver, Store und Preservation. “Manage” beinhaltet Dokumente, Records, Business Processes, Web, Collaboration, sowie Verwaltung von E-Mails, Digital Assets, strukturierte Daten und Informationen wie z.B. aus SAP und dem Social Media Umfeld. Auch die Information Governance kommt nicht zu kurz.

Archivierung & DMS

Sie erfahren, wie Sie Informationen erfassen, erschließen, bearbeiten und revisionssicher aufbewahren & finden. Das Seminar bietet somit einen Überblick zur revisionssicheren Archivierung und zum Management von Dokumenten. Sie erhalten auch Informationen zu Standards, Migration, neuen Methoden und Herstellung der Rechtskonformität einer Lösung (Information Governance).

Unsere Berater engagieren sich für Jugendprojekte wie Lesepatenschaften, Integration neuer Mitbürger und Kulturprojekte wie ein Kulturhaus oder digitaler Erschließung kleiner Themenarchiven.

Informationsbeherrschungsthemen

  • Ökologisch
  • Sozial
  • Ethisch
  • Ökonomisch