Beherrschen und steuern wir unsere Informationen souverän – oder haben wir schon den Überblick darüber in unseren Unternehmen verloren? In einer Welt, in der Unternehmen immer mehr digitale Informationen verwalten, die oft noch dezentral verteilt liegen, ist Information Governance (IG) wichtiger denn je. Aber was genau ist IG, und warum sollten Unternehmen ihre Umsetzung priorisieren?
Was ist Information Governance?
IG umfasst die Richtlinien, Prozesse und Praktiken, die sicherstellen, dass Informationen in einer Organisation ordnungsgemäß erfasst, verwaltet, genutzt und geschützt werden. Es geht dabei um die Verfügbarkeit, Integrität und Sicherheit von Informationen, also den Kern jeder modernen digitalen Geschäftsstrategie.
„Information Governance beinhaltet die Regeln und Arbeitsweisen für den Umgang mit elektronischer Information. Nur Information, die bekannt und beherrscht ist, kann auch genutzt und geschützt werden“, ergänzt Renato Herrmann, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT.
Begriff & Prinzipien von Information
„Information“ bezieht sich auf Daten, die in einer strukturierten oder unstrukturierten Form vorliegen und für Entscheidungen oder Prozesse verwendet werden. Diese Informationen müssen korrekt und zuverlässig sein.
Begriff & Prinzipien von Governance
Governance bedeutet Kontrolle und Führung. In einem Unternehmen bezieht sich dies auf die Maßnahmen, die sicherstellen, dass alles ordnungsgemäß abläuft – verantwortungsvoll und transparent.
Begriff & Prinzipien von Information Management
Im Unterschied zu Information Governance liegt der Fokus des Information Managements auf dem täglichen Umgang mit Daten – von der Speicherung bis zur Nutzung.
Warum ist Information Governance so wichtig?
Eine solide Information Governance ist keine Option mehr, sie ist ein absolutes Muss für jedes Unternehmen. Ohne klar definierte Prozesse und Richtlinien können Datenchaos, Sicherheitsverletzungen und ineffiziente Arbeitsabläufe entstehen. Die Risiken reichen von rechtlichen Verpflichtungen über Datenverluste bis hin zu Schäden am Unternehmensruf. Information Governance ist also entscheidend, um Transparenz und Sicherheit in einer Organisation zu gewährleisten.
Information Governance ist eine unabdingbare Notwendigkeit. IG mit dedizierten Policies, Prozessen und Records Management reduziert Risiken, sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit, und macht die effiziente Nutzung authentischer, korrekter Information erst möglich! Lars Lampe, Berater bei PCIM
ISO 24143:2022 – Der globale Standard für Information Governance
Die Norm ISO 24143:2022 https://www.iso.org/standard/77915.html bietet eine aktuelle und praxisnahe Grundlage für die Implementierung und Aufrechterhaltung von Information Governance. Sie definiert wichtige Grundsätze, die Unternehmen helfen, einheitliche und durchgängige Richtlinien zu entwickeln.
Vorteile der ISO 24143
- Klare Richtlinien für die Information Governance
- Unterstützung bei der Risiko- und Compliance-Überwachung
- Schaffung eines Rahmens für Transparenz und Verantwortung
Anwendungsbereich und Prinzipien der ISO 24143
Diese Norm ist ein globaler Leitfaden für Unternehmen, die eine strukturierte und systematische Information Governance umsetzen möchten. Sie stellt sicher, dass alle Daten korrekt, sicher und nachvollziehbar verwaltet werden.
GRC: Governance, Risk Management und Compliance
Ein zentraler Bestandteil der Information Governance ist das Konzept von GRC: Governance, Risikomanagement und Compliance. Diese drei Bereiche sichern ab, dass Unternehmen gesetzliche Vorgaben einhalten, Risiken aktiv steuern und dabei effizient arbeiten.
Records Management als Schlüsselkomponente
Ein weiterer kritischer Aspekt der Information Governance ist das Records Management. Dies bedeutet, dass Informationen richtig erfasst, gespeichert und dokumentiert werden, um später abrufbar und nachweisbar zu sein. Ohne ein effizientes Records Management können Unternehmen schnell den Überblick verlieren – ein echtes Risiko, besonders in stark regulierten Branchen.
Die Herausforderungen der Information Governance
Die Umsetzung einer umfassenden Information Governance bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen sich auf verschiedene rechtliche, organisatorische, technische und menschliche Probleme einstellen:
- Rechtliche Herausforderungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle relevanten Vorschriften, wie z.B. Datenschutzgesetze, einhalten.
- Compliance: Die Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien ist eine dauerhafte Aufgabe.
- Organisatorische Herausforderungen: Prozesse müssen unternehmensweit standardisiert werden, was nicht immer einfach ist.
- Herausforderung Mensch: Mitarbeitende müssen geschult und motiviert werden, um die neuen Prozesse richtig umzusetzen.
- Technologische Herausforderungen: Die Integration von neuen Technologien wie Cloud, Automatisierung und Künstlicher Intelligenz erfordert eine kontinuierliche Anpassung der Information Governance.
Zukunft der Information Governance
Mit dem Fortschritt von Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) Artificial Intelligence (AI), Big Data und Automation entwickelt sich auch die Information Governance weiter. Unternehmen müssen ihre Governance-Prozesse automatisieren, um mit der wachsenden Menge an Informationen Schritt zu halten. Nur durch eine automatisierte Information Governance ist es möglich, die Vielzahl und Komplexität der digitalen Daten zu bewältigen.
Verteilte Systeme und die Cloud
Durch den verstärkten Einsatz von Cloud-Lösungen und verteilten Systemen wird es immer wichtiger, robuste IG-Maßnahmen zu implementieren, die flexibel und skalierbar sind.
Automation und AI
Automatisierung ist der Schlüssel zur Bewältigung großer Datenmengen. KI und maschinelles Lernen bieten neue Möglichkeiten, um Informationsflüsse zu überwachen und zu steuern.
Fazit: Information Governance – Eine notwendige Grundlage
Ohne eine solide Information Governance können Unternehmen die immer größere Menge an digitalen Informationen nicht effektiv verwalten. ISO 24143 bietet einen wertvollen Rahmen, um IG erfolgreich umzusetzen. Durch die Automatisierung von Prozessen und den Einsatz moderner Technologien wie Cloud und AI können Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten behalten und die Risiken minimieren.
Die richtige Information Governance schützt nicht nur das Unternehmen vor rechtlichen und sicherheitsrelevanten Risiken, sondern ermöglicht auch eine effiziente und nachvollziehbare Nutzung von Informationen – eine unverzichtbare Grundlage für den Geschäftserfolg in der digitalen Welt.
Prüfen und ergänzen Sie die Implementierung solider IG-Prozesse und beziehen Sie die Standards wie ISO 24143 mit ein, um Ihre Informationslandschaft nachhaltig zu organisieren und zu schützen.
Kompaktes Know-how zu den Lösungen und Herausforderungen finden Sie in unserem ausführlichen eBook zur Information Governance. Es geht z.B. hierauf ein:
- Unklare Richtlinien: Unzureichende Governance-Strukturen führen zu Verwirrung.
Lösung: Etablierung klarer Policies nach ISO 24143. - Datenchaos: Unkontrollierte Datenflut ohne geeignetes Records Management.
Lösung: Einführung eines effektiven Records Managements. - Regelverstöße: Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Lösung: Einführung und regelmäßige Prüfung einer robusten IG-Infrastruktur.
Alles ganz schön herausfordernd:
Nutzen Sie die Dienstleistungspakete von PROJECT CONSULT: IG-Strategieberatung, Unterstützung bei Richtlinien, Audits vorhandener Information-Governance-Rahmenwerke und deren Umsetzung, Aufbau von Information-Governance-Infrastrukturen, Prozessgestaltung, Prüfung rechtlicher und regulativer Vorgaben, Unterstützung bei Planung, Einführung und Nachhaltung sowie aller Maßnahmen zur Unterstützung einer Information Governance in Software und Systemen.

Quellen/extern
https://en.wikipedia.org/wiki/Information_governance
ISO 24143:2022; Information and documentation — Information Governance — Concept and principles; https://www.iso.org/standard/77915.html