AIIM Report „State of the IIM Industry 2020“

Der internationale Dachverband der Information-Management-Branche, AIIM international, hat seinen jährlichen Bericht zur Situation des Information-Management-Marktes im Februar 2020 veröffentlicht:

State of the IIM
Industry 2020 –
Are You a Digital Transformation
Leader or Follower?

Die Download-Seite bei AIIM: https://info.aiim.org/state-of-the-iim-industry-2020

Autor des Reports ist John Mancini, der ehemalige Präsident der AIIM. 482 Teilnehmer aus allen Branchen bilden die Basis für die Studie.

Die 482 von den Teilnehmern repräsentierten Unternehmen (davon natürlich viele, die zur „AIIM Community“ gehören, so dass das Ergebnis des Reports keineswegs repräsentativ gewertet werden kann) sind unterschiedlich weit auf dem Weg in die Digitalisierung fortgeschritten. Dass überhaupt so viele rechts oben sind, liegt daran, dass sich die Teilnehmer an der Studie schon länger mit dem Thema beschäftigt haben.

Auf knapp 12 Inhaltsseiten werden in vier Kapiteln aktuelle Themen des Informationsmanagements beleuchtet und Vortrags-gerecht grafisch mit vielen Charts aufbereitet: The State of Digital Transformation – 2020; Core Transformation Challenges Facing End User Organizations; Building Your Action Plan; Final Thoughts.

Chapter 01 The State of Digital Transformation – 2020

Dass das Wachstum der Information ungebrochen ist, dürfte jedem klar sein. Entscheidender ist, welche dieser Informationen werthaltig sind und wieviel ROT „Redundant, Outdated & Trivial“ darstellt.

Je nachdem wie man „unstrukturiert“ definiert, wächst natürlich der Berg nicht erschlossener Daten. Aber auch strukturierte Daten tragen hier bei, wenn sie in sehr großen Mengen und großer Heterogenität auftreten.

Information Management ist daher weiterhin Ordnung schaffen und Information bewerten. Dies bedeutet letztlich Standardisierung, systematische Erschließung und gesteuertes Management von Information. Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn sie als Wissen in Prozessen genutzt werden kann.

Chapter 02 Core Transformation Challenges Facing End User Organizations

In diesem Abschnitt werden auch die wichtigsten Herausforderungen dargestellt. Dabei wird zwischen „Leaders“ und „Followers“ unterschieden – wie ja schon der Untertitel des Reports sagt. Vorn dabei sind die Themen Sicherheit, Kunden, Analytics und Zusammenführen von Information Management mit den anderen Anwendungen im Unternehmen.

In Europa wie auch in Deutschland dürfte sicherlich noch das Thema Datenschutz hinzukommen. Auch hier gewinnen die neuen gesetzlichen Regelungen in Kalifornien und New York Einfluss auf die USA, aus der die meisten der Antworten für den Report stammen.

Chapter 03 Building Your Action Plan

Auf den zwei Seiten des Reports werden in diesem Kapitel vier Themenblöcke mit 10 Maßnahmen aufgeführt:

Creating, Capturing, and Sharing Information
1. Intelligent Capture
2. Digital Workplace

Digitizing Information-Intensive Processes
3. Customer Journey
4. Robotic Process Automation
5. Agile Development

Automating Governance and Compliance
6. Lifecycle Information Management
7. Planned Modernization
8. Information Privacy and Security

Extraction Intelligence from Information
9. Machine Learning ready
10. Understanding information context

Vieles davon „Alter Wein in neuen Schläuchen“, einiges nur umformuliert, ein paar Allgemeinplätze und natürlich alle gängigen Trend-Schlagworte. Ein ausführbarer „Action Plan“ ist das nicht.

Chapter 04 Final Thoughts

In diesem letzten Kapitel werden fünf Punkte aus dem CIP Certified Information Professional Programm der AIIM für eine „IIM Program Strategy“ aufgegriffen:

  1. Articulate the Business Vision.
  2. Outline the Critical Success Factors that will determine how the Program can be assessed
  3. Identify the key performance indicators (KPIs) that will be the measurements and data used to assess how well the critical success factors are met.
  4. Establish success measurements so that tangible progress can be measured on a regular basis.
  5. Outline the drivers for change.

Nun gut. Wer bereits den ECM Enterprise Content Management Master-Kurs der AIIM absolviert hat, weiß, das dies alles Elemente aus Mike2 sind. Ein wenig umformuliert, aber immer noch das gleiche, gute Handwerkszeug für die Planung und Durchführung von Information-Management-Vorhaben.

10 Things You need to know about Digital Transformation

Die wichtigsten Ergebnisse des Reports sind in einer Grafik zusammengefasst: „10 Things You need to know about Digital Transformation„. Ein bißchen „dünn“ das Ganze und bestätigt eigentlich nur, was längst in der Branche bekannt ist.

[01] Nur 24% der befragten Unternehmen sehen ihre Digitale Effektivität bei als 75 (auf einer Skala von 0 bis 100).
Frage: was ist „digitale Effektivität?“ Zweite Frage: was ist eigentlich, wenn alles digitalisiert ist, wenn alle bei 100% sind? Digitale Transformation ist doch eher ein ständig weiterlaufende Veränderungsprozess, oder?

[02] 58% der Unternehmen erkennen, dass sie den Wert der Information besser ausnutzen müssen anstelle nur Risiken zu vermeiden oder Kosten zu senken.
Anmerkung: das wissen wir schon lange. Um den „Wert der Information“ haben sich alle bisher zu wenig gekümmert.

[03] Die Studienteilnehmer sind der Meinung, dass die eingehende Informationsflut im Mittel um das 4,5fache steigen wird und dass ca. 57% dieser Information unstrukturiert sein wird.
Anmerkung: die strukturierten Anteile werden auch steigen, weil sich Systeme immer mehr direkt untereinander „unterhalten“. Die Menge steigt auch durch die Dateigröße der Objekte und vermehrten Spam.

[04] Die wichtigsten Hindernisse für die Digital Transformation seinen {1} Budget und Ressourcen (22%) und {2} das Fehlen einer klaren Strategie zum Informationsmanagement (18%).
Anmerkung: altbekannt: ausgebildetes Personal und eine klare Vorstellung, was man mit Digitalisierung eigentlich für sein Geschäft erreichen will, sind die Haupthindernisse.

[05] Die drei wichtigsten Herausforderungen für das Informationsmanagement sind: {1} Analog-Digital-Wandlung (um nicht Digitalisierung hier zu benutzen), Automatisierung und Integration in die Prozesse (46%), {2} Das Lebenszyklus-Management (40%), und {3} die Herausforderungen von Datenschutz und Datensicherheit (38%).
Anmerkung: dies dürfte bei einer ähnlichen Befragung, z.B. häufiger durch den BITKOM durchgeführt, auch für Deutschland ähnlich aussehen.

[06] In Unternehmen existieren häufig bis zu fünf Content-Management-Systeme mit unterschiedlichen Speicherorten.
Anmerkung: Das Zusammenführen von Systemen und Speicherorten, durch Migration oder eine verbidnende Mittelschicht, ist gerade bei größeren Unternehmen mit gewachsenen, heterogenen Systemumgebungen, ein großes Thema. Vielfach wird auch die Cloud als „DIE“ Lösung erachtet.

[07] Nur 12% der Unternehmen setzen Künstliche Intelligenz und Maschinenlernen wirklich ein.
Anmerkung: selbst diese Zahl dürfte zu hoch gegriffen sein, da vieles noch im Experimentierstadium ist. Im Information Management konzentriert sich das Thema KI & ML auf den Bereich der Informationserfassung und Informationserschließung.

[08] 30% der befragten Unternehmen haben bisher keine Pläne, KI und ML einzusetzen.
Anmerkung: dies wird sich durch die stürmischen Entwicklungen bei Automatisierung und Künstlicher Intelligenz aber in den nächsten Jahren ändern – müssen.

[09] Die höchsten Adaptionsraten für Intelligentes Informationsmanagement finden sich in den Bereichen {1} Informationssicherheit, {2} Records Management, {3} Datenschutz und {4} Dokumentenmanagement.
Anmerkung: die ursprünglichen Grundlagen all der mit neuen Akronymen betitelten Entwicklungen sind nicht tot: Records Management & Dokumentenmanagement sind weiterhin wichtig.

[10] IIM-Ansätze, wo noch viel zu tun ist und die Verbreitung noch schwächelt: {1} RPA Robotic Process Automation, {2} Multi-Channel-Capture, {3} eDiscovery, {4} Analytics, Artificial Intelligence & Machine Learning.
Anmerkung: RPA beginnt gewinnt an Bedeutung und entfernt sich von den ursprünglichen Ansätzen, nur die Abläufe des Menschen nachzuahmen. Die Erfassung aller denkbaren Eingangskanäle von Information war schon immer ein Thema von Capture. Das Problem ist eher, dass immer neue Kanäle hinzukommen, die schlecht abgreifbar sind. eDiscovery brauchten wir bisher in Europa auf Grund anderer Rechtsprinzipien kaum, aber das Thema kommt mit der Recherche nach DSGVO-relevanten Daten auch in Europa hoch. Für eDiscovery – ebenso wie für die anderen oben genannten „Trends“ sind Analytics, Künstliche Intelligenz und Maschinenlernen die treibenden Kräfte.

Die Ergebnisse des Reports kann man sich aber auch von John Mancini in einem Video vortragen lassen. John Mancini hat hier zum Teil andere Ansichten als in unseren Anmerkungen kommentiert. Aber das Thema Information Management ist in den USA auch noch anders positioniert als in Europa.

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