Verkürzung von Aufbewahrungsfristen durch DSGVO?

23. April 2020 14:19 Uhr  |  Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  Permalink


Einerseits kommen neue Regelungen durch die DSGVO: das Löschen von personenbezogenen Daten muss schneller und konsequenter gehen. Die kaufmännischen Regeln von HGB, AO und GoBD sehen einen Vorrang, müssen aber auch in Bezug auf Löschanforderungen konsequenter durchforstet werden.

Im Bereich Personal und Personaldaten gibt es neue Regeln zum Aufbewahren, die z.B. Lohnabrechnungen, Beitragsberechnungen, Bemessung von Entgeltersatzleistungen und andere Dokumente betreffen. Hier sind neben den Anforderungen der DSGVO natürlich auch lohnsteuerliche, sozialversicherungsrechtliche oder arbeitsrechtliche Aufbewahrungsanforderungen zu berücksichtigen. Andere Dokumente wiederum wie Entgeltabrechnungen oder Ersatzleistungen im Krankheitsfall können relativ schnell entsorgt werden. Für alles andere gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Aktuelle Aufbewahrungsfristen im Umfeld von Lohn & Gehalt

UnterlagenAufbewahrungsfrist in Jahren
Abrechnungsunterlagen6
Aktenvermerke6
An-, Ab- und Ummeldungen/Sozialversicherung10
Arbeitnehmersparzulage (Verträge)6
Auftragsbestätigungen6
Außendienstabrechnungen10
Bankbelege10
Belegzusammenstellungen10
Betriebsabrechnungsbögen10
Betriebskostenabrechnungen6
Betriebsprüfungsberichte6
Bewirtungsbelege10
Buchungsbelege10
Buchungsunterlagen10
Dauerauftragsunterlagen6
Entgeltbelege/-listen10
Essenmarkenabrechnung6
Fahrtenbücher10
Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung10
Finanzberichte6
Geschenknachweise6
Kontoauszüge10
Lohnbelege/-listen6
Lohnsteueranmeldung10
Magnetbänder zur Datensicherung10
Mikrofilme zur Datensicherung der
Buchführung
10
Pensionskassenunterlagen10
Portokassenbücher10
Preislisten (Speise- und Getränkekarten),
soweit sie Buchungsunterlagen sind
10
Programmbeschreibung für EDV10
Provisionsabrechnungen und Unterlagen10
Prozessunterlagen6
Quittungen10
Rechnungen10
Reisekostenabrechnungen (Buchungsbeleg)10
Sachkonten10
Schecks6
Steuererklärungen10
Steuerunterlagen10
Telefonrechnungen10
Vermögenswirksame Leistungen
Buchungsunterlagen
10
Verträge6
Werbegeschenknachweise10
Zahlungsanweisungen10
Zinsberechnungen (Buchungsbeleg)10
Dr. Ulrich Kampffmeyer

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