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10 wichtige Trends im Digital Information Management 2024

Trends im Information Management: 10 wichtige Themen der digitalen Transformation im Jahresupdate 2024 der PROJECT CONSULT Marktanalysten

Was sollten Unternehmen im Auge behalten für 2024? Spezialisten und Berater der PROJECT-CONSULT PCIM verraten ihre 10 PROJECT CONSULT Information Management Trends 2024.

KI Künstliche Intelligenz

KI – Tsunami oder Segel im Wind? Sie spiegelt sich in allen unseren Trends in der ein oder anderen Form wider. Sei es bei der Automatisierung von Aufgaben wie Datenklassifizierung, -analyse und -interpretation oder bei der Verwaltung und Analyse von unstrukturierten Daten wie Texten, Bildern, Videos. Sie ist heimisch in Suchmaschinen wie auch in Office Software, im Anwendungsdesign (KI-gestützte Entwicklung) und in Kommunikationstools.

KI als Heilsbringer? Laut eigenen Kundenaussagen der PCIM und einer Bitkom-Studie per November 20232 (149.000 IT-Fachkräfte fehlen) hofft auch jedes zweite Unternehmen auf KI zur Linderung des Fachkräftemangels und glaubt, dass KI im eigenen Unternehmen dabei helfen kann. Stichworte hier sind generative KI, um Bilder, Texte und sonstige Medien zu generieren. Solche Lösungen entlasten Mitarbeitende bei Routineaufgaben.

PCIM-Berater gehen davon aus, dass Large Language Models (LLMs) immer stärker genutzt werden, um die sichere Integration unternehmensinterner Datenquellen und das Hochladen von Dokumenten in alle Plattformen und Software zu ermöglichen. Dadurch können Unternehmen ihre Effizienz und Produktivität in verschiedenen Bereichen steigern. LLMs bilden auch eine der Voraussetzungen für den Vormarsch von Microsoft 365 CoPilot. Er integriert Microsoft-Graph-Daten und Informationen aus den Microsoft-365-Apps und hilft als KI-Assistent, die Arbeitsprozesse und die Kommunikation effizienter zu gestalten.

Abfragen über das Unternehmensarchiv (unternehmensinternes Chat GPT)

KI und unternehmenseigene KI auf Basis des Contents im DMS/ECMS: Chat GPT und vergleichbare Oberflächen zeigen, was aus Inhalten herausgeholt werden kann. Der von Heinrich von Pierer oft zitierte Satz „wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß“ kann mit der neuen Technologie nicht nur von Siemens, sondern von jedem Unternehmen Realität werden, wenn der unternehmensintern abgelegte Content in dem oder den ECM-Systemen erschlossen und ausgewertet wird. D.h. Chat GPT für Organisationen wird zum auswertbaren Wissensmanagement und wird erhebliche Effizienz stiften.

Chancen und Risiken / Sicherheitsfragen / Ethik

KI hat die Spielregeln für Bilder, Videos, Sprache neu aufgestellt. Wie wird die Authenzität der Daten gewährleistet, wie schiebt man Fake News Riegel vor, wie ist es generell um die Sicherheit bestellt? Die EU3 hat ein hierzu gewichtiges Gesetz4 mit 108 Seiten vorgeschlagen. Unternehmen wie Google, Open AI und Microsoft, haben sich auf KI-Schutzmaßnahmen5 geeinigt, um zu gewährleisten, dass ihre Produkte sicherheitsorientiert und für die Öffentlichkeit geeignet sind.

Zum Risiko gehören auch schlechte Prozesse. Automatisiert sind sie eine Katastrophe oder führen zu entsprechenden Fehlinterpretationen durch eine KI oder den Menschen – es gilt: „shit in – more shit out“.

Die Interpretation der KI-Aussagen wird zunehmend eine Herausforderung. Welche Analyse einer KI basiert auf bereits kondensierten Informationen einer anderen KI, deren Aussage basiert auf bereits kondensierten Informationen einer anderen KI, deren ….

Zusatzpotentiale durch KI

Viel Wissen des Unternehmens liegt auf den „C-Platten“ der Wissensträger; dies sind auch Ablagen in Apps, Wikis, SharePoints u.v.m. Unternehmensinterne KI-Lösungen in diesem Bereich bergen ein immenses Potential und Ansatzpunkte, wenn sie zugänglich und auswertbar sind.

Cloud

Die Verlagerung/ Migration von lokalen Speicher- und Verwaltungssystemen zu cloudbasierten Lösungen wird weiterhin zunehmen, da sie Flexibilität, Skalierbarkeit und verbesserte Zusammenarbeit ermöglichen.

Cloud – Cloudweiter Dokumentenaustausch

Viele cloudbasierte Dienste ermöglichen es, korrespondierende Dokumente abzulegen. Das führt dazu, dass die Unternehmensablage immer mehr dezentral bei vielen Dienstleistern vorgehalten wird. Das führt zu einigen Nachteilen.

  • KI-Abfragen sind nicht möglich (siehe z.B. Chat GPT)
  • Dezentrale Archive erschweren die Migrationsnotwendigkeit bei Dienstwechsel etc.

Deswegen ist der Austausch der Dokumente zwischen Clouds notwendig, auch wenn die Dienstleister hierfür kaum Anreize haben.

Cloud – Zentralisierung der dezentralen dokumentenbasierten Cloudspeicher

Siehe beim cloudweiten Dokumentenaustausch: Folge ist, dass Unternehmen ihre Dokumente aus den Cloud-Diensten ins Unternehmensarchiv ziehen.

Akzeptanz-/

Changemanagement

Menschen mitnehmen bei der digitalen Transformation: Immer mehr Aufgaben, immer schneller, immer komplexer – die Anforderungen an Mitarbeitende steigen und steigen. Unternehmen sind gut beraten, hierauf zu reagieren, Lösungen zu entwickeln und die Veränderungs-Akzeptanz der Mitarbeiterschaft als wichtiges Erfolgskriterium in allen Phasen heute und zukünftig positiv zu gestalten. Im Wettbewerb um knappere Ressourcen wird dies essenziell für Unternehmen.

Bei geringer Akzeptanz entstehen in der Regel erhöhte Aufwendungen in den Bereichen Finanzen, Personal und Zeit. Zusätzlich ist es schwer, einmal verlorene Akzeptanz und Vertrauen wieder zu gewinnen. Nicht alle Verantwortlichen verfügen per se über die entsprechende Erfahrung im Akzeptanz-/Changemanagement. Hier bietet sich ein gezieltes Training, Aus- und Weiterbildung für das Management und dem Team an, um Projekte erfolgreich zu steuern und mitzugestalten.

(Cyber) Security

Das Risiko steigt, resiliente Cyberstrategien zur automatischen Cyber-Verteidigung durch KI und ML wachsen (hoffentlich!) mit: Mit zunehmender Digitalisierung und Vernetzung ist eine permanente Fokussierung auf alle Aspekte der Sicherheit für IT und OT notwendig, um sensible Informationen zu schützen. Jeder neue automatisierte Prozess, jede Datenablage, jede App bringt zusätzliche Chancen und Risiken. Unternehmen nutzen KIs und Angebote derer Anbieter, ohne sich über die Folgen im Klaren zu sein.

Das Wissen zu und die IntegratIon der IT-Sicherheit und Datenschutz in das Unternehmen bei allen Arbeiten, die Führungskompetenz des Managements und der Einsatz einer geprüften KI ist hier gefordert und sollte gefördert werden. Ganz wichtig dabei: Prozesskompetenz!

Generell sind die Sicherheit der Systeme, Notfallplanung und Business Continuity [siehe auch die aktuellen BSI Standards7 hierzu] zu beachten. Methoden, Prozesse und Verfahren sowie Vorgehensweisen und Maßnahmen zu unterschiedlichen Aspekten der Informationssicherheit sind festzulegen, um Geschäftsprozesse und Daten sicherer gestalten.

Ein Beispiel dazu für das Finanzwesen

„IT-Regulierung: DORA – Digital Operational Resilience Act (DORA)8

Mit der DORA-Verordnung (Digital Operational Resilience Act) verfolgt die Europäische Kommission das Ziel, einen einheitlichen Rahmen für ein effektives und umfassendes Management von Cybersicherheits- und IKT-Risiken auf den Finanzmärkten zu schaffen.

Für die Implementierung der DORA-Verordnung, die am 16.01.2023 in Kraft getreten ist, ist eine Frist von zwei Jahren (2025) vorgesehen. Trotz Umsetzungsfrist bis Januar 2025 sehen wir bereits jetzt starken Druck bei Finanzunternehmen, ihre Handlungsbedarfe aus DORA-Anforderungen zu identifizieren und umzusetzen. Dabei sehen wir momentan besonderen Fokus auf der Einführung eines umfassenden IKT-Risikomanagements.

Automatisierung von Prozessen – the trend goes on

Die Automatisierung von Prozessen (RPA-Technologien, intelligente Anwendungen die sich dem Nutzer anpassen) steht immer noch auf dem Trend-Zettel. Geht es doch weiterhin darum, Mitarbeiter und Management durch Automatisierung von stupiden Regelarbeiten zu entlasten und Geschäftsprozesse im Informationsmanagement zu optimieren. Zurzeit werden z.B. rechtlich notwendige Projekte wie DORA oder VIDA angepackt.

Information Governance & Compliance

Unternehmen setzen sich noch stärker mit Information Governance auseinander und fokussieren sich zunehmend auf Sicherheitsaspekte im Informationsmanagement aufgrund von Datenschutzgesetzen (wie der EU-DSGVO). Im Boot dabei: Implementierung von Verschlüsselungstechnologien und Sicherheitsrichtlinien.

Bei der Verfahrensdokumentation wächst das Verständnis als dauerhafte Unternehmensaufgabe. Viele Unternehmen haben derzeit keine aktuelle und lückenlos geführte System- und Verfahrensdokumentation, und haben erkannt, dass Sanktionen und Schätzungen drohen – es also höchste Zeit ist, die Anforderungen umzusetzen.

M365 als Kommunikations-, Interaktions- und Integrationsplattform mit Teams & Copilot

Als Produktivitätsbooster oder Chat GPT für Unternehmen wird M365 Copilot gern bezeichnet. M365 Copilot ist sozusagen der Dachbegriff für KI-Assistenzdienste, die in Anwendungen integriert werden – von Windows über Github bis hin zu Dynamics, Security oder Power Plattform. Es gibt verschiedene Copiloten, die Routineaufgaben übernehmen und kreative Vorschläge machen. Laut einer Microsoft Befragung6 ergibt die Untersuchung, dass zwischen 65% und 85 % der 600 Befragten sagen, dass sie schneller und produktiver arbeiten; zwischen 68 und 72 % ihre Arbeits- und Kreativitätsqualität steigern und 67 % sagen, dass sie Zeit sparen. Nun ist dies natürlich eine Befragung durch den Anbieter MS selbst, aber die Ergebnisse lassen erwarten, dass der Einsatz von MS365 Copilot als Trend für 2024 zu sehen ist.

Single Source of Truth – Informationssilos überwinden

Hierzu gehört die Einführung integrierter Plattformen, die verschiedene Aspekte des Informationsmanagements abdecken, z. B. Dokumentenverwaltung, Collaboration-Tools und Business Intelligence. Strukturierte wie unstrukturierte Daten stehen für die übergreifende Zusammenstellung für eine intelligent search, z.B. AWS Kendra n einem Ort parat.

Rich-File Fähigkeit von ECM-Lösungen

Sprachfiles, (Aufzeichnungen), VideoFiles können in ECM-Lösungen nur schwer abgelegt und aufgerufen werden. Noch schwerer ist es, diese Rich Files auszuwerten (Stichwort: Volltextfähigkeit). Der Anteil solcher Dateien aus Teams-Sitzungen etc. steigt an und kann nicht abgelegt und erschlossen werden. Der Bedarf besteht aber…. Und die Anbieter müssen handeln.

Digitalisierung öffentliche Verwaltung

Strukturelle und kulturelle Veränderungen fordern von öffentlichen Verwaltungen digitale Prozesse und digitale Leistungen für Bürger und Unternehmen. Als Dauerthema daher seit Jahren auf der Agenda und mehr oder weniger immer ein Trend, denn die Verwaltung bewegt sich stetig aber langsam in Richtung Digitalisierung. Das digitale Umdenken hat aber begonnen inkl. der Erkenntnis, dass Prozessanalyse und -optImierung nötig sind und nicht nur die einfache digitale Abbildung analoger Prozesse. Auch die ganzheitliche Betrachtung von Mensch, Organisation und Technik findet so langsam ihren Weg in die Verwaltungen.

VAT in the Digital Age (ViDA)“: Änderungen elektronischer Rechnungstellung

Das Ende der pdf-Rechnung ist in Europa und in Deutschland angekündigt.

Geplant ist, die Mehrwertsteuersystemrichtlinie zwischen 2024 bis 2028 in verschiedenen Punkten zu ändern, unter anderem soll das Meldeverfahren geändert werden, was verschiedene Auswirkungen nach sich zieht. Diese Vorgaben werden in den nächsten zwei Jahren ihre Wirkung zeigen, Ressourcen binden und Konzepte und Lösungen fordern. Mehr erfahren

Behalten Sie Ihre Potentiale und Innovationen im Blick!

Trends helfen Unternehmen als Leuchtdioden auf ihrem Weg durch den Dschungel der Herausforderungen. Was passiert durch die KI, wie greifen die Security-Bausteine ineinander, wie geht es voran bei der Transformation in die Cloud, auf was müssen wir uns bei Information Governance einstellen, wie geht es bei der Automatisierung von Prozessen voran, kommt die Single Source of Truth? Unternehmen, die ihre Informationsmanagementstrategien zukunftsfähig gestalten wollen, sollten diese Entwicklungen im Auge behalten und ihre Ansätze regelmäßig anpassen. So halten Sie mit den sich entwickelnden Technologien und Anforderungen Schritt.

Quellen

1 10 Trends im Information Management entstanden in einer Experten-Diskussionsrunde mit der PCIM im Dezember 2023 nach dem seit 2005 bewährten Punkte- und Prioritätssystem. Umfrageergebnisse basieren auf der Mitwirkung von Dr. Ulrich Kampffmeyer (Urheber Update Trends Information Management seit 2005), Renato Herrmann, Geschäftsführer (PROJECT CONSULT Information Management PCIM GmbH) sowie der freien Berater im Auftrag der PCIM: Ralf Kaspras, Dr. Rainer Kossow, Silvia Kunze-Kirschner, Ute Lafrenz, Lars Lampe, Markus Neuhaus, Folker Scholz

2 Bitkom-Studie aus 2023: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Rekord-Fachkraeftemangel-Deutschland-IT-Jobs-unbesetzt

3EU-Gesetzvorschlag über Künstliche Intelligenz https://artificialintelligenceact.eu/de/das-gesetz/ sowie

4EU-Gesetzvorschlag Download Präsentation https://www.ceps.eu/wp-content/uploads/2021/04/AI-Presentation-CEPS-Webinar-L.-Sioli-23.4.21.pdf?

5KI-Schutzmaßnahmen https://www.forbes.com/sites/cindygordon/2023/07/31/a-group-of-seven-technology-leaders-agree-to-ai-safeguards/?sh=d2770fe42477

6MS365 Copilot: Anwenderbefragung https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/copilots-earliest-users-teach-us-about-generative-ai-at-work

7BSI Standards https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Unternehmen-und-Organisationen/Standards-und-Zertifizierung/IT-Grundschutz/BSI-Standards/bsi-standards_node.html

8The Digital Operational Resilience Act (DORA) – Regulation (EU) 2022/2554 https://www.digital-operational-resilience-act.com/

Microsoft Copilot is a registered Trademark of Microsoft Corporation

Bildquelle: Shutterstock

Trends 24-Information Management

Renato Herrmann

Renato Herrmann, Geschäftsführer PROJECT CONSULT Information Management PCIM GmbH, Spezialist für die Digitale Transformation. Er berät seit mehr als 25 Jahren Unternehmen produkt- und herstellerunabhängig bei der Konzeption, Einführung und effizienten Nutzung von Information Management.

Digitale Modelle

BIM verwendet 3D-Modelle, die detaillierte Informationen über die Bauteile eines Gebäudes enthalten. Diese Modelle können auch zusätzliche Daten wie Kosten, Zeitpläne, Materialien, Energieverbrauch und vieles mehr beinhalten.

Kollaborative Arbeitsweise

BIM fördert die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten wie Architekten, Ingenieuren, Bauunternehmern und anderen Fachleuten. Alle Beteiligten können am gleichen digitalen Modell arbeiten und Änderungen in Echtzeit verfolgen.

Phasenübergreifend

BIM begleitet ein Bauprojekt über seinen gesamten Lebenszyklus, von der Planung und Konstruktion bis zum Betrieb und zur Wartung. Es erleichtert die Informationsverwaltung über alle Phasen hinweg.

Fehlervermeidung und Früherkennung

Durch die Verwendung von BIM können Kollisionen oder Probleme zwischen Bauelementen frühzeitig im Modell erkannt und behoben werden, bevor sie in der Realität auftreten.

Simulation und Analyse

BIM ermöglicht die Durchführung von Simulationen und Analysen, um Aspekte wie Energieeffizienz, Klimaverhalten und andere Leistungsindikatoren zu bewerten.

Datenintegration und -management

BIM ermöglicht die Integration von verschiedenen Arten von Daten in das Modell, einschließlich Kostenberechnungen, Zeitpläne, Materialmengen, und mehr. Dies ermöglicht eine umfassende Projektdokumentation und -steuerung.

Verbesserte Kommunikation

BIM erleichtert die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten, da alle auf ein zentrales Modell zugreifen können. Das reduziert Missverständnisse und verbessert die Informationsweitergabe.

Nachhaltigkeit und Effizienz

BIM ermöglicht die Optimierung von Bauprojekten in Bezug auf Ressourcenverbrauch, Energieeffizienz und Umweltverträglichkeit.

Was ist ein CDE (Common Data Environment)?

  • Ein CDE ist eine digitale Plattform, die als zentraler Speicherort für alle BIM-bezogenen Informationen dient. Es ermöglicht die sichere und strukturierte Speicherung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung von BIM-Daten und Dokumenten.
  • Das CDE ist speziell auf BIM-Daten ausgerichtet und bezieht sich oft auf die 3D-Modelle, Metadaten und andere BIM-spezifische Informationen.
  • Es unterstützt die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektbeteiligten, indem es einen zentralen Ort bietet, an dem alle am Projekt beteiligten Parteien auf die neuesten BIM-Daten zugreifen können.
  • Ein CDE ist darauf ausgelegt, die Integrität und Verlässlichkeit der BIM-Daten sicherzustellen, um Inkonsistenzen und Konflikte zu minimieren.

ECM & EIM

Schwerpunkt EIM stellt die Ergänzungen zu ECM und die neuen Trends dar. Hier geht es um die wesentlichen Erweiterungen der Funktionalität, Plattform und Ökosystem EIM sowie die Auswirkungen aktueller IT-Trends. Zwei “Maturity Matrix” erlauben den Teilnehmern die Überprüfung der eigenen Situation und Vollständigkeit der eingesetzten oder geplanten Lösungen. Die Teilnehmer erhalten aus erster Hand von erfahrenen Beratern das notwendige Basiswissen um Technologien, Einsatzgebiete und Lösungen einzuschätzen.

Qualitätsverbesserung beim Prozess durch Wegfall händischer Übertragungstätigkeiten und Erhöhung der Transparenz.
Werden Rechnungen also elektronisch empfangen oder eingescannt,  dann automatisch analysiert und per Regelwerk an die Prüfer und Freigeber verteilt, treten im Detail beispielsweise folgende Vorteile ein:

  • Sicherstellung der Vollständigkeit und zeitnahen Erfassung der Verbindlichkeiten aus eingehenden Rechnungen
  • Transparenz der Prozessschritte (z. B. Rechnungsumlauf) und Sicherstellung der Auskunftsfähigkeit (z. B. bei Mahnungen) durch ein elektronisches Rechnungseingangsbuch und Prozessmonitoring
  • Priorisierung von Rechnungseingängen
  • digitaler und direkter Zugriff auf alle Dokumente
  • Vermeidung unkontrollierbarer Abläufe von Papierdokumenten innerhalb des Unternehmens durch elektronische Verfügbarkeit
  • Ausnutzung von Skontogewährung oder
  • Vermeidung von Mahnungskosten
  • Automatische Überprüfung von Unterschriftsberechtigungen
  • Sicherstellung der vollständigen digitalen Bearbeitung eingehender digitaler Rechnungen.

Change- und Akzeptanzmanagement

für Ihre digitale Strategie, Prozess- und Projektmanagement, Change Management sowie rechtliche Vorgaben

Update Information Management

Das Update findet jährlich statt und behandelt aktuelle Standards, Trends und Rechtsfragen, Es wird jeweils in kurzen Fachvorträgen dargestellt, was im letzten Jahr an wichtigen Neuerungen hinzugekommen ist, was aus dem Vorjahr immer noch wichtig ist – aber nicht behandelt wird -, und was im kommenden Jahr zu erwarten ist. In lockerer Atmosphäre gibt es Zeit für Fragen und Informationsaustausch zu Anwendungen, Trends und Kuriosa.

Rechnungseingangsbearbeitung & ECM

Elektronische Rechnungsbearbeitung (Invoicing) & ECM: Wie wirken diese Lösungen wirklich effizient? Die Auswahl einer Eingangsrechnungslösung ist nicht immer ganz einfach. Ist sie dann schließlich eingeführt, wird die Lösung gelegentlich nicht ganz ausgereizt, bleibt hinter den Erwartungen zurück oder ist vielleicht nicht rechtskonform. Das Seminar vermittelt die Erarbeitung einer gelungenen Lösungskonzeption, Anbieter- und Systemauswahl unter Einbezug der Rechtsgrundlagen (Information Governance). Unsere Berater geben Ihnen einen guten Überblick, welche Optimierungsfelder sie auch bei bisherigen Lösungen wahrnehmen können.

Akzeptanz-/ Change Management

Erfolgreich digitale Projekte und Veränderungsprozesse gestalten. Es geht nicht mehr darum, ob sondern wie neue digitale Prozesse und Informationen kontinuierlich eingebunden und genutzt werden. Wie können Mitarbeiter mitgenommen werden, welche Lösungswege gehen?

Verfahrensdokumentation nach GoBD

Das Seminar bietet einen Überblick zu Grundlagen der Verfahrensdokumentation, den rechtlichen Anforderungen (HGB, AO und GoBD) sowie zu Anwendungsgebieten, Struktur und Lösungsansätzen.

Compliance Information Governance

Es geht um die Beherrschung der Information und damit verbunden die nachvollziehbare Erfüllung von rechtlichen und regulativen Anforderungen zum sicheren und gesetzeskonformen Umgang mit Ihren Daten wie u.a. die Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO).

Information Management (ECM)

Neben der Klassifikation der unterschiedlichen Ansätze, Architekturen und Basisideen beschäftigt sich das Seminar ausführlich mit den ECM-Hauptkomponenten Capture, Manage, Deliver, Store und Preservation. “Manage” beinhaltet Dokumente, Records, Business Processes, Web, Collaboration, sowie Verwaltung von E-Mails, Digital Assets, strukturierte Daten und Informationen wie z.B. aus SAP und dem Social Media Umfeld. Auch die Information Governance kommt nicht zu kurz.

Archivierung & DMS

Sie erfahren, wie Sie Informationen erfassen, erschließen, bearbeiten und revisionssicher aufbewahren & finden. Das Seminar bietet somit einen Überblick zur revisionssicheren Archivierung und zum Management von Dokumenten. Sie erhalten auch Informationen zu Standards, Migration, neuen Methoden und Herstellung der Rechtskonformität einer Lösung (Information Governance).

Unsere Berater engagieren sich für Jugendprojekte wie Lesepatenschaften, Integration neuer Mitbürger und Kulturprojekte wie ein Kulturhaus oder digitaler Erschließung kleiner Themenarchiven.

Informationsbeherrschungsthemen