Elektronische Akte

Die Elektronische Akte wird heutzutage in verschiedenen Bereichen eingesetzt.

Die Elektronische Gesundheitsakte, die Elektronische Personalakte und die Elektronische Patientenakte sind Beispiele für den Anwendungsbereich.

Definition aus Wikipedia:

Akte (süddeutsch und österreichischder Akt, Schweizerdeutsch Dossier) ist eine Sammlung von Schriftstücken jeder Art, die durch geordnete Ablage Geschäfts- oder Verwaltungshandeln informativ und rechtssichernd unterstützen sollen.
Die bisher aus Papier-Schriftstücken bestehenden physischen Akten sind oder werden durch zunehmende Digitalisierung weitgehend überflüssig.
Die elektronische Akte (oder E-Akte) ist eine virtuelle Sammlung von Dateien und Dokumenten (auch die von analogen Medien konvertierten), die zu einem einheitlichen elektronischen Medium (Dateiordner) zusammengefasst werden. Hierin können auch insbesondere Grafikdateien, Bilddateien, Film- und Tondateien enthalten sein.

Der Begriff “Akte” ist so doppelt belegt: einmal als juristischer Begriff und zum zweiten als Ordnungsmittel, in dem man physische Dokumente oder digitale Dokumente geordnet ablegt.

Was ist eine E-Akte?

Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhält. Aufgrund der Wiedererkennung und intuitiven Bedienbarkeit gleichen digitale Akten hinsichtlich Strukturmerkmalen und optischer Erscheinung meist physischen Akten. So finden sich auch in elektronischen Akten oftmals typische Aktendeckblätter, Laschen und Register.

Vier Vorteile

  • Elektronische Akten sind immer und überall verfügbar
    Mit der elektronischen Akte sind Informationen immer strukturiert, leicht auffindbar, und der Kenntnisstand ist bei allen Beteiligten einheitlich. Außerdem kann in der Regel von überall auf die Akten zugegriffen werden.
  • Elektronische Akten sparen Platz
    Die digitale Archivierung von Akten hilft vielen Unternehmen auch Platz zu sparen und ist damit ein Auslöser für die Abschaffung von Papierarchiven.
  • Elektronische Akten unterstützen Compliance
    Die Revisionssicherheit ist ein weiterer wichtiger Treiber für die Einführung von elektronischen Akten. Unternehmen müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten einhalten und Vertraulichkeit gewährleisten. Sind die Fristen und Zugriffsberechtigungen zuverlässig elektronisch geregelt, hat der Unternehmer gegenüber dem Gesetzgeber seine Pflicht erfüllt.
  • Sicherheit in der elektronischen Aktenführung
    Viele Unternehmen scheuen die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung, weil sie die Manipulation der Daten durch Hackerangriffe oder auch staatliche Kontrolle fürchten. Die Sicherheit von elektronischen Akten ist aber keinesfalls geringer als von Akten in Papierform. Arbeitszeugnisse sind auf dem Papier beispielsweise leichter zu manipulieren als im Dateiformat.

Eigenschaften der elektronischen, virtuellen Akte

Die Elektronische Akte besitzt folgende Vorteile:

  • Schneller Zugriff auf die Dokumente
  • Universelle Recherche-Möglichkeiten, einschließlich Volltextrecherche in den Archivdokumenten
  • Vereinfachung bzw. Automatisierung der Dokumentenerfassung
  • Erstellung von Office-Dokumenten direkt aus dem Personalwesen (z.B. ausgehender Schriftverkehr, Faxe, E-Mails
  • Verwendung von Dokumentvorlagen mit Übertragung der Daten aus dem Personalwesen in die Office-Anwendung (Adressdaten, Stammdaten, Tarifdaten)
  • Archivierung von Belegen aus unterschiedlichen Programmmodulen und Office-Anwendungen
  • Automatische Archivierung von Lohnbelegen, DEÜV – Meldebescheinigungen,
  • Beitragsnachweisen, elektronische Lohnsteuerbescheinigung und Lohnjournalen im Rahmen des Monatsabschlusses in der Personalabrechnung.

Folgende Tabelle zeigt die Unterschiede der Papierakte und der Elektronischen Akte in den Bereichen Ablage, Recherche und Sicherheit auf.

  Papierakte Elektronische Akte
Ablage
Originaldokumente und Kopien
Gefahr der Fehlablage (Akte wird am falschen Ort einsortiert)
wenn Akte im Geschäftsgang, keine Ablage und Recherche möglich
archivraumintensive Ablage
 
Originaldokumente und Kopien Gefahr der Fehlablage (Akte wird am falschen Ort einsortiert) wenn Akte im Geschäftsgang, keine Ablage und Recherche möglich archivraumintensive Ablage  
gescannte Dokumente
direkte Ablage von digitalen Dokumenten und E-Mails (z.B. Online-Bewerbungen)
Verainfachung/Automatisierung von Massenablage
automatisches Aktenhandling bei Versetzungen/Umorganisationen
Vermeidung von falsch abgelegten Akten
gescannte Dokumente direkte Ablage von digitalen Dokumenten und E-Mails (z.B. Online-Bewerbungen) Verainfachung/Automatisierung von Massenablage automatisches Aktenhandling bei Versetzungen/Umorganisationen Vermeidung von falsch abgelegten Akten
Originaldokumente und Kopien
Gefahr der Fehlablage (Akte wird am falschen Ort einsortiert)
wenn Akte im Geschäftsgang, keine Ablage und Recherche möglich
archivraumintensive Ablage
 
gescannte Dokumente
direkte Ablage von digitalen Dokumenten und E-Mails (z.B. Online-Bewerbungen)
Verainfachung/Automatisierung von Massenablage
automatisches Aktenhandling bei Versetzungen/Umorganisationen
Vermeidung von falsch abgelegten Akten
Recherche
an einem Ort
von einem Anwender
nach einem Kriterium
keine Zugriffsbeschränkung innerhalb der Akte
an einem Ort von einem Anwender nach einem Kriterium keine Zugriffsbeschränkung innerhalb der Akte
von beliebigem Ort
von beliebig vielen Personen
komfortable Suchmöglichkeiten
rollenbasierter Aktenzugriff
von beliebigem Ort von beliebig vielen Personen komfortable Suchmöglichkeiten rollenbasierter Aktenzugriff
an einem Ort
von einem Anwender
nach einem Kriterium
keine Zugriffsbeschränkung innerhalb der Akte
von beliebigem Ort
von beliebig vielen Personen
komfortable Suchmöglichkeiten
rollenbasierter Aktenzugriff
Sicherheit
Gefahr von Aktenverlust, Entwendung, Beschädigung, Manipulation
mehrere Versionen (“Handakten”; “Schwarzakten”)
 
Gefahr von Aktenverlust, Entwendung, Beschädigung, Manipulation mehrere Versionen (“Handakten”; “Schwarzakten”)  
Vermeidung von Aktenverlust
keine Manipulationsmöglichkeiten
einheitlicher, aktueller Aktenbestand
Vermeidung von Aktenverlust keine Manipulationsmöglichkeiten einheitlicher, aktueller Aktenbestand
Gefahr von Aktenverlust, Entwendung, Beschädigung, Manipulation
mehrere Versionen (“Handakten”; “Schwarzakten”)
 
Vermeidung von Aktenverlust
keine Manipulationsmöglichkeiten
einheitlicher, aktueller Aktenbestand

Für die öffentliche Verwaltung gibt es im Rahmen von E-Government das Organisationskonzept Elektronische Verwaltung, dessen einer Baustein sich um die Elektronische Akte (E-Akte) dreht.

Die elektronische virtuelle Akte führt letztlich nur Dokumente auf Basis derer Metadaten wie Berechtigungen, Kontext, Klassifikation und Index, als eine strukturierte Sicht zusammen.
Sie ist keine statische Abbildung einer Papierakte.

Dr. Ulrich Kampffmeyer,
Fachtagung Verwaltungswissenschaften, 2002

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