404

Beherrschen und steuern wir unsere Informationen souverän – oder haben wir schon den Überblick darüber in unseren Unternehmen verloren? In einer Welt, in der Unternehmen immer mehr digitale Informationen verwalten, die oft noch dezentral verteilt liegen, ist Information Governance (IG) wichtiger denn je. Aber was genau ist IG, und warum sollten Unternehmen ihre Umsetzung priorisieren?

Was ist Information Governance?

IG umfasst die Richtlinien, Prozesse und Praktiken, die sicherstellen, dass Informationen in einer Organisation ordnungsgemäß erfasst, verwaltet, genutzt und geschützt werden. Es geht dabei um die Verfügbarkeit, Integrität und Sicherheit von Informationen, also den Kern jeder modernen digitalen Geschäftsstrategie.

„Information Governance beinhaltet die Regeln und Arbeitsweisen für den Umgang mit elektronischer Information. Nur Information, die bekannt und beherrscht ist, kann auch genutzt und geschützt werden“, ergänzt Renato Herrmann, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT.

Begriff & Prinzipien von Information

„Information“ bezieht sich auf Daten, die in einer strukturierten oder unstrukturierten Form vorliegen und für Entscheidungen oder Prozesse verwendet werden. Diese Informationen müssen korrekt und zuverlässig sein.

Begriff & Prinzipien von Governance

Governance bedeutet Kontrolle und Führung. In einem Unternehmen bezieht sich dies auf die Maßnahmen, die sicherstellen, dass alles ordnungsgemäß abläuft – verantwortungsvoll und transparent.

Begriff & Prinzipien von Information Management

Im Unterschied zu Information Governance liegt der Fokus des Information Managements auf dem täglichen Umgang mit Daten – von der Speicherung bis zur Nutzung.

Warum ist Information Governance so wichtig?

Eine solide Information Governance ist keine Option mehr, sie ist ein absolutes Muss für jedes Unternehmen. Ohne klar definierte Prozesse und Richtlinien können Datenchaos, Sicherheitsverletzungen und ineffiziente Arbeitsabläufe entstehen. Die Risiken reichen von rechtlichen Verpflichtungen über Datenverluste bis hin zu Schäden am Unternehmensruf. Information Governance ist also entscheidend, um Transparenz und Sicherheit in einer Organisation zu gewährleisten.

Information Governance ist eine unabdingbare Notwendigkeit. IG mit dedizierten Policies, Prozessen und Records Management reduziert Risiken, sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit, und macht die effiziente Nutzung authentischer, korrekter Information erst möglich! Lars Lampe, Berater bei PCIM

ISO 24143:2022 – Der globale Standard für Information Governance

Die Norm ISO 24143:2022 https://www.iso.org/standard/77915.html bietet eine aktuelle und praxisnahe Grundlage für die Implementierung und Aufrechterhaltung von Information Governance. Sie definiert wichtige Grundsätze, die Unternehmen helfen, einheitliche und durchgängige Richtlinien zu entwickeln.

Vorteile der ISO 24143

  • Klare Richtlinien für die Information Governance
  • Unterstützung bei der Risiko- und Compliance-Überwachung
  • Schaffung eines Rahmens für Transparenz und Verantwortung

Anwendungsbereich und Prinzipien der ISO 24143

Diese Norm ist ein globaler Leitfaden für Unternehmen, die eine strukturierte und systematische Information Governance umsetzen möchten. Sie stellt sicher, dass alle Daten korrekt, sicher und nachvollziehbar verwaltet werden.

GRC: Governance, Risk Management und Compliance

Ein zentraler Bestandteil der Information Governance ist das Konzept von GRC: Governance, Risikomanagement und Compliance. Diese drei Bereiche sichern ab, dass Unternehmen gesetzliche Vorgaben einhalten, Risiken aktiv steuern und dabei effizient arbeiten.

Records Management als Schlüsselkomponente

Ein weiterer kritischer Aspekt der Information Governance ist das Records Management. Dies bedeutet, dass Informationen richtig erfasst, gespeichert und dokumentiert werden, um später abrufbar und nachweisbar zu sein. Ohne ein effizientes Records Management können Unternehmen schnell den Überblick verlieren – ein echtes Risiko, besonders in stark regulierten Branchen.

Die Herausforderungen der Information Governance

Die Umsetzung einer umfassenden Information Governance bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen sich auf verschiedene rechtliche, organisatorische, technische und menschliche Probleme einstellen:

  1. Rechtliche Herausforderungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle relevanten Vorschriften, wie z.B. Datenschutzgesetze, einhalten.
  2. Compliance: Die Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien ist eine dauerhafte Aufgabe.
  3. Organisatorische Herausforderungen: Prozesse müssen unternehmensweit standardisiert werden, was nicht immer einfach ist.
  4. Herausforderung Mensch: Mitarbeitende müssen geschult und motiviert werden, um die neuen Prozesse richtig umzusetzen.
  5. Technologische Herausforderungen: Die Integration von neuen Technologien wie Cloud, Automatisierung und Künstlicher Intelligenz erfordert eine kontinuierliche Anpassung der Information Governance.

Zukunft der Information Governance

Mit dem Fortschritt von Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI)  Artificial Intelligence (AI), Big Data und Automation entwickelt sich auch die Information Governance weiter. Unternehmen müssen ihre Governance-Prozesse automatisieren, um mit der wachsenden Menge an Informationen Schritt zu halten. Nur durch eine automatisierte Information Governance ist es möglich, die Vielzahl und Komplexität der digitalen Daten zu bewältigen.

Verteilte Systeme und die Cloud

Durch den verstärkten Einsatz von Cloud-Lösungen und verteilten Systemen wird es immer wichtiger, robuste IG-Maßnahmen zu implementieren, die flexibel und skalierbar sind.

Automation und AI

Automatisierung ist der Schlüssel zur Bewältigung großer Datenmengen. KI und maschinelles Lernen bieten neue Möglichkeiten, um Informationsflüsse zu überwachen und zu steuern.

Fazit: Information Governance – Eine notwendige Grundlage

Ohne eine solide Information Governance können Unternehmen die immer größere Menge an digitalen Informationen nicht effektiv verwalten. ISO 24143 bietet einen wertvollen Rahmen, um IG erfolgreich umzusetzen. Durch die Automatisierung von Prozessen und den Einsatz moderner Technologien wie Cloud und AI können Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten behalten und die Risiken minimieren.

Die richtige Information Governance schützt nicht nur das Unternehmen vor rechtlichen und sicherheitsrelevanten Risiken, sondern ermöglicht auch eine effiziente und nachvollziehbare Nutzung von Informationen – eine unverzichtbare Grundlage für den Geschäftserfolg in der digitalen Welt.

Prüfen und ergänzen Sie die Implementierung solider IG-Prozesse und beziehen Sie die Standards wie ISO 24143 mit ein, um Ihre Informationslandschaft nachhaltig zu organisieren und zu schützen.

Kompaktes Know-how zu den Lösungen und Herausforderungen finden Sie in unserem ausführlichen eBook zur Information Governance. Es geht z.B. hierauf ein:

  1. Unklare Richtlinien: Unzureichende Governance-Strukturen führen zu Verwirrung.
    Lösung: Etablierung klarer Policies nach ISO 24143.
  2. Datenchaos: Unkontrollierte Datenflut ohne geeignetes Records Management.
    Lösung: Einführung eines effektiven Records Managements.
  3. Regelverstöße: Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
    Lösung: Einführung und regelmäßige Prüfung einer robusten IG-Infrastruktur.

Alles ganz schön herausfordernd:

Nutzen Sie die Dienstleistungspakete von PROJECT CONSULT: IG-Strategieberatung, Unterstützung bei Richtlinien, Audits vorhandener Information-Governance-Rahmenwerke und deren Umsetzung, Aufbau von Information-Governance-Infrastrukturen, Prozessgestaltung, Prüfung rechtlicher und regulativer Vorgaben, Unterstützung bei Planung, Einführung und Nachhaltung sowie aller Maßnahmen zur Unterstützung einer Information Governance in Software und Systemen.

Quellen/extern

https://en.wikipedia.org/wiki/Information_governance

ISO 24143:2022; Information and documentation — Information Governance — Concept and principles; https://www.iso.org/standard/77915.html

Digitale Modelle

BIM verwendet 3D-Modelle, die detaillierte Informationen über die Bauteile eines Gebäudes enthalten. Diese Modelle können auch zusätzliche Daten wie Kosten, Zeitpläne, Materialien, Energieverbrauch und vieles mehr beinhalten.

Kollaborative Arbeitsweise

BIM fördert die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten wie Architekten, Ingenieuren, Bauunternehmern und anderen Fachleuten. Alle Beteiligten können am gleichen digitalen Modell arbeiten und Änderungen in Echtzeit verfolgen.

Phasenübergreifend

BIM begleitet ein Bauprojekt über seinen gesamten Lebenszyklus, von der Planung und Konstruktion bis zum Betrieb und zur Wartung. Es erleichtert die Informationsverwaltung über alle Phasen hinweg.

Fehlervermeidung und Früherkennung

Durch die Verwendung von BIM können Kollisionen oder Probleme zwischen Bauelementen frühzeitig im Modell erkannt und behoben werden, bevor sie in der Realität auftreten.

Simulation und Analyse

BIM ermöglicht die Durchführung von Simulationen und Analysen, um Aspekte wie Energieeffizienz, Klimaverhalten und andere Leistungsindikatoren zu bewerten.

Datenintegration und -management

BIM ermöglicht die Integration von verschiedenen Arten von Daten in das Modell, einschließlich Kostenberechnungen, Zeitpläne, Materialmengen, und mehr. Dies ermöglicht eine umfassende Projektdokumentation und -steuerung.

Verbesserte Kommunikation

BIM erleichtert die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten, da alle auf ein zentrales Modell zugreifen können. Das reduziert Missverständnisse und verbessert die Informationsweitergabe.

Nachhaltigkeit und Effizienz

BIM ermöglicht die Optimierung von Bauprojekten in Bezug auf Ressourcenverbrauch, Energieeffizienz und Umweltverträglichkeit.

Was ist ein CDE (Common Data Environment)?

  • Ein CDE ist eine digitale Plattform, die als zentraler Speicherort für alle BIM-bezogenen Informationen dient. Es ermöglicht die sichere und strukturierte Speicherung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung von BIM-Daten und Dokumenten.
  • Das CDE ist speziell auf BIM-Daten ausgerichtet und bezieht sich oft auf die 3D-Modelle, Metadaten und andere BIM-spezifische Informationen.
  • Es unterstützt die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektbeteiligten, indem es einen zentralen Ort bietet, an dem alle am Projekt beteiligten Parteien auf die neuesten BIM-Daten zugreifen können.
  • Ein CDE ist darauf ausgelegt, die Integrität und Verlässlichkeit der BIM-Daten sicherzustellen, um Inkonsistenzen und Konflikte zu minimieren.

ECM & EIM

Schwerpunkt EIM stellt die Ergänzungen zu ECM und die neuen Trends dar. Hier geht es um die wesentlichen Erweiterungen der Funktionalität, Plattform und Ökosystem EIM sowie die Auswirkungen aktueller IT-Trends. Zwei “Maturity Matrix” erlauben den Teilnehmern die Überprüfung der eigenen Situation und Vollständigkeit der eingesetzten oder geplanten Lösungen. Die Teilnehmer erhalten aus erster Hand von erfahrenen Beratern das notwendige Basiswissen um Technologien, Einsatzgebiete und Lösungen einzuschätzen.

Qualitätsverbesserung beim Prozess durch Wegfall händischer Übertragungstätigkeiten und Erhöhung der Transparenz.
Werden Rechnungen also elektronisch empfangen oder eingescannt,  dann automatisch analysiert und per Regelwerk an die Prüfer und Freigeber verteilt, treten im Detail beispielsweise folgende Vorteile ein:

  • Sicherstellung der Vollständigkeit und zeitnahen Erfassung der Verbindlichkeiten aus eingehenden Rechnungen
  • Transparenz der Prozessschritte (z. B. Rechnungsumlauf) und Sicherstellung der Auskunftsfähigkeit (z. B. bei Mahnungen) durch ein elektronisches Rechnungseingangsbuch und Prozessmonitoring
  • Priorisierung von Rechnungseingängen
  • digitaler und direkter Zugriff auf alle Dokumente
  • Vermeidung unkontrollierbarer Abläufe von Papierdokumenten innerhalb des Unternehmens durch elektronische Verfügbarkeit
  • Ausnutzung von Skontogewährung oder
  • Vermeidung von Mahnungskosten
  • Automatische Überprüfung von Unterschriftsberechtigungen
  • Sicherstellung der vollständigen digitalen Bearbeitung eingehender digitaler Rechnungen.

Change- und Akzeptanzmanagement

für Ihre digitale Strategie, Prozess- und Projektmanagement, Change Management sowie rechtliche Vorgaben

Update Information Management

Das Update findet jährlich statt und behandelt aktuelle Standards, Trends und Rechtsfragen, Es wird jeweils in kurzen Fachvorträgen dargestellt, was im letzten Jahr an wichtigen Neuerungen hinzugekommen ist, was aus dem Vorjahr immer noch wichtig ist – aber nicht behandelt wird -, und was im kommenden Jahr zu erwarten ist. In lockerer Atmosphäre gibt es Zeit für Fragen und Informationsaustausch zu Anwendungen, Trends und Kuriosa.

Rechnungseingangsbearbeitung & ECM

Elektronische Rechnungsbearbeitung (Invoicing) & ECM: Wie wirken diese Lösungen wirklich effizient? Die Auswahl einer Eingangsrechnungslösung ist nicht immer ganz einfach. Ist sie dann schließlich eingeführt, wird die Lösung gelegentlich nicht ganz ausgereizt, bleibt hinter den Erwartungen zurück oder ist vielleicht nicht rechtskonform. Das Seminar vermittelt die Erarbeitung einer gelungenen Lösungskonzeption, Anbieter- und Systemauswahl unter Einbezug der Rechtsgrundlagen (Information Governance). Unsere Berater geben Ihnen einen guten Überblick, welche Optimierungsfelder sie auch bei bisherigen Lösungen wahrnehmen können.

Akzeptanz-/ Change Management

Erfolgreich digitale Projekte und Veränderungsprozesse gestalten. Es geht nicht mehr darum, ob sondern wie neue digitale Prozesse und Informationen kontinuierlich eingebunden und genutzt werden. Wie können Mitarbeiter mitgenommen werden, welche Lösungswege gehen?

Verfahrensdokumentation nach GoBD

Das Seminar bietet einen Überblick zu Grundlagen der Verfahrensdokumentation, den rechtlichen Anforderungen (HGB, AO und GoBD) sowie zu Anwendungsgebieten, Struktur und Lösungsansätzen.

Compliance Information Governance

Es geht um die Beherrschung der Information und damit verbunden die nachvollziehbare Erfüllung von rechtlichen und regulativen Anforderungen zum sicheren und gesetzeskonformen Umgang mit Ihren Daten wie u.a. die Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO).

Information Management (ECM)

Neben der Klassifikation der unterschiedlichen Ansätze, Architekturen und Basisideen beschäftigt sich das Seminar ausführlich mit den ECM-Hauptkomponenten Capture, Manage, Deliver, Store und Preservation. “Manage” beinhaltet Dokumente, Records, Business Processes, Web, Collaboration, sowie Verwaltung von E-Mails, Digital Assets, strukturierte Daten und Informationen wie z.B. aus SAP und dem Social Media Umfeld. Auch die Information Governance kommt nicht zu kurz.

Archivierung & DMS

Sie erfahren, wie Sie Informationen erfassen, erschließen, bearbeiten und revisionssicher aufbewahren & finden. Das Seminar bietet somit einen Überblick zur revisionssicheren Archivierung und zum Management von Dokumenten. Sie erhalten auch Informationen zu Standards, Migration, neuen Methoden und Herstellung der Rechtskonformität einer Lösung (Information Governance).

Unsere Berater engagieren sich für Jugendprojekte wie Lesepatenschaften, Integration neuer Mitbürger und Kulturprojekte wie ein Kulturhaus oder digitaler Erschließung kleiner Themenarchiven.

Informationsbeherrschungsthemen