Dokumenten Management (DM)

Dokumentenmanagement gibt es in unterschiedlichen Ausprägungen. Es begann bereits mit dem Management von physischen Dokumenten: Papier.
Inzwischen spricht man beim Dokumentenmanagement meistens vom elektronischen Dokumentenmanagement (EDM) oder Dokumentenmanagementsystemen (DMS).

Dokumentenmanagement deckt den Lebenszyklus von Dokumenten vor der elektronischen Archivierung ab.

Definition aus Wikipedia:

Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement (englisch electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt.
Im englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z. B. in Content-Management-Systemen vorzufinden sind.

Dokumenten-Management im engeren und weiteren Sinn

Die unterschiedlichen Dokumenten-Management-Technologien sind in starkem Maße voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist im Allgemeinen nicht ohne den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Dokumenten – gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw. – datenbankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagementsystemen verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung großer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist zum Beispiel der Bereich Imaging unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hierbei nur um eine spezielle Art von Dokumenten handelt. Unter einem Dokumenten-Management-System im weiteren Sinn sollen daher verschiedene Systeme und deren Zusammenspiel wie

  • Dokumenten-Management im engeren Sinn,
  • Bürokommunikation,
  • Document Imaging,
  • Workflow,
  • Groupware oder
  • elektronische Archivierung

verstanden werden, wobei unter den klassischen Dokumenten-Management-Systemen im engeren Sinn, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden sind, Managementfunktionen und Services für die enorm wachsenden Dateibestände zur Verfügung zu stellen,

  • Compound Document Management und
  • dynamische Ablagesysteme

zu verstehen sind. Zur Abgrenzung dieser Produkte von Document Imaging, Workflow und Groupware spricht man heute auch häufig von Compound-Document-Management-Lösungen.
Für DMS-Lösungen ergeben sich unterschiedliche Schwerpunkte; jede der angesprochenen Produktgruppen geht von einem anderen Ansatz aus:

Blickwinkel ”Dokument”

Dokumenten-Management-Systeme im engeren Sinn sind dokumentorientiert, das heißt Zugriff, Verwaltung und Darstellung erfolgen auf Basis von Dokumentenmerkmalen. Ursprung dieser Systeme ist die Verwaltung von Dateien in Netzwerken. Organisatorische Gesichtspunkte wie gemeinsames Arbeiten mit Dokumenten, Einbinden in Prozesse etc. spielen bei den klassischen Produkten keine Rolle. Wesentliche Merkmale sind die Bildung von Dokumentengruppierungen (Container), Versionsmanagement und selbstbeschreibende Dokumentenobjekte.
Elektronische Archivsysteme mit digitalen optischen Speichern gehen von einem ähnlichen Ansatz wie die klassischen Dokumenten-Management-Systeme aus. Auch hier werden mittels einer Datenbank einzelne Informationen und Container verwaltet. Elektronische Archivsysteme besitzen darüber hinaus die Möglichkeit, große Informationsmengen online, nearline und offline in Speichersystemen zu verwalten.

Blickwinkel ”Prozess”

Workflow-Systeme gehen von einem prozessorientierten Ansatz aus, bei dem Dokumente in einen Arbeitsfluss eingesteuert werden. Sie nutzen hierfür ebenfalls Archivsysteme, die zum Teil direkt in das Workflow-System integriert sind. Der Zugriff erfolgt situations- und prozessbezogen weniger auf Einzeldokumente denn auf zusammenhängende Vorgänge aus unterschiedlichen Informationen und Quellen.

Blickwinkel ”kooperatives Arbeiten”

Groupware- und Collaboration-Systeme gehen wieder von einem anderen Ansatz aus. Im Vordergrund steht die gemeinsame Nutzung von Programm- und Informationsressourcen. Der Zugriff kann dokumentenorientiert, im Rahmen der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten oder auch innerhalb nicht fest vorgegebener oder strukturierter Prozessketten erfolgen. Die Archivierung spielt hier nur eine nachgeordnete Rolle.

Blickwinkel ”Daten”

Datenbanken und Anwendungen umfassen heute bereits einen großen Anteil von Informationen, die erst dann zu einzelnen Dokumenten werden, wenn sie die ursprüngliche Datenverwaltungs- und Datenhaltungskomponente durch Auslagerung oder Export verlassen. Besonders Volltextorientierte Systeme, in denen alle Dokumentinhalte verarbeitsungsfähig gespeichert sind, gehen vom Blickwinkel ”Daten” aus. Zugriffs- und Inhaltskomponente sind in diesem Fall die gleichen Daten. Eine Reihe von Lösungen halten auch Faksimile-Dokumente direkt in der Datenbank, zum Beispiel in Gestalt von BLOBs (Binary Large Objects), und betrachten sie nur als neuen Datentyp. Die Nutzung der Daten und Dokumente erfolgt hierbei direkt in der Datenbank selbst und nicht über ein herkömmliches elektronisches Archiv-, Workflow- oder Dokumenten-Management-System. Diese arbeiten in der Regel mit Referenzdatenbanken, aus denen auf die einzelnen Dokumente mittels Pointer (zum Beispiel Unique Identifier) in einem separaten Datenhaltungssystem (Repository, Library, Archiv o. ä.) verwiesen wird.

Klassisches Dokumenten-Management

Das “klassische” Dokumenten-Management umfasst die dynamische Verwaltung von Informationen. Wichtige Merkmale dieser Systemkategorie sind:

  • dynamische Ablage
  • durch Versionsmanagement kontrollierter Änderungsdienst
  • Verwaltung von Informationen aus DV-Systemen
  • kooperative Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Anwender
  • Zugriff auf Dokumente mittels Datenbank über Suchmerkmale oder Strukturen ähnlich denen eines Dateimanagers
  • Speicherung von Dokumenten und Verwaltungsinformationen auf magnetischen Speichermedien
  • kontrollierter Dokumentenaustausch über Check-in- und Check-out-Mechanismen

Dokumenten-Management stellt höhere Anforderungen an den Anwender als reine Archiv- oder Recherchesysteme. Dokumenten-Management-Lösungen verwalten unterschiedlichste Dokumente und Dateien jeglicher Herkunft, die vom Anwender innerhalb einer Speicherhierarchie mit Versions- und Historienmanagement auch verändert werden können.
Dynamische Dokumenten-Management-Lösungen verwalten unterschiedlichste Dokumente und Dateien jeglicher Herkunft einschließlich Container-Strukturen. Da der Benutzer die Dokumente auch verändern kann, erfordern klassische Dokumenten-Management-Lösungen ein ausgefeiltes Versions- und Historienmanagement.
Dokumenten-Management-Funktionen können sich über ein Unternehmen mit verschiedenen Niederlassungen, in denen unter Umständen verschiedene IT-Infrastrukturen bestehen, erstrecken. In diesem Fall spricht man von einem unternehmensweiten DMS (EDMS Enterprise Document Management System). Oftmals besteht auch die Notwendigkeit, Dokumente mit verschiedenen anderen Unternehmen auszutauschen, die wiederum vollkommen andere Systemumgebungen besitzen können. Der Zugriff auf all diese Dokumente hat oftmals in Echtzeit zu erfolgen – beispielsweise während eines Kundentelefonates. Darüber hinaus ist der Zugriff auf Dokumente während der Verarbeitung gefordert, um Annotationen anzubringen, Dokumente zu überprüfen, neue Dokumente zu erstellen oder Anfragen zu beantworten. Weiterhin müssen Dokumente für Nacharbeiten wie Analysen und Auswertungen verfügbar sein. Im Gegensatz zum Archivsystem durchlaufen die Dokumente somit eine Reihe von Entwurfsstadien, werden mit anderen Dokumenten kombiniert und mit unterschiedlichen Status-, Versand- und Wiedervorlageinformationen verknüpft, bevor eine endgültige Version archiviert wird. Im Hintergrund eines klassischen Dokumenten-Management-Systems befindet sich häufig ein Archivsystem, das Informationen aus Altbeständen oder selten benötigte Informationen zur Verfügung stellt.
Dokumenten-Management umfasst den gesamten Dokumentenlebenszyklus, von der Erstellung bis hin zur endgültigen Archivierung der Dokumente.
Zur Verwaltung der häufigen Zugriffe und der entsprechend dem Status der Dokumente unterschiedlichen Speicherorte erfordert Dokumenten-Management eine ausgefeilte Speicherhierarchie. Grundsätzliche Strategie einer Speicherhierarchie ist es, aktuell benötigte Dokumente nah am Arbeitsplatz auf schnellen Festplatten zu halten und möglichst selten auf die langsamen Archivkomponenten zuzugreifen.
Die Speicherhierarchie dient der Verwaltung der unterschiedlichen Speicherformen, damit diese nach verschiedenen Kriterien wie Zugriffsgeschwindigkeit, Zugriffshäufigkeit, Speicherplatz oder Kosten eingesetzt werden können.

Compound Document Management

Eine wachsende Bedeutung kommt der Verwaltung zusammengesetzter Dokumente zu. Wie bereits erläutert, kann ein Compound Document verschiedenste Informationen aus unterschiedlichen Quellen wie Text, Daten, Images, Sprache, Video oder Links beinhalten und kombinieren. Compound Documents sind aktive Dokumente, die sogar die Form intelligenter Assistenten zur Kommunikation und Interaktion mit ihrer Umgebung annehmen können. Compound Document Applikationen sind beispielsweise als Nachschlagewerke, Schulung und Training oder im Publishing-Bereich für Handbücher, Prozeduren oder Marketing denkbar. Auch in Verbindung mit dem World Wide Web können Compound Documents zum Marketing beitragen und die Kunden mit Informationen versorgen. Compound Document Management schafft somit die Voraussetzung zu einem unternehmensweiten Management und Zugriff auf eine gemeinsame Wissensbasis mit verschiedensten Informationsformen einer oder mehrerer Lokationen und einem anforderungsgerechten Zusammensetzen und Verteilen strategischer Informationen.

Dokumentenmanagement im weiteren Sinn

Traditionelle Produktabgrenzungen

Ursprünglich waren die verschiedenen Dokumenten-Management-Technologien eher monolithische Anwendungen, das heißt in sich geschlossene Lösungen mit speziellen Clienten für die jeweiligen Applikationen ohne die Berücksichtigung von Integrationsaspekten. Dokumenten-Management-Produkte im weiteren Sinn werden daher heute noch mit verschiedenen Begriffen differenziert.
Die wichtigsten Produktkategorien mit ihren Merkmalen in ihrer anfänglichen Bedeutung sind in diesem Zusammenhang folgende:

  • Bürokommunikation/Office-Pakete: einzelne Module wie Textverarbeitung, Kalkulation, Grafik, Datenbank, Kalender, Mail oder Fax, aktive Steuerung durch den Anwender.
  • Document Imaging: Scannen, Anzeigen, Drucken und Verwalten von Faksimile-Dokumenten.
  • Dokumenten-Management oder Compound Document Management :dynamische Verwaltung von Compound Documents und Dateien, Versionsverwaltung, Check in/Check out.
  • E-Form:s elektronische Formulare für die Eingabe, Anzeige, Ausgabe und Verwaltung variabler Informationen.
  • E-Mail :elektronische Post, die individuell oder nach Verteilerschlüsseln in Netzwerken versendet werden kann.
  • Elektronische Archivierung: Speicherung von Daten, NCI-Dokumenten, Dateien und/oder Listen, datenbankgestützter Zugriff, Verwaltung großer Informationsmengen, Revisionssicherheit.
  • Groupware :kooperatives Arbeiten, datenbankgestützte Verwaltung von Daten und Dateien, Replikation, Gruppenfunktionen wie Kalender oder Mail, Verknüpfung und Integration einzelner Komponenten.
  • Workflow: regelbasierte Steuerung strukturierter Abläufe, Status- und Aktionsüberwachung, Verarbeitung von CI- und NCI-Dokumenten, kontrollierte Weiterleitung von Dokumenten und Vorgängen.

In Anbetracht einer zunehmenden Überschneidung und Integration der verschiedenen Produkte und Komponenten, auf die an späterer Stelle noch genauer eingegangen wird, schwinden diese traditionellen Abgrenzungskriterien immer mehr. Integrationsanforderungen sind im Zuge der fortschreitenden Vernetzung und Technologieentwicklung enorm gestiegen.

Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements

Mit der fortschreitenden Technologieentwicklung ist die Bürokommunikation im Begriff, sich von isolierten nebeneinander stehenden Komponenten und Funktionen zu einer Integration der einzelnen Module und Unterstützung gesamter Prozesse zu entwickeln.

Dokumenten-Management als nachgeordneter Dienst

Das Dokumenten-Management kann als nachgeordneter Dienst zur Verwaltung “lebender” und veränderlicher Dokumente ohne eigenen Clienten eingesetzt und in vorhandene Applikationen einer höheren Ebene integriert werden.

Zusammenwachsen

Diese unterschiedlichen Produktphilosophien mischen sich und wachsen derzeit zusammen. Elektronische Archivsysteme verlieren ihre Eigenständigkeit und werden Dienste von klassischen Dokumenten-Management-, Groupware- und Workflow-Systemen. Dokumenten-Management-Lösungen werden um Funktionalitäten aus dem Groupware- und Workflow-Umfeld ergänzt, Groupware erlaubt inzwischen die Einrichtung strukturierter Arbeitsabläufe, und als gegenläufige Bewegung kann in Workflow-Systemen außerhalb vorgegebener Prozesse auch ad hoc mit Informationen gearbeitet werden. Sogenannte Enabling-Technologien, die bestehende Anwendungen um spezielle Dokumenten-Management-Eigenschaften ergänzen, verstärken den Trend zur Überschneidung der verschiedenen Funktionen und Produkte. Aufgrund der zunehmenden Überschneidung der Funktionalität und der Rolle, die Dokumente in allen erwähnten Systemkategorien spielen, ist es daher gerechtfertigt, übergreifend von Dokumenten-Management-Systemen zu sprechen. Die Blickwinkel ”Dokument”, ”Prozess”, ”kooperatives Arbeiten” und ”Daten” stellen nur unterschiedliche Sichten auf die gleiche Anforderung dar – die gezielte, zeitnahe, konsistente, vollständige, situationsbezogene

Pull & Push

Ausgehend von der Passivität des Benutzers bzw. des Systems können Dokumenten-Management-Systeme generell in ”Push”- und ”Pull”-Systeme unterteilt werden. Push-Systeme sind aktive Systeme (Bringeschuld des Systems), bei denen die Dokumente den Bearbeitern transaktionsbezogen automatisch übermittelt und ebenso nach der Bearbeitung weitergeleitet werden. Push-Systeme lassen sich bei Anwendungen mit gut strukturierten und vorhersehbaren Arbeitsabläufen sinnvoll einsetzen. Pull-Systeme sind passive Systeme (Holeschuld des Benutzers), bei denen der Benutzer aktiv einen Zugriffsvorgang startet, um aus einem allgemeinen Informationspool die ihn betreffenden Dokumente zu erhalten. Ergebnisse werden in den Datenpool aktiv zurückgestellt. Der Benutzer ist auch für alle Bearbeitungs- und Weiterleitungsfunktionen verantwortlich. Die Freiheitsgrade des Benutzers sind bei Pull-Systemen dementsprechend höher als bei Push-Systemen. Der Anwender soll sich in jedem Fall nicht darum kümmern müssen, wo seine Informationen gespeichert sind und mit welchen Mechanismen sie zur Verfügung gestellt werden.

Dokumentenmanagement in Zukunft

Inzwischen spricht man anstelle von „DMS im weiteren Sinn“ von DRT – Document Related Technologies, ECM Enterprise Content Management oder EIM Enterprise Information Management. “DMS im engeren” sind wird von Collaborations-, Electronic Filing & Synchronisation Systems (EFSS) und Office-Umgebungen in der Cloud aufgesogen.

Dokumentenmanagement ist eine notwendige Infrastruktur für die Handhabung elektronischer Information, die eigentlich mit ihren Funktionen auf Betriebssystemebene zur Verfügung stehen muss.

Dr. Ulrich Kampffmeyer,
Keynote IMC Congress Rome, 1997

Das Dokument definiert sich durch Inhalt, Rechtscharakter und Wert – nicht durch sein Format.

Auch Datensätze, Bilder, Videos, Audio-Aufzeichnungen, Listen usw. können so gesehen Dokumente sein.

Dr. Ulrich Kampffmeyer,
VOI Workshop Revisionssichere Archivierung, 1993

Dokumentenmanagement

Beim elektronischen Dokumenten-Management geht es nicht um irgendwelche technischen Formate sondern um Inhalte, Metadaten, Kontext und Erschließung.
TIFF als Format hat hier keine Zukunft.

Dr. Ulrich Kampffmeyer,
Keynote DMS EXPO 2002

Ressourcen