Die 10 PROJECT CONSULT Trends für das Information Management 2021 | Webcast
Der WebCast 003 mit Dr. Ulrich Kampffmeyer ist die Erläuterung zu den 10 PROJECT CONSULT Trends im Information Management aus dem Update Information Management 2021.
Information ist ein Gut, das nicht weniger wird und an Wert gewinnt, wenn es geteilt wird. Nur wer Wissen teilt, bekommt auch Wissen zurück.
Das PROJECT CONSULT Seminar “Update Information Management” findet dieses Jahr aufgrund der aktuellen Pandemie Situation nicht mehr wie gewohnt statt.
“Die 10 PROJECT CONSULT Trends für das Information Management des aktuellen Jahres” sind eine Tradition des PROJECT CONSULT Seminars “Update Information Management” welche in dem Kapitel “Trends” vorgestellt werden.
Wie immer wurden die 10 Trends gemeinsam mit unseren Beratern und Beraterinnen beschlossen und nach Gewichtung in den Vortrag aufgenommen.
Alle Informationen aus dem Video beziehen sich auf die in den Folien gezeigten Inhalte.
http://bit.ly/PCWebcastSlides-003
Anmerkung zum Inhalt
An der Stelle 01:19:45 – 01:22:05 ist uns ein kleiner Fehler passiert: die Punkte (Datenschutz, Information Governance) sind in der Übersicht der Trends vertauscht worden. Dieser Fehler ist aufgrund der Tatsache das beide Trends die exakt selbe Punktezahl haben entstanden. Wir bitten hierbei um Nachsicht.
10 Trends im Information Management 2021
Jedes Jahr veröffentlicht PROJECT CONSULT im Rahmen ihres Update Information Management auch die Übersicht “Die 10 PROJECT CONSULT Trends im Information Management”. In 2021 gab es keine Präsenzveranstaltung sondern ausgewählte Kapitel aus dem Update als WebCast mit Folien. Hier nun eine Zusammenfassung von Dr. Ulrich Kampffmeyer und Lars Lampe.
Die Information Management Trends 2021
Die Berater von PROJECT CONSULT analysieren jedes Jahr durch intensiven Austausch mit Analysten, Kunden, Lösungsanbietern und Geschäftspartnern die erkennbaren teils fachlichen, teils technischen Trends und deren Auswirkungen auf das Information Management. Die von PROJECT CONSULT prognostizierten Trends für das Jahr 2021 sind:
1. Home-Office Collaboration
2. Faktor Mensch
3. Sicherheit
4. Künstliche Intelligenz
5. Automatisierung
6. Cloud
7. ECM Disruption
8. Information Governance
9. Datenschutz
10. Digitalisierung
Trend 1: Home Office & Collaboration
Durch COVID-19 ist die Digitalisierung und die digitale Transformation beflügelt worden, und die Akzeptanz von Heimarbeitsplätzen wurde beschleunigt. Das Home-Office und Mobil-Office (Modern Workplace) gelten als die neue Arbeitsrealität (New Work Reality) und es werden sich flächendeckend Kollaborationslösungen aus der Cloud, allen voran Microsoft Teams, durchsetzen. Ebenso werden verstärkt Automatisierungsmechanismen in der Kollaboration und im Workflow-Management auch im Home-Office Einzug finden. Das klassische Content Management wird ergänzt durch Meetings- und Video-Konferenz-bezogenes Content-Management inkl. Sprach-, Video-, Whiteboard-, Chat- und anderen Aufzeichnungen. Es entstehen neue Verantwortungs- und Zusammenarbeitsmodelle durch verteiltes Arbeiten. Wir gehen aber auch davon aus, dass die Auswirkungen des Home-Office unterschätzt werden. Die Herausforderungen für Unternehmen und der Mitarbeiter bestehen in der Bewältigung von aufkommender Einsamkeit, Ineffektivität & Frust.
Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?
• Die Digitalisierung des Papiers ist Grundvoraussetzung für die ortsunabhängige Bereitstellung von Information
• Collaboration war schon immer Bestandteil des ECM-Modells, setzt sich jedoch jetzt als eigenständige Disziplin ab
• Die Unterstützung von Home-Office- und mobilem, ortsunabhängigem Arbeiten ist von jeher ein Grundkonzept des Enterprise Information Management
• Daten und Informationen aus dem verteilten Arbeiten müssen konsolidiert, gespeichert, bewertet, organisiert und archiviert werden: Cloud und Mobile stellen neue, hohe Anforderungen an ECM
• Information Management und Information Governance sind Grundvoraussetzungen für Home-Office Collaboration
• Neue Benutzeroberflächen und Nutzungsmodelle machen Information intuitiver und einfacher erschließbar
Trend 2: Faktor Mensch
Und wiederum ist es die Pandemie, die einem bewusst macht, wie wichtig der Faktor Mensch bei diesen neuen Herausforderungen ist. Neben ethischen und auf die Zukunft ausgerichteten Fragen, ob der Mensch noch Taktgeber ist oder ob an einigen Stellen der Mensch durch Maschinen ersetzt werden kann, wird das Individuum gerade unter dem Aspekt des Home-Office wieder stärker in den Mittelpunkt gestellt. Anwendungen werden gemäß der „total neuen“ Erkenntnis ausgerichtet, dass Menschen diese intuitiv bedienen sollen. „User Experience“ bedeutet in diesem Zusammenhang positive Erfahrung. Aber auch der Aspekt des „Work-Life Balance“ muss durch die Home-Office Ausrichtung neu bewertet werden. Es zeichnet sich an einigen Stellen eine „Always on“ Erwartungshaltung ab. Es wird zu einer Neudefinition der menschlichen Arbeit in einer automatisierten IT-Welt kommen müssen.
Statement: “Es fehlt an einer Philosophie für die digitale Ära. Autoren wie Barthes, Joyce, Kafka, Murakami, Musil, Nietzsche, Schmidt, Wittgenstein und andere können hier helfen!”
Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?
• Benutzerfreundliche Systeme
• Automatisierung auf sinnvolle Aufgabenfelder beschränken und Überautomatisierung vermeiden
• Bessere, verständliche Prozesse durch Usability zur Entlastung von veralteter, unnötiger Routine-Arbeit
• Menschengerechte Collaborationslösungen ohne Bevormundung durch die Technik
• Informationsmanagement als Unterstützung im Hintergrund der Systeme und nicht als Zwangsjacke und Kontrollinstanz
Trend 3: Sicherheit
Auch die Daten-Sicherheit erfährt eine vollkommen neue Bedeutung. Die Anzahl der Remote-Zugriffe auf Unternehmensdaten nimmt aufgrund der neuen Home-Office Welt stark zu. Dies erfordert neue Datensicherheits- und -schutzkonzepte, um auch Datenangriffe und Cyberkriminalität an den neuen Grenzen wie dem Home-Office entgegentreten zu können. Neue Überwachungsmechanismen nach dem Prinzip „Proactive Protection & Loss Prevention“ sind vonnöten und werden weit oben auf der Agenda der Unternehmen stehen. KI-Tools werden bei der automatisierten Bedrohungsanalyse, -verhinderung und dem -management unterstützen können. Des Weiteren sind rechtliche und Compliance-Anforderungen wie die Erfüllung des IT-Sicherheitsgesetz 2.0, die Business Continuity Umsetzung sowie der Schutz der Geschäftsgeheimnisse zu meistern.
Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?
• Gesicherte Zugriffe innerhalb des Unternehmens und Schutz der Unternehmensdaten im erweiterten „Kontrollraum“
• Vor externer Beeinflussung abgesicherte, verfälschungssichere Speicher für aufbewahrungs-pflichtige Informationen
• Sicherstellung der Einhaltung von Nachweispflichten und Compliance (Revisionssicherheit, Datenschutz)
Trend 4: Künstliche Intelligenz
KI oder Englisch Artificial Intelligence wird gehypt ohne Ende. Zwar gibt es gute spezialisierte Lösungen für bestimmte Aufgaben, jedoch die generelle Künstliche Intelligenz, die dem Menschen Konkurrenz macht und ihn aus dem Arbeitsleben verdrängen könnte, erscheint erst langsam am Horizont. Die ethischen Aspekte werden aber bereits betrachtet. KI und selbstlernende Systeme kommen klassisch in den beiden Bereichen Informations-Erfassung und Informations-Retrieval zum Einsatz, wo sie Prozesse automatisieren. Zukünftig werden sie auch in Prozessen (z.B. RPA = Robot Process Automation), beim automatischen Vernetzen von Inhalten und Lösungen, beim Führen der Anwender und bei der Bewertung von Information eine wichtige Rolle spielen. Daten und Dokumente müssen einerseits der KI zum Lernen zur Verfügung gestellt werden, andererseits muss die KI auf benötigte Informationen zugreifen können, um sie zu analysieren und dem Anwender bereitzustellen. Cloud Services wie beispielsweise GAIA-X, welche entsprechende Rechenleistung- und Datenspeicherkapazitäten zur Verfügung stellen, werden stark an Bedeutung gewinnen. Selbstlernende Systeme nutzen gern ordentlich aufgebaute Repositories und Metadaten-Datenbanken als Referenz zur Bewertung beim Lernen. Herkömmliche Archiv-, DMS- und ECM-Systeme sind daher für den Lernerfolg wichtige Komponenten.
Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?
• Einsatz künstlicher Intelligenz zur Unterstützung automatischer Rechnungslesung, auch wenn im öffentlichen Bereich bereits auf X-Rechnung umgestellt wurde
• Intelligent Capturing (in 2020 noch ein eigener Trend) unterstützt OCR, ICR und Automatisierung von Informationserfassung
• Intelligent Enterprise Search als Evolution zum originären Google-Ansatz
• KI erfordert eine weitergehende Administration von Dateninfrastrukturen
Trend 5: Automatisierung
Neue Software-Technologien, eine einfache Implementierung mit Low Code Software und deutlich leistungsfähigere Hardware erlauben eine weitere Stärkung der Automatisierung von Geschäftsprozessen z.B. durch RPA Robotic Process Automation und durch automatische Klassifikation von Informationen und automatisierter Weiterleitung. Aber auch eine Information Governance Automation mit eDiscovery Automation wird verstärkt zum Einsatz kommen, um auch beim Aufspüren kritischer Informationen zu unterstützen. Automatisches Machine-Self-Learning mit Unterstützung von automatisierten Updates und Optimierungen kann aber auch eine Hyperautomation oder gar Über-Automatisierung hervorrufen.
Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?
• Automatisierung war schon immer das Grundprinzip von Enterprise Content Management. Automatisierung ist der generelle Trend im Information Management.
• Automatisierung verbessert und beschleunigt Capture, BPM, Collaboration, Records Management, Klassifikation und andere Funktionen
• Steuerung und Administration komplexer Systeme nur noch mit Automatisierung möglich
• Automatische Analyse und Konfiguration von Ablage-, Klassifikations- und Metadatensystematiken
Trend 6: Cloud
Früher wurde es Hosting genannt, heute heißt der Trend „Cloud“ und meint damit, die Verfügbarkeit der Unternehmensdaten jederzeit und überall. Beschleunigt wird der verstärkte Ausbau der Nutzung von Cloud-Diensten aufgrund des mobilen Arbeitens. Entscheidung für eine erfolgreiche Nutzung von Cloud-Lösungen wird die richtige Unternehmensstrategie sein.
Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?
• Verfügbarkeit und Sicherheit von Informationen
• Collaboration und BPM nutzbar als eigenständige Lösungen aus der Cloud
• Content Services Platforms als Umsetzung des Informationsmanagements in der Cloud
Trend 7: ECM Disruption
Die Forderungen nach übergreifendem, unternehmensweitem Enterprise Content Management haben sich selten erfüllt. Die Branche rückte daher von ECM als Konzept ab und favorisiert den Ansatz von “Content Services” (CSPs Content Services Platforms). Die Bezeichnungen EIM „Enterprise Information Management“ als logische Erweiterung von ECM konnte sich ebenso wie IIM „Intelligent Information Management“ nicht durchsetzen. In Deutschland wird aber weiterhin von ECM gesprochen.
Die Einführung neuer ECM-Lösungen wird von der Ablösung vorhandener älterer Lösungen und Migrationsprojekten dominiert. Eine grüne ECM-Wiese ist nicht mehr häufig vorhanden. Wahrnehmbar am Anbietermarkt sind Marktkonsolidierungen durch Übernahmen, neue Investoren und einen Generationenwechsel im Management. Und aufgrund neuer Erwartungen auch an Content Services (siehe dazu Gartner Studie zu Content Services Platform für 2021) treten neue Player in Erscheinung, und alteingesessene „ECM-Platzhirsche“ wie IBM oder OpenText verlieren in einigen ECM-Disziplinen an Bedeutung.
Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?
• ECM-Komponenten sind schon immer Infrastruktur. Im WCM-Umfeld wurde hierfür der Begriff “Headless” eingeführt.
• ECM-Lösungen werden um Automatisierungs-Funktionalität ergänzt
• Der Kollaborationsaspekt wird in ECM deutlich stärker an Bedeutung zunehmen
• Lösungen müssen sowohl On-Premises, in der Cloud wie auch Hybrid einsetzbar sein
• Standardisierte Schnittstellen zur Integration in Standard-Software und Fachanwendungen sind essenziell
Trend 8: Information Governance
oder die „Beherrschung der Information“ ist schon immer die wichtigste Aufgabe von Archiv-, Dokumentenmanagement-, Enterprise-Content-Management- und Information-Management-Systemen gewesen. Die wachsende Informationsflut und die immer neuen Compliance-Anforderungen bedingen ein effizientes Informationsmanagement mit darauf ausgelegten Methoden und Systemen. Die Beherrschung der Informationen, ihre Erschließung und Nutzbarmachung erfordert neue funktionale Ansätze, die über die bisherigen Prinzipien des Records Managements und der revisionssicheren Archivierung hinausgehen. Prinzipien wie die unveränderbare Speicherung von Informationen müssen Lösungen mit kontrolliertem Löschen weichen. Manuelle Prozesse müssen angesichts der Informationsflut intelligent automatisiert werden. Sogenannte “moderne” Lösungen in der Cloud, mit Apps und neuen Nutzer-Interfaces bieten komfortable Nutzungsfunktionalität, ohne sich jedoch um das Management oder gar die Archivierung der zu Grunde liegenden Informationen zu kümmern. In einer digitalen Welt, wo die Anwendungen sogar auf den schnellen Verfall und das Verschwinden von Information ausgelegt sind, kommt der Bereitstellung von Informationsmanagement-Lösungen, die die Compliance-Anforderungen so quasi nebenbei erfüllen, eine größer werdende Relevanz zu.
Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?
• Informationsmanagement-Systeme bieten mit Records Management, eDiscovery, revisionssicherer Archivierung, strukturierter Informationsverwaltung die notwendigen Komponenten eine Information Governance
• Lösungen zur Information Governance müssen integriert als Standardfunktionalität bereitstehen
• Eine ganzheitliche Information Governance muss auch diejenigen Daten und Informationen verwalten und sichern können, die außerhalb der traditionellen Archiv-, Dokumenten- und Records-Management-Systeme existiert.
Trend 9: Datenschutz
Datenschutz und Datensicherheit sind wesentliche Herausforderungen unter dem Aspekt der ganzheitlichen Umsetzung von Compliance- und Datenschutz-Vorgaben, und wie bereits beim Trend „Sicherheit“ aufgezeigt mit einer deutlich höheren Bedeutung zu versehen als vor der Pandemie. Wesentlich durch rechtliche Anforderungen, besonders der DSGVO, getrieben, sind Datenschutz und Datensicherheit zusätzlich und in einem besonderen Maß in ad-hoc eingeführten Cloud-, Mobil- und Home-Office-Szenarien sind der Datenschutz und die Datensicherheit nachzuziehen. Einbrüche in Systeme, Missbrauch von Daten und Compliance-Verstöße werden auch in 2021 die Schlagzeilen beherrschen.
Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?
• Informationsmanagement-Lösungen müssen um Funktionalität zur Unterstützung der DSGVO- und BDSG-Anforderungen sowie zur Absicherung der Systeme erweitert werden.
• Information-Management-Produkte können die Rechtssicherheit beim Umgang mit Information verbessern bzw. ermöglichen, nicht aber ohne organisatorische Maßnahmen erfüllen
• Die Umsetzung rechtlicher Anforderungen muss integrierte Standardfunktionalität aller Information-Management-Lösungen sein
• Dabei geht es nicht nur um die Sicherheit und den Schutz von personenbezogenen Daten, sondern generell um Schutz und Sicherheit aller Unternehmensinformationen (Geschäftsgeheimnisse)
Trend 10: Digitalisierung
Die Digitalisierung von Dokumenten, Produkten, Prozessen, Dienstleistungen und Kommunikation ist durch die Pandemie erheblich beschleunigt worden, aber nach wie vor ist Deutschland im internationalen Vergleich nur Mittelmaß. Deutschland befindet sich in Bezug auf die Digitalisierung auf einer Aufholjagd, wird an vielen Stellen aber durch bürokratische Hürden ausgebremst. Hier besteht akuter Handlungsbedarf. Dies wurde durch den aktuellen Beschluss vom 27. Januar 2021 der Bundesregierung zur Datenstrategie untermauert. Es geht zum einen darum, Dateninfrastrukturen leistungsfähig und nachhaltig auszugestalten. Hierbei geht es um Maßnahmen, die das Fundament für eine moderne Datengesellschaft legen, zum Beispiel Infrastrukturmaßnahmen wie Quanten- und Hochleistungsrechner oder das Projekt GAIA-X. Ein weiteres Ziel der Datenstrategie ist es, die Datenkompetenz in Bevölkerung, Wirtschaft und Wissenschaft zu erhöhen. Auch die Verwaltung muss sich neu aufstellen, um Bürgern digitale Leistungen zu erbringen. Die staatliche Dateninfrastruktur soll daher nachhaltig gestaltet und die Datenkompetenz der Staatsbediensteten verbessert werden.
Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?
• Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement, Business Process Management, Collaboration, Content Services usw. bieten bereits seit Jahrzehnten die notwendigen Technologien, um die Digitalisierung zu ermöglichen
• Information Management ist notwendige Infrastruktur für die Digitalisierung und die Digital Transformation
• Anbieter von Informationsmanagement-Technologien erleben durch den Digitalisierungstrend einen Boom
Eine ganze Reihe wichtiger Entwicklungen und Trends haben es nicht unter die ersten zehn geschafft: eIDAS, X-Rechnung, Robotic Process Automation und weitere. Diese sind aber im Foliensatz https://bit.ly/3eS1oms und in der Videoaufzeichnung https://bit.ly/PCWebcast003 behandelt.
Wer den Vergleich mit anderen Trends-Darstellungen oder den Einschätzungen der vorangegangenen Jahre machen möchte, findet die Dokumentationen der Update-Veranstaltungen auf der PROJECT CONSULT Webseite: http://bit.ly/UpdateDokus.
Die PDF-Version des Artikels mit Grafiken und Referenzen kann hier abgerufen werden: https://bit.ly/TrendsIMPubl2021.