Gartner MQ Enterprise Information Archiving 2020

5. November 2020 10:16 Uhr  |  Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  Permalink


Die jährliche Gartner-Studie zum Thema “Enterprise Information Archiving (EIA)” ist Ende Oktober 2020 erschienen. Der Bericht von Michael Hoeck und Jeff Vogel kann bei verschiedenen Lösungsanbietern wie z.B. Proofpoint gegen Hinterlassen der persönlichen Daten angefordert werden.

Wir müssen an dieser Stelle nicht noch einmal darauf hinweisen, dass Information Archiving nicht gleichbedeutend ist mit Digital Preservation, elektronischer oder revisionssicherer Archivierung. In der deutschen Übersetzung von EIA sprechen die Anbieter von “Unternehmensdatenarchivierung”. Es geht mehr um Datensicherung denn Archivierung. So finden sich denn auch andere Unternehmen in der Analyse als man beim Thema elektronische Archivierung erwarten würde.

Gartner definiert in ihrem Bericht das Segment und den Markt wie folgt:

<Zitat> Market Definition/Description

EIA solutions are designed to archive user-generated data, principally from varying unstructured data sources. Key features of EIA solutions include:

  • Archiving electronic communications (e-communications), such as email, IM, SMS/text, workstream collaboration, public and business social media data.
  • Additional content may include website data, voice, video, file systems, content collaboration platforms (CCPs), content services platforms and cloud office data sources.
  • A focus on e-communications compliance and retention with features such as retention policy management, content indexing, classification, search, data reduction, and at least basic tools for e-discovery and supervision. Supervision provides proactive oversight to content in scope, based on predefined criteria and rules.

Additional use cases and capabilities are expanding EIA solutions use beyond highly regulated industries. Key factors influencing this are:

  • New EIA features extend support and management for new data types and sources of information, including workstream collaboration (such as Microsoft Teams and Slack), meeting solutions, videoconferencing, in-place management of data and structured data.
  • Enterprises are increasingly tapping into business intelligence (BI) by applying analytics, semantics analysis and classification to many data types and sources. Enterprises are looking for improved offerings that will integrate the archiving of such platforms for compliance-based or business-analytics-based initiatives.
  • A growing number of global privacy regulations, requiring support for right-to-be-known and right-to-be-forgotten can be managed by EIA solutions. Substantial fines are being levied against organizations due to noncompliance with the European Union’s (EU’s) General Data Protection Regulation (GDPR), and new legislation such as the California Consumer Privacy Act (CCPA) has arrived in the U.S. and, most recently, LGPD in Brazil.
  • EIA vendors are incorporating their own migration products and/or services to accelerate the adoption of new archiving platforms, rather than relying on third-party engagements. </Zitat>

Der Bericht wurde offenbar veröffentlicht, ohne dass aktuelle Entwicklungen wie das neue kalifornische Datenschutzgesetz CPRA berücksichtigt wurden.

Der Gartner-Bericht prognostiziert, dass im Jahr 2023 rund 35% aller Unternehmen die Einhaltung von Compliance in Prozessen und der Collaboration überwachen und dokumentieren wird. Dies sei ein Anstieg von ca. 20% im Vergleich zum Vorjahr. Ferner erwartet Gartner dass in 2024 rund 40% der Unternehmen die Anwendungen über die Dokumentation elektronischer Kommunikation und Prozesse erheblich ausweiten wird.

Der magische EIA Quadrant

Im Bericht sind diesmal 11 Anbieter aufgeführt. Die Einzelbewertungen können dort nachgelesen werden (und sollten, denn der Blick auf den Quadranten stellt nur eine mögliche Sicht auf die Daten dar).

Everteam, die in 2020 von Kyocera übernommen wurde, ist unter die Niche-Player geraten.

Barracuda gilt als Herausforderer.

Bei den “Visionären” finden sich diesmal Micro Focus und Veritas – die auch schon mal bei den führenden waren – sowie Archive 360.

Im “Leader”-Segment des Quadranten finden sich über die Hälfte der begutachteten Anbieter: ZL-Tech und Global Relay auf dem Weg nach oben rechts, wo sehr eng gepackt Microsoft, Mimecast, Proofpoint und Smarsh kartiert sind.

Capax Discovery ist in diesem Jahr aus der Zusammenstellung herausgefallen (die Kriterien sind wie immer am Ende des Berichtes dokumentiert).

Die gelisteten Anbieter verfolgen in diesem Marktsegment unterschiedliche Strategien: generell als Cloud (Barracuda), PaaS (Archive360 auf MS Azure), SaaS (Global Relay, MimeCast und Proofpoint für Private Clouds sowie Micro Focus, Microsoft und Smarsh für die Public Cloud) oder On-Premises (Barracuda, Everteam eher als Records Management und Micro Focus). Bei einer Auswahl geht es also nicht nur um die richtige benötigte Qualität und Funktionalität einer Lösung sondern zugleich um die Wahl einer Plattform-Strategie.

Im abschließenden Teil gibt Gartner einen Marktüberblick.

<Zitat> Market Overview

The overall archive software market showed modest growth in 2019, per Gartner’s “Market Share: Enterprise Infrastructure Software, Worldwide, 2019.” Trending continues toward the adoption of SaaS-based archiving platforms, with no major increase across regions outside of North America. EIA has emerged as a commonly used technology underpinning for higher-level use cases supporting compliance, information governance, e-discovery and the historical preservation of data. Originating as a technology solution targeted specifically at email applications, the EIA market has expanded to include broader support for multiple content types.Basic functionality (including the ability to define retention policies, support advanced e-discovery search, provide transparent access to data and export data for legal review) has become standard, and we see vendors differentiating their solutions, based more on emerging trends, including:

  • Broader information governance concerns (e.g., regulatory compliance, business-focused retention and deletion of data, and the management of aging data based on a clear understanding of its value) are beginning to surpass e-discovery as primary drivers of EIA deployment.
  • Organizations are looking to archive and manage multiple content types, including email, workstream collaboration (such as Microsoft Teams and Slack), SharePoint, IM, public and business social media, webpage content, files, SMS and voice.
  • Archiving as a service (aka SaaS) has rapidly surpassed on-premises archiving as the preferred deployment model for most organizations. Gartner sees more than 85% of new or replacement email archiving implementations as being cloud-based.
  • Aging on-premises archiving platforms are being replaced by more-modern SaaS-based solutions; although it remains difficult, migration from one archive to another is becoming commonplace.
  • Storage capacity management, although less of a driver for EIA than information governance, is still a concern for many organizations. However, storage efficiency needs are now more often met by technologies, such as storage tiering, object storage, distributed file systems and cloud storage offerings. </Zitat>

Die Beschreibung, Kriterien und ausgewählten Anbieter machen deutlich, dass es zukünftig kaum noch eine Abgrenzung zwischen Enterprise Information Archiving, Content Services Platforms und eher traditionellen ECM-, Archivierungs- und Records-Management-Lösungen bei der Speicherung und Erschließung von Information geben wird. Dies wird bereits beim Thema E-Mail-“Archivierung” deutlich und greift auf kollaborative Systeme über. Die Cloud mit öffentlichen und privaten SaaS- und PaaS-Angeboten hat bereits die Installation on premises überholt. Cloud definiert hier auch den Fortschritt und die Weiterentwicklung der Lösungen aller Anbieter.

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Curriculum auf Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer

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