AIIM 2021: State of the Intelligent Information Management Industry

9. April 2021 15:34 Uhr  |  Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  Permalink


Jedes Jahr veröffentlicht die AIIM international einen Bericht zum Zustand der Branche. Diese Berichte basieren auf Marktbefragungen. Der aktuelle Bericht aus dem April 2021 “AIIM 2021 State of the Intelligent Information Management Industry” versteht sich als “Wake-Up Call for Organization Leaders”. Die Erhebung wurde im Februar 2021 durchgeführt und erfasste hauptsächlich die Antworten von etwas über 220 AIIM-Mitgliedern – die sich naturgemäß mit dem Thema auseinandersetzen. Der Bericht 2021 kann kostenfrei von der AIIM-Webseite heruntergeladen werden: https://bit.ly/3tieOg2. Die Ergebnisse aus dem Jahr 2020 finden sich hier: http://bit.ly/IIMreport2020.

Die Ergebnisse der Befragung wurden von einem Experten-Kreis bewertet, der sich aus CIP-Absolventen zusammensetzt. Die Studie versucht damit auch den Certified Information Professional Abschluss zu promoten.

Die Studie sieht besonders zwei aktuelle Auswirkungen auf das Information Management: zum Einen das ungebremste Informationswachstum und zum Zweiten natürlich die besonderen Anforderungen durch die Covid-19-Krise. Dies ist Grund genug die Verantwortlichen in Behörden, Organisationen und Unternehmen aufzufordern, Geschäfts- und Technologie-Strategien besser einander anzugleichen, das manuelle geförderte Informationschaos zu überwinden, mehr in Kompetenz für Intelligent Information Management zu investieren (CIP sic …) und dabei sich nicht nur auf die Technologie zu fokussieren, sondern auch den Menschen und die Unternehmenskultur im Blick zu behalten. Allgemeinplätze, die jedem CIO bewußt sind, obwohl das Information Management an sich hier mehr Beachtung verdient.

4 Areas of Challenges

Die Ergebnisse der Befragung konzentrieren sich dann entsprechend auf die vier obigen Forderungen. Die Details und ausführlichen Hinweise finden sich in der Studie. Hier nur einige wesentliche kommentierte Ergebnisse:

Finding 1
The C-Suite Is Failing to Align Business and Technology
Strategies

Leider wird im Text und in der Grafik “Technology” in einen Topf mit “Information Management” geworfen. Der erläuternde Text bezieht sich auf “Information Management Strategy”. Das Ergebnis, dass bei rund der Hälfte aller Organisationen das Thema Information Management im Argen liegt, bleibt wohl dennoch gültig.

Das Experten-Gremium hat zur Überwindung des Mißstandes 6 Vorschläge parat: (1) “Mehr Flexibilität im Zeitalter von Covid-19, (2) das Bewußtsein des Wertes von Information stärken, (3) einen Rahmen aufbauen, um Wert und Risiko auszubalancieren, (4) klare Verantwortlichkeiten zu definieren, (5) die Geschäftsbereiche mit ihren Anfordern als Treiber der technischen Entwicklung voranzubringen und auch (6) kulturelle und geschäftspolitische Aspekte einzubringen.

Finding 2
Organizations Are Losing
the Battle Against Information Chaos

Auch hier schneiden die Antwortenden nach Schulnoten nur sehr mäßig ab. Besonders die Anforderungen, die durch die Einrichtung von Heim- und mobiler Arbeit zusätzlich auf die CIOs und IT-Leiter zukam, hat vielerorts dazu geführt, dass adhoc und ohne konkrete Planung komplexe IT- und IM-Anforderungen umgesetzt werden mussten. Gleich von “Chaos” zu sprechen ist angesichts der eigentlich wohlgeordneten IT-Betriebes bei den meisten Unternehmen etwas zu drastisch.

Anwender wie auch Analysten und CIP-Absolventen sehen in der Automatisierung des Information Management und der Information Management den wichtigsten Ansatz, das Informationschaos zu überwinden. Mit manuellen Mitteln ist dies nicht mehr möglich.

Das CIP-Expert-Panel gibt hier vier Empfehlungen ab: (1) Den Fokus auf den Lebenszyklus setzen und möglichst frühzeitig mit der Kontrolle der Information zu beginnen, (2) Übersicht über die Information gewinnen, z.B. durch eine Informationslandkarte, denn, was man nicht kennt, kann man weder effiziert nutzen noch schützen, (3) als Ausgangspunkt für eine Information Governance einen Ansatz wählen, wo gesetzliche oder regulative Vorgaben die Organisation dazu unwidersprochen zu verpflichten, und (4) Fachbereiche und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiten dazu motivieren, die Herausforderung des Information Management anzunehmen.

Finding 3
Organizations Need to
Increase Their Investment in Critical
IIM Competencies

AIIM hat hierfür 4 Grundkompetenzen definiert: i) Informationserstellung-, erfassung – und -verteilung; ii) Digitlaisierung von Prozessen, die viel Information benötigen, iii) intelligente Informationsextraktion, und iv) Automatisierung von Governance und Compliance. Nach US-amerikanischer Systematik wäre “4” hier die beste Note, jedoch ist in allen Bereichen mit Werten deutlich unter “2” noch nicht einmal Mittelmaß erreicht.

Die Umsetzung und die dafür vorhandenen Kompetenzen werden in vielen Bereichen als sehr gering erachtet. Hype-Themen wie RPA Robotic Process Automation und ML Machine Learning erfahren größere Aufmerksamkeit als “klassische” Anwendungsfelder, aber auch hier das Knowhow für die Umsetzung ausreichend ist, sehen die Studienteilnehmer als wenig gegeben an. Erstaunlich ist in jedem Fall der geringe Wert von 1% bei Datenschutz und Sicherheit, da hier bereits viel getan – werden muss.

Die Empfehlungen der Experten konzentrieren sich auf 6 Punkte: (1) Man darf sich nicht dem Hype zu bestimmten Themen hingeben, (2) das Mögliche und Angemessene muss beschrieben und umgesetzt werden, (3) Information Management Initiativen sollten auf bereits bestehende Vorhaben aufgesetzt oder in diese integriert werden, (4) kleine Erfolge, “Low hanging fruits” am Rande der großen Aufgaben von Information Management und Information Governance sammeln und vermarkten, (5) die Chancen einer “guten Krise”, wie z.B. COVID-19, nutzen um Information Governance voranzutreiben, und (6) die vorhandenen Unzulänglichkeiten, die “Legacy” bestehender Lösungen und Prozesse, gehen nicht von selbst weg – man muss einfach anfangen.

Finding 4
Money, Focus, and Culture – Not Just Technology – Are Key to True Digital Transformation

Die Hindernisse sind immer noch die gleichen. Es geht um den generellen Stellenwert von Information Management und Information Governance. Und es geht um Strategie, Menschen und Organisation vor Technik (der PROJECT-CONSULT-Leitspruch seit 1992). Die Studie wirft hier ein Ergebnis von 80% Mensch zu 15% Prozesse zu 5% Technologie aus.

Dementsprechend sind die Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung die saubere Planung mit Einbeziehung der Fachbereiche und einer konsequenten Information Management Strategie, die Priorisierung der Anforderungen, eine effektive Umsetzung (mit dem geringsten Anteil) und am Wichtigsten, das Veränderungsmanagement, Change Management.

Auch hierzu gibt es wieder sechs Empfehlungen der Experten-Gruppe: (1) Erkennen und berücksichtigen, dass es nicht nur um die Anwender sondern um alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geht, (2) eine Organisationseinheit oder Gruppe einsetzen, die das Change Management steuert und vorantreibt, (3) klar das “Warum” und das “Wie” kommunizieren, (4) besonders die Management-Unterstützung deutlich machen und einfordern, (5) mit Geschichten und Beispielen die Bedeutung des Thema deutlich machen und vermarkten, und (6) in kleinen Schritten vorgehen und nicht gleich den großen Wurf versuchen.

Wake-Up Call

Diesen Wake-Up Call, den Weckruf, etwas zu tun, umzusetzen, wird im Bericht mit einer Reihe von Maßnahmen unterlegt. In den “Final Thoughts” geht es wieder um sechs Empfehlungen: (1) überhaupt erkennen, in welchem disruptiven Veränderungsprozess sich die geschäftliche Tätigkeit befindet und dies vermitteln, (2) realistisch die Möglichkeiten und Auswirkungen der notwendigen Veränderungen einschätzen, (3) Fehler kann man sich erlauben, aber sie sollten früh erfolgen und einfach auszubügeln sein, (4) die Anwender “abholen” wo sie sich organisatorisch und mental befinden, (5) die Vorschläge und Planungen für das Management sorgfältig und auf die Situation passend vorbereiten, und (6) die Beteiligung an allen Vorhaben sicherstellen, um Information Management und Information Governance zur Anerkennung in der Organisation zu verhelfen.

Zum Abschluss der der Studie gibt es ein Statement, das wir hier im Wortlaut wiedergeben (alle obigen Aussagen haben wir schon in Richtung der Verhältnisse in deutschen Organisationen und Unternehmen etwas “zurechtgebogen”. Hier geht es noch einmal um die Auswirkungen der Corona-Krise, das Thema IIM Intelligent Informationen Management und die zahlreichen Innovationen im Bereich Automatisierung des letzten Jahres:

<Zitat> Conclusion
In conclusion, 2021 is shaping up as a year of reckoning for many organizations in building out their information
management strategies. The long-term trends driving information chaos – increasing volumes and varieties of information – are accelerating. The pendulum that swung so wildly in the direction of remote working as a result of COVID will certainly swing somewhat in the other direction this year. But it won’t return to where things were before COVID, which means that the pressures for integrated IIM strategies that treat information as a critical asset will remain. And it’s time for organizations to act upon those pressures and capitalize upon the innovations that were made under duress in 2020.
</Zitat>

Die Studie schließt mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Daten der Erhebung. Hier sind es noch einmal neun grafisch mit Daten aufbereitete Erkenntnisse:

Fazit

Zusammenfassend kann man sagen – das Ergebnis war zu erwarten und für Information-Management-Insider auch ohne Erhebung vorherzusagen. Viele der Themen kommen jedes Jahr erneut wieder hoch. Hilfreich für Anwender ist jedoch, erneut Daten und Informationen an die Hand zu bekommen, die es erleichtern, Information Management und Information Governance Initiativen im Unternehmen zu planen, zu begründen und voran zu bringen. Im Bericht finden sich auch eine Reihe von Links und Verweisen auf anderen kostenfreie Studien der AIIM, die von den Sponsoren der Publikation bereitgestellt wurden. Das Spektrum reicht von Fragen der Automatisierung und des Records Management hin zu generellen Themen der Information Governance.

Die Lektüre kann Anbietern wie auch Anwendern uneingeschränkt empfohlen werden – und letztlich ist es ein schöner Steinbruch für alle, die ihre Information-Management- und Information-Governance-Initiative planen. Ein Weckruf, sich des Themas anzunehmen.

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Curriculum auf Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer

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